Das Absageschreiben – ein unterschätztes Employer-Branding-Tool

"Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Leider wurde die Position inzwischen anderweitig besetzt." Für Recruiterinnen und Recruiter gehört diese Formulierung häufig zum Standardrepertoire für Absageschreiben. Für die bewerbende Person aber ist sie ein Schlag in die Magengrube. Warum hat es nicht einmal zum Vorstellungsgespräch gereicht? Und was hat die Konkurrenz, was ich nicht habe? Viele können sich die Absage nicht erklären. Unmut macht sich breit. Bei einigen geht dieser Unmut sogar so weit, dass sie keine Dienstleistungen oder Produkte dieses Unternehmens mehr in Anspruch nehmen.

Leider sind aber nicht nur 08/15-Absageschreiben weit verbreitet, sondern auch der Trend zum sogenannten "Job Ghosting". Der Name ist hier Programm: Der Arbeitgeber verschwindet wie ein Geist von der Bildfläche – ergo: Die sich bewerbende Person hängt in der Luft und erhält überhaupt keine Rückmeldung. Nicht verwunderlich, wenn sich enttäuschte Bewerbende auf Jobportalen mit frustrierten Kommentaren Luft machen: Spoiler Alert! Keine Antwort ist somit auch keine Lösung.

Viele HR-Abteilungen unterschätzen das Absageschreiben. Zu unrecht, denn Absageschreiben jenseits der gewöhnlichen Floskeln können sich zum wertvollen Employer-Branding-Instrument entwickeln.

Erhalten Bewerbende eine respektvolle und wertschätzende Rückmeldung, erleben diese eine positive Candidate Experience. Sprich: Sie verbinden trotz negativer Rückmeldung ein positives Erlebnis mit dem Unternehmen.

Doch dem ist nicht genug: Auch auf zukünftige Interessierte nimmt das Absagemanagement einen nicht unwesentlichen Einfluss. Teilen enttäuschte Bewerberinnen und Bewerber auf Bewertungsplattformen oder sozialen Medien ihre negativen Erfahrungen, schreckt dies potenzielle Talente schnell ab. So gehen Ihnen vielleicht die einen oder anderen Top-Kandidatinnen und -kandidaten verloren. Ein gut durchdachtes Absageschreiben aber wirkt wahre Wunder. Mit dem Job hat es zwar nicht geklappt, dafür aber mit den Sympathiepunkten.

Eine schlechte Nachricht zu überbringen fällt nie leicht; die folgenden Tipps sollen Ihnen dabei helfen:

• Werden Sie persönlich: Verzichten Sie auf eine unpersönliche Anrede wie "Lieber Bewerber". Am besten sprechen Sie den Kandidaten direkt an mit "Sehr geehrte Frau X/sehr geehrter Herr Y". Anschließend bedanken Sie sich für das Interesse am Unternehmen und für die Mühe, die der Kandidat in die Bewerbung gesteckt hat.
  
  
• Bekunden Sie Interesse: Die Kandidatin hat den Job zwar nicht bekommen, aber sich trotzdem gut geschlagen. Bringen Sie das zum Ausdruck. Loben Sie die Qualifikationen und machen Sie gegebenenfalls auf ein weiteres interessantes Jobangebot aufmerksam.
  
  
• Setzen Sie auf originelle Grußformeln: Ersetzen Sie klassische Grußformeln wie "Mit freundlichen Grüßen" mit originellen Alternativen wie "Man sieht sich" oder "Wir erinnern uns an Sie".
  
  
• Passen Sie Ihr Schreiben regelmäßig an: Bringen Sie Namen und Positionen regelmäßig auf den neusten Stand. Fehler und Unstimmigkeiten machen keinen guten Eindruck.
  
  
• Absage per Anruf: Eine kurze telefonische Absage verkraften Bewerberinnen und Bewerber oft besser als eine unpersönliche E-Mail.
  
  
• Ehrlichkeit siegt: Verraten Sie den Bewerbenden so offen wie möglich, warum es für sie leider nicht weitergeht.
  
  Hierbei muss dringend Folgendes beachtet werden:
  

  Im 2006 verabschiedeten Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) ist klar geregelt, wann eine Absage problematisch zu sehen ist – und zwar immer dann, wenn diese auf einem der folgenden Gründe beruht:

  • "Rasse" (dieser Begriff befindet sich aktuell im Wandel) oder ethnische Herkunft
  • Geschlecht
  • Religion oder Weltanschauung
  • Behinderung
  • Alter
  • Sexuelle Orientierung
    
    

  Tipp: Um die mit dem AGG verbundenen rechtlichen Risiken so gering wie möglich zu halten, sollte jeder noch so kleine Anschein einer Diskriminierung vermieden werden. Die Auswahl bzw. die Ablehnung muss sich ausschließlich auf das zugrunde liegende Anforderungsprofil beziehen. Eine transparente Dokumentation des Auswahlverfahrens von der Ausschreibung bis zur Ablehnung liefert die notwendigen Nachweise im Falle eines Rechtsstreits.

Lieber Herr Mustermann,

herzlichen Dank, dass Sie sich als xxx bei der Beispiel-AG beworben haben. Wir wissen Ihr Interesse an unserem Betrieb und Ihre Bemühungen um diese Stelle/Position sehr zu schätzen.

Trotz Ihrer sehr guten Qualifikationen und Erfahrungen müssen wir Ihnen heute leider dennoch mitteilen, dass wir uns aufgrund xxx (hier ggfs. Begründung angeben. Tipp: AGG beachten - konstruktive Hinweise, die dem/der Bewerber/in im nächsten Vorstellungsgespräch zugutekommen, sind das Beste, was Sie für ihn nach einer Absage noch tun können) anders/für einen anderen Kandidaten entschieden haben.

Diese Entscheidung ist uns nicht leichtgefallen und stellt auch kein Werturteil über Ihre Qualifikation dar. Häufig sind es nur Nuancen, die den Ausschlag für eine solche Entscheidung geben.

Trotzdem/Gerade deshalb möchten wir, Ihr Einverständnis vorausgesetzt, Ihr Profil im Hinterkopf behalten und freuen uns über weitere Bewerbungen Ihrerseits. Sehen Sie sich gerne bei unseren Stellenausschreibungen um – vielleicht kommt bald wieder etwas Passendes für Sie rein.

Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihren weiteren Weg und hoffen, bald wieder Kontakt mit Ihnen aufnehmen zu können.

Herzliche Grüße
Ihr Beispiel-Team

Oft gibt es vielversprechende Bewerberinnen und Bewerber, deren Bewerbungsunterlagen Sie speichern möchten. Dies ist manchmal nützlich, insbesondere bei Initiativbewerbungen. Sie werden jedoch schnell auf Probleme mit dem Datenschutz stoßen. Es ist nicht erlaubt, die Bewerbungsdaten einfach nur zu speichern. Nach dem Bundesdatenschutzgesetz müssen alle Daten spätestens nach zwei Monaten gelöscht werden. Wenn Sie einen Pool von Talenten dauerhaft anlegen möchten, müssen Sie sie schriftlich um ihre Zustimmung zur Datenspeicherung bitten.

Kein Zweifel: Gut durchdachte Absagen mit persönlicher Note kosten Zeit. Doch diese Zeit ist es wert. Der Grund: Gelingt es Ihnen, die Bewerbenden trotz negativer Rückmeldung positiv zu stimmen, tun Sie dem ganzen Unternehmen etwas Gutes. Mit jeder freundlichen und empathischen Nachricht polieren Sie das Unternehmensimage auf. Außerdem merkt man bei persönlichen Schreiben direkt, ob die Unternehmenswerte gelebt werden oder nicht. Das Versprechen des Arbeitgebers wird daher sofort auf die Probe gestellt. Die Art und Weise, wie das "Nein, danke!" formuliert wird, ist für Arbeitssuchende einprägsam.

Nicht ohne Grund gilt ein vorbildliches Absagemanagement deshalb als ein wichtiges Employer-Branding-Instrument.

Wir wissen, Ihr Arbeitstag ist voll mit (anderen) To Dos und Administrativem und die Zeit solche individuellen Schreiben zu verfassen, fehlt. Gewinnen können Sie diese vor allem durch Software und Automatisierung: SAP SuccessFactors Recruiting beispielsweise hilft Ihnen dabei, mehr und bessere Bewerbende anzuziehen, Administratives effizient zu erledigen und sich so voll auf die Auswahl der geeignetsten Kandidatinnen und Kandidaten zu konzentrieren. Außerdem können Sie potenzielle Bewerberinnen und Bewerber, für die es diesmal nicht geklappt hat, in eine Talent Community aufnehmen, um sie fortan über andere vakante Stellen zu informieren. Schaffen Sie Freiräume - hier erhalten Sie weitere Informationen.