Fünf Tipps für erfolgreiche HR-Software-Projekte

Quer durch alle Branchen sind Personalabteilungen gefordert, HR-Software zu implementieren. Die Erfolgsfaktoren im Change Management ähneln sich. Wenn Sie diese fünf Tipps berücksichtigen, stehen die Chancen gut, dass der digitale Change in Ihrem Unternehmen gelingt.

Anders als Projekte in Einkauf, Sales oder Service betreffen Implementierungen von HR-Software immer die gesamte Organisation. Daher wollen sie gut vorbereitet sein. Dazu gehört auch, den Betriebsrat gleich zu Beginn einzubinden. Ein vertrauensvolles Miteinander von Geschäftsführung, Personalabteilung und Arbeitnehmervertretung zahlt sich nun aus. Kommunizieren Sie klar, welchen Nutzen das Projekt für die Mitarbeitenden hat, und nehmen Sie Ängste und Bedenken nicht auf die leichte Schulter.

Das BetrVG verpflichtet Betriebsrat und Arbeitgeber, „die freie Entfaltung der Persönlichkeit der im Betrieb beschäftigten Arbeitnehmer zu schützen und zu fördern“ (§ 75). Diese Verpflichtung gibt den Rahmen vor für sämtliche Projekte mit personenbezogenen Daten und Prozessen. Stellen Sie sicher und vermitteln Sie klar, dass der Schutz der personenbezogenen Daten selbstverständlich gewährleistet ist, und prüfen Sie die DSGVO-Konformität der HR-Software kritisch. Skizzieren Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen auch, welchen Aufwand das Projekt für sie bedeutet, damit sie sich darauf einstellen können.

Gehen wir davon aus, dass alle, die bei Ihnen arbeiten, im Großen und Ganzen einen guten Job machen. Das bedeutet leider nicht, dass alle auch gut mit Veränderungen umgehen können und Ihr HR-Software-Projekt voranbringen. Deshalb ist es zunächst einmal wichtig, den Mitarbeitenden das Ziel des Projekts zu vermitteln. Das Golden-Circle-Modell von Simon Sinek (siehe Abbildung) kann dabei helfen. Es lässt sich gut auf das Change Management in IT-Projekten übertragen. Weshalb sollten sich Ihre Mitarbeitenden für SAP HCM oder SuccessFactors interessieren? Lösungen sind nur Mittel zum Zweck. Beginnen Sie damit, diesen herauszustellen. Beantworten Sie, weshalb Sie das HR-Software-Projekt aufsetzen.

In der Regel lässt sich etwa ein Fünftel der Mitglieder einer Organisation für das Ziel begeistern. Diese Early Adopters brauchen Sie. Der Rest wird folgen. Verabschieden Sie sich im Change Management von dem Gedanken, alle mitnehmen zu können. Konzentrieren Sie sich auf die, die Lust haben, neue Wege zu gehen. Trauen Sie ihnen zu, die Zurükhaltenden mitzureißen. Wenn Sie nicht auschließlich von Leuten umgeben sind, die an Altem festhalten, und die Mischung stimmt, wird der Change gelingen.

Binden Sie die Geschäftsführung ein und gehen Sie mit gutem Beispiel voran, indem Sie neue Prozesse leben, sobald sie implementiert sind. Es gibt immer Menschen, die sich durch Veränderungen infrage gestellt sehen: „Es war doch nicht alles schlecht, was wir bisher gemacht haben. Weshalb ist es nun nicht mehr gut genug?“ Wie auch immer Sie es verpacken, die Antwort ist leider: Analoge HR-Prozesse sind nicht mehr zeitgemäß und ungeeignet, Talente zu gewinnen und zu binden.

Niemand möchte heute mehr einen Urlaubsantrag ausfüllen und dem Sekretär auf den Schreibtisch legen. Nachweispflichten aller Art – Stichwort: Nachhaltigkeitsbericht – lassen sich nur mit konsolidierten Daten mit einigermaßen vertretbarem Aufwand erstellen. Von einem vernünftig aufgesetzten Recruiting und Onboarding bis zur Personalsteuerung und -entwicklung kommt kein Prozess heute mehr ohne digitale Lösungen aus.

Häufig ist es hausgemacht, wenn mühsam implementierte Prozesse nicht gelebt werden. Planen Sie unbedingt Schulungen über den Go-live hinaus ein. Sicher gibt es in jedem Unternehmen Naturtalente, die sich eine Anwendung einmal zeigen lassen und dann loslegen. Das sind aber nur die wenigsten. Sorgen Sie für ein flächendeckendes Enablement, indem Sie regelmäßig Auffrischungen anbieten, damit Gelerntes nicht vergessen wird. Führen Sie sich dabei vor Augen, dass manche HR-Prozesse gar nicht so häufig vorkommen.

Manche Führungskräfte rekrutieren nur alle zwei Jahre einmal einen neuen Teamkollegen. Auch Mitarbeitergespräche müssen nicht allzu häufig erfasst und ausgewertet werden. Kein Wunder, dass die Vorgesetzte dabei nicht automatisch an die neue Eingabemaske denkt – und wie war das nochmal mit der Verknüpfung zu den Mitarbeiterstammdaten? Wir haben gute Erfahrungen mit kleinen Widgets gemacht, die Anwendende durch wenig vertraute Prozesse führen. Auch KI-gestützte Chatbots helfen sehr bei der Verstetigung von Veränderungen.

Eine oder einer muss den Hut aufhaben – und zwar bei Ihnen im Unternehmen. Um es deutlich zu sagen: Zur Not geht es ohne Unterstützung von außen, aber niemals ohne jemanden im Unternehmen, der für das Projekt verantwortlich ist und es vorantreibt. Beraterinnen und Berater können begleiten, empfehlen und unterstützen, aber Sie müssen umsetzen. Meist übernehmen Kolleginnen aus dem HR-Management oder Führungskräfte aus anderen Bereichen die Rolle des Change Managers oder der Influencerin.

Woran erkennen Sie, dass Ihr Projekt erfolgreich war? Mit Kennzahlen lässt sich Change Management nur bedingt bewerten. Wie kann man beispielsweise die höhere Qualität und Anzahl von Bewerbenden wegen des neu aufgesetzten Recruiting-Prozesses im Rahmen einer ROI-Rechnung in Euro ausdrücken? Ist es ein Misserfolg, wenn der Go-live-Termin wegen einer Grippewelle verschoben werden muss?

Besser als mit Zahlen lässt sich das Erreichte anhand der Wirkung beurteilen. Ein Erfolg in einer frühen Projektphase kann beispielsweise schon sein, dass die Stimmung im Team gut ist und die Kolleginnen und Kollegen gerne weiter am Thema arbeiten. Darüber hinaus zeigen kundenindividuell definierte OKRs (Objectives & Key Results), ob die Ziele erreicht wurden. Soll beispielsweise die Einführung einer Recruiting-Lösung die Arbeitgebermarke nach vorne bringen, ließe sich das in folgenden Key Results messen:

• Anstieg der Anzahl qualifizierter Bewerbungen pro ausgeschriebene Stelle,
• durchschnittliche Verkürzung der Bewerbungsverfahren um xy Tage,
• Rückgang der Kündigungsquote in der Probezeit um xy %.

Umfangreiche Softwareimplementierungen nehmen oft mehrere Jahre in Anspruch. Selbstverständlich verfolgen Sie ein klares Ziel bei der Einführung. Allerdings müssen Sie dieses herunterbrechen, um zu prüfen, wo Sie aktuell stehen. Definieren Sie greifbare Ziele, die Sie und Ihre Mitarbeitenden in überschaubarer Zeit erreichen können.

Die Qualität des Change Managements selbst können Sie sehr gut überprüfen, indem Sie regelmäßig das Feedback der Führungskräfte einholen und Mitarbeiterbefragungen, sogenannte Pulse Checks, durchführen. So sehen Sie gleich, in welche Richtung sich das Stimmungsbarometer bewegt.

Mit dem einen oder anderen Sturmtief sollten Sie im Laufe eines längeren Projekts rechnen. Doch seien Sie gewiss: Mit einer sorgfältigen Planung, einem guten Miteinander und der notwendigen Portion Humor geht auch rasch wieder die Sonne auf.