Als Teil der Personalbedarfsplanung beschäftigt sich Recruiting mit der Gewinnung des richtigen Personals zur richtigen Zeit.

Zu den Aufgaben eines Recruiters gehört es, Stellenausschreibungen zu verfassen, Bewerbungen zu prüfen, geeignete Kandidaten auszuwählen sowie Vorstellungsgespräche zu führen und teilweise auch Konditionen für die Anstellung zu verhandeln.

Herausforderungen wie beispielsweise der demographische Wandel, die Einhaltung des Datenschutzes und der Fachkräftemangel, sofern es ihn tatsächlich gibt, stellen neue Ansprüche an den Prozess und den Recruiter. Es gilt, rechtzeitig die richtigen Recruiting-Maßnahmen zu ergreifen, denn der Prozess ist aufgrund dieser Entwicklungen keine Einbahnstraße mehr. Es muss ein Dialog entstehen, um die besten Bewerber gewinnen zu können. In vielen Fällen erfordert das Bewerbermanagement auch das Aufrechterhalten von Kontakten zu potentiellen Kandidaten, um qualifizierte Bewerber vom eigenen Unternehmen überzeugen zu können. Dies erfordert nicht nur das Screening von Bewerbungsunterlagen, sondern verlangt dem Recruiter einen aktiven Anteil im Prozess ab. Auch das Thema interne Personalbeschaffung gewinnt zunehmend an Bedeutung. So hat der Recruiter auch dafür zu sorgen, dass der Mix aus internen und externen Rekrutierungen möglichst ausgewogen ist. 

Diese Vorgehensweise sollte nicht nur in der Recruiting-Abteilung und im Recruiting-Team abgestimmt sein, sondern ist mit einer übergreifenden Strategie zu verankern.

Hierbei gilt es den richtigen Mix zu beachten, um die größtmögliche Reichweite bei der richtigen Zielgruppe zu den geringsten Kosten zu erreichen.

Bei Veröffentlichungskosten auf Jobportalen von 800-1.000€ pro Stellenanzeige/Monat bei z. B. indeed, Monster oder StepStone ist es schlüssig, dass eine zielgruppenorientierte Ausschreibung wichtig ist und nicht jede Stelle auf allen Portalen veröffentlicht werden sollte.

Zum klassischen Jobportal bieten soziale Netzwerke eine gute Alternative, neue Mitarbeiter zu gewinnen. Im Vergleich zur Veröffentlichung auf oben genannten Karriereseiten bieten Netzwerke wie LinkedIn, Xing, Facebook & Co. die Variante der gesponserten Stellenanzeige. So zahlt das Unternehmen keinen Festpreis zu Beginn, sondern die Kosten entwickeln sich mit der Reichweite und Resonanz der veröffentlichten Stelle. Hierbei minimiert sich das Risiko der Kosten ohne Gegenwert, die Chance auf ein "Schnäppchen" wird jedoch im gleichen Maße verringert.

Mit dem Go-live von Google for Jobs im Mai 2019 eröffnen sich neue Möglichkeiten weit über die gängigen Jobbörsen hinaus – wir haben das Tool genauer unter die Lupe genommen und machen sichtbar, welche Änderungen im Recruiting zu erwarten sind.

Abseits von spezifischen Stellenausschreibungen besteht die Möglichkeit, Content-Marketing zu betreiben. Das bedeutet, dass bestimmte Zielgruppen im Sinne einer Personalmarketingkampagne geworben werden sollen. Vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels wäre z. B. eine Kampagne zur Bewerbung von technischen Berufen eine Möglichkeit, Aufmerksamkeit auf dem Arbeitsmarkt zu generieren.

Mittlerweile gibt es auch intelligente Candidate-Sourcing-Plattformen, welche mittels KI die passenden Bewerber automatisiert ermitteln können. Das Berliner Start-up Moberries bietet zum Beispiel genau so eine Lösung: Von einem System aus besteht Zugriff auf alle Jobportale, über 200 Personalvermittler und Talentnetzwerke. Damit können Recruiting-Ausgaben um bis zu 80 % reduziert werden und man erhält automatisch aktive, gefilterte Bewerber aus allen Rekrutierungskanälen.

Neben diesen passiven Methoden der Bewerbersuche entwickelt sich durch den fortschreitenden Mangel an qualifizierten Bewerbern auch die aktive Suche in Deutschland zu einem ausgeprägten Berufszweig. Sowohl im Unternehmen festangestellte Headhunter wie auch Agenturen spezialisieren sich auf die direkte Ansprache und das Abwerben von potenziell passenden Kandidaten. Dieses Vorgehen hat sich in den letzten Jahren als Active Sourcing etabliert. So hat eine Umfrage des ICR von 2017 herausgefunden, dass 80 % der Arbeitgeber in Deutschland bereits den Wert der aktiven Ansprache von Fachpersonal erkannt haben. Doch auch dies ist nicht günstig. Die Beauftragung einer Headhunting-Agentur kostet im Schnitt 15-30 % des erwarteten Jahreseinkommens des neuen Mitarbeiters. Für einen Ingenieur mit einem Jahreseinkommen von 70.000 € bei 20 % Provision also 14.000 €.

Doch wieso zahlen Unternehmen solche Beträge, anstatt eine Stelle für 1.000 € auszuschreiben? Der Personaldienstleister Perspectivas hat hierfür ein Rechenbeispiel veröffentlicht, welches den Besetzungsdruck von Unternehmen verdeutlicht:

Zur Veranschaulichung wird wieder ein Ingenieur mit einem Jahresgehalt von 70.000 € gesucht. Die Annahme: Sein Mehrwert für das Unternehmen wird mit einem Faktor von 2 angesetzt.

Formel:

• Jahresgehalt: Ø Arbeitstage * Faktor * Ø Recruitingzeit = COV
• 70.000 Euro: 251 AT = 279 Euro/Tag * Faktor 2 = 558 Euro/Tag

So kostet das Unternehmen jeder unbesetzte Tag 558 €. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass in diesem Beispiel eine Besetzung der Vakanz über die Ausschreibung auf einem klassischen Jobportal maximal 23,3 Tage länger dauern darf, um den gleichen Preis-Leistungs-Effekt wie ein Headhunter zu erzielen.

Sollte ein Unternehmen keinen Gebrauch von externen Headhuntern machen, besteht die Möglichkeit, auf Karrieremessen Hochschulmarketing zu betreiben. Dies ist besonders interessant, wenn junge Bewerber gesucht werden. Hier kann bei einer spezifischen Zielgruppe persönlich ein Eindruck hinterlassen werden, der den Faktor der Reichweite erhöht.

Um den Personalbedarf decken zu können, nutzen viele Unternehmen neben klassischen, externen Recruiting-Kanälen auch interne Wege. Ein beliebtes Mittel zur Mitarbeitersuche sind Mitarbeiterempfehlungsprogramme. Empfehlen Mitarbeiter einen Bewerber aus ihrem privaten Umfeld und es kommt zur Einstellung, sind Unternehmen mittlerweile bereit, bis zu mehreren Tausend Euro Prämie an den Mitarbeiter zu zahlen.

Stellenanzeigen, also die Beschreibung des Jobs, um den man sich bewerben kann, sind nach wie vor das zentrale Element im Recruiting-Prozess.

Sie geben den Jobsuchenden wichtige Antworten darauf, was gesucht wird, was er oder sie selber dort findet und was man dafür bekommt.

Die wichtigsten Elemente sind:

• Aussagekräfter Jobtitel
• Beschreibung der Aufgaben
• Schlüssel-Kompetenzen, die benötigt werden
• Informationen zum Unternehmen
• Informationen zu Bewerbungsprozess

Immer häufiger debattiert wird darüber hinaus auch, ob Gehaltsangaben nicht Teil der Ausschreibungen sein sollten, wie es in diversen Ländern schon der Fall ist. Auch EU-Regularien zur Gehaltstransparenz sind hier im Gespräch.

Wichtig beim Thema Stellenanzeigen: Vom Nutzer, bzw. dem potenziellen Kandidaten aus denken. Denn man muss von diesen ja auch gefunden werden. Das heißt beispielsweise bei Jobtiteln nicht an den internen Bezeichnungen orientieren (Head of North Eastern Europe Net-New-Names Akquisitions), sondern die üblichen, weit verbreiteten (z.B. Vertriebsleiter Neukunden). Tim Verhoeven, Talent Intelligence Experte der Jobsuchmaschine indeed, hat das in einem Gastbeitrag mal ausführlicher erläutert.

Vorauswahl

Die Vorauswahl der Recruiting-Abteilung wird auf Basis der gesichteten Unterlagen im Abgleich mit der Stellenbeschreibung getroffen. Vor allem bei größeren Unternehmen kommen hier auch Tests zum Einsatz. Der Vorteil solcher Tests oder auch einer sogenannten Eignungsdiagnostik ist, dass Unternehmen teure Fehler bei der Personalauswahl reduzieren.

Unternehmen lagern aber auch immer öfter den Prozess der Vorauswahl  an Dienstleister aus oder implementieren unterstützende Softwarelösungen, wie beispielsweise SAP SuccessFactors. Administrative Prozesse wie die Auswahl nach Reisebereitschaft oder Absagen lassen sich dadurch automatisiert abbilden. Auch vorgefertigte Einladungen zum nächsten Bewerbungsschritt verringern den Arbeitsaufwand der Fachabteilung. Weiterführend gibt es auch bereits erste Recruiting-Chatbots. So könnte der Headhunter, der gerade den Traumjob vorschlägt, auch ein Verwandter von Apples Siri oder Amazons Alexa sein.

Auswahl

Hat der Recruiter eine Vorauswahl der Kandidaten anhand der eingegangenen Bewerbungsunterlagen getroffen, werden die besten Bewerber in den nächsten Bewerbungsschritt übernommen.

Dieser Bewerbungsschritt variiert je nach Größe und Umfang des Auswahlprozesses. Sowohl die direkte Einladung zum persönlichen Vorstellungsgespräch wie auch weitere Auswahlhürden werden in der Praxis gelebt. Viele Recruiting-Abteilungen leiten die ausgewählten Bewerberunterlagen weiter an die betreffende Fachabteilung bzw. die zuständige Führungskraft, um die Auswahl fachlich abzugleichen. Eine andere Methode ist die telefonische Vorqualifizierung, welche die Qualifikationen des Bewerbers mit den Stellenanforderungen abgleicht.

Vorreiter nutzen systemgestützte Testverfahren. So hat ein Aachner Start-up eine Software auf den Markt gebracht, welches anhand von Stimm- und Sprachanalysen ein Persönlichkeitsprofil erstellt. Hierbei stellt ein Telefon-Bot dem Bewerber unterschiedlichste Fragen aus Arbeits- und Privatleben und erstellt auf Basis der Antworten ein Profil der Person.

Unter dem Oberbegriff Cognitive HR gibt es weitere Softwarelösungen, die Logik-und Transfertests in Online-Assessments bieten, um die Vorauswahl der Kandidaten einzugrenzen.

Doch auch das klassische Assessment-Center mit Anwesenheit wird nach wie vor genutzt. 2016 veröffentliche Statista eine Umfrage, nach der das Assessment-Center (53 %) sowie Fallstudien (55 %) die am dritt- und vierthäufigsten genutzten Verfahren zur Personalauswahl sind. Nur das klassische Vorstellungsgespräch (98 %) und das Telefoninterview (87 %) werden noch öfter eingesetzt.

Angebot und Vertrag

Wurde der Auswahlprozess durchlaufen, gilt es die Stelle mit dem besten Kandidaten zu besetzen. Dafür muss diesem ein Angebot bzw. Arbeitsvertrag unterbreitet werden. Enthalten sind die Details der Anstellung wie z. B. Gehalt, Bonus, Zusatzleistungen, Startdatum, Enddatum bei Befristung, Urlaubsanspruch, rechtliche Rahmenbedingungen und die Kündigungsfrist.

Einstellung

Ist der Arbeitsvertrag von beiden Seiten unterschrieben und damit rechtsgültig, kann der Onboarding-Prozess starten.

Absage

An alle nicht ausgewählten Bewerber sollten Absagen kommuniziert werden. Ein persönlicher Anruf oder ein positiv formuliertes Absageschreiben helfen, sich als Arbeitgeber trotz negativer Rückmeldung angenehm abzuheben.

Doch was passiert, wenn es nicht nur den einen guten Kandidaten gibt? Auch andere Bewerber können einen sehr guten Eindruck hinterlassen haben. Nicht jedem kann sofort eine andere Stelle angeboten werden. Eine Lösung, um vielversprechende Bewerber dennoch an das Unternehmen zu binden, stellen die bereits angesprochenen Bewerberpools dar.

Recruiting-Kennzahlen gehören bei vielen Unternehmen zunehmend zum Standard. Eine der populärsten Kennzahlen ist die Time-to-Hire. Diese beschreibt den Zeitraum zwischen dem Bekanntwerden einer Vakanz und ihrer Besetzung. Ziel ist es, durch die Messung der Besetzungsdauer Effizienzverluste im bestehenden Prozess aufzudecken. Wichtig ist dabei aber, dass die Qualität der Besetzung nicht unter der Verschlankung des Prozesses leiden darf. Denn wenn der durchschnittliche Zeitraum einer Vakanz verkürzt, die Fluktuation in der Probezeit jedoch gesteigert wird, können somit größere Kosten entstehen, als dies mit längerer Prozessdauer der Fall gewesen wäre. Auch die Gefahr, dass weniger qualifizierte Bewerber eingestellt werden, statt auf High-Performer zu "warten", sorgt immer wieder für Diskussionsstoff über die Aussagekraft dieser Kennzahl.

Nicht nur der Recruiting-Prozess auf Unternehmensseite beeinflusst den Besetzungserfolg. Auch die Einfachheit bzw. Benutzerfreundlichkeit für den Bewerber hat große Auswirkungen auf den Erfolg. So haben laut einer Studie im Jahr 2017 von meinestadt.de in Kooperation mit der Hochschule RheinMain knapp die Hälfte der befragten Fachkräfte (46,6 %) bereits mindestens eine Online-Bewerbung abgebrochen. Um auch diese potenziellen Mitarbeiter zukünftig abzuholen, versuchen mehr Unternehmen auch den Prozess auf Bewerberseite zu verschlanken. Es werden die Klickzahlen von der Sichtung der Stellenanzeige bis hin zum Abschicken der Bewerbung ermittelt. Mit den richtigen Tools können Unternehmen zudem auswerten, zu welchem Zeitpunkt im Prozess die Interessenten den Bewerbungsvorgang abbrechen.

Neben den Prozessen werden die Reichweite der Ausschreibung und der Bewerbungseingang erfasst. Gerade soziale Netzwerke wie Facebook bieten Statistiken über die virale und organische Reichweite von einzelnen Anzeigen an. Dies hilft bei der Feststellung, wie gut die aktuellen Recruiting-Kanäle sind und wie attraktiv das Stellenprofil ausgestaltet ist. Weiterführend wird gemessen, wie viele Bewerber tatsächlich die Anforderungen einer Stelle erfüllen. Dies gibt Aufschluss über die Zielgruppenerreichung.

Ein weiteres probates Mittel, um die Rekrutierungsbemühungen effizienter zu gestalten, sind Umfragen bei den Bewerbern. Hier werden Bewerber befragt, wie sie von der Stelle erfahren haben. Dadurch lässt sich feststellen, über welchen Kanal die meisten Bewerbungen eingegangen sind. Mit modernen Softwarelösungen kann dies übrigens entfallen, da der Bewerbungskanal automatisch erfasst und somit auswertbar ist.

Gerade das Thema Recruiting entwickelt sich laufend weiter, daher sind immer wieder neue Trends zu beobachten - hier geht es zu den Recruiting Trend Artikeln der letzten Jahre:
2019 // 2020 // 2021 // 2022 // 2023

Personalisierung & Authentizität

Gerade Unternehmen mit großen Personalbedarfen und geringen Bewerberzahlen investieren in die persönliche Betreuung und Bearbeitung. Hier finden noch individuelle Mailkontakte, direkte Anrufe oder persönliche Bearbeitung der Unterlagen statt. Je knapper der Bewerbermarkt, desto wichtiger ist auch der persönliche Umgang mit dem "2. besten" Kandidaten. So kann eine persönliche Absage per Telefon trotz negativer Rückmeldung dennoch einen positiven Eindruck hinterlassen.

Candidate Relationship Management

Auch bei der Besetzung weiterer Stellen können gerade knapp abgelehnte Bewerber eine wichtige Besetzungsquelle sein. Um diese Möglichkeiten zu nutzen, haben sich Bewerberpools und Interessenpools etabliert. Die Mitglieder werden über neuste Stellen, Bewerberevents etc. auf dem Laufenden gehalten, wodurch versucht wird, Kontakt zu halten und den Kandidaten an das Unternehmen zu binden.

Mobile Recruiting

Karriereseiten, Stellensuche, Stellenanzeigen sowie Bewerbungsseiten müssen heutzutage mobil optimiert sein. Denn bereits 1/3 aller Bewerber informiert sich per Smartphone und möchte sich auch damit bewerben. Vor allem im Rahmen von Azubimarketing und Azubi-Recruiting ist dieser Punkt bei der jüngeren Zielgruppe nicht wegzudenken.

Aktive Suche

Passiv auf Bewerber warten war gestern. Heute muss alles dafür getan werden, um Kandidaten proaktiv auf das Unternehmen und offene Stellen aufmerksam zu machen. Dazu zählt ein gutes Employer Branding genauso wie Programme "Mitarbeiter werben neue Mitarbeiter". Ebenso muss mehr in Headhunter und allgemein in die gezielte Suche investiert werden.

Der Erfolg jedes Unternehmens hängt von der Qualität seiner Mitarbeitenden ab. Investieren Sie daher Ihre Zeit in die sorgfältige Auswahl und nicht in die administrative Verwaltung von Bewerbungen. Mit SAP SuccessFactors Recruiting erstellen Sie ganz einfach Anforderungsprofile, strukturieren effizient den Bewerbungsprozess, veröffentlichen Ausschreibungen per Knopfdruck und managen Bewerbungsgespräche auch mit vielen Teilnehmern mühelos. Kandidatensuche und ­vergleiche, kompetenzbasierte Interview­bewertungen und Berichterstellung gehen einfach von der Hand. 

Kurz & knapp zusammengefasst: