Interne Personalbeschaffung - Talente aus den eigenen Reihen

Der Mangel an qualifizierten Arbeitskräften hat sich im vergangenen Jahr enorm verschärft und ein neues Rekordniveau erreicht. Aktuell gibt es mehr als 550.000 offene Stellen im Land. Die Lage unterscheidet sich je nach Branche, Region, Berufsbild und Qualifikation. Was alle gemein haben: Der Fachkräfteengpass ist noch größer als von deutschen Unternehmen erwartet. Durch den demografischen Wandel und die geringe Anwerbung ausländischer Fachkräfte ist mit einer Trendwende nicht zu rechnen.

Instrumente, die Unternehmen am häufigsten nutzen, um Fachkräfteengpässe zu vermeiden, sind die eigene Berufsausbildung im Betrieb, Weiterbildungsangebote und regelmäßige Gehaltsanpassungen (laut aktueller Analyse der Bertelsmann Stiftung). Wer auf dem Arbeitsmarkt kein geeignetes Personal findet, öffnet also den Blick nach innen. So macht es auch Volkswagen. Der Autokonzern verkündete jüngst, bei der Stellenbesetzung bestimmter Sparten internen Bewerbenden noch länger Vorrang gegenüber Kandidaten von außen zu geben. Mehr als 1,5 Millionen Qualifizierungsstunden investiert das Unternehmen pro Jahr, um Kompetenzen in den eigenen Reihen auszubauen.

Die Möglichkeiten, Stellen intern zu besetzen, umfassen die interne Stellenausschreibung, den Vorschlag durch die Führungskraft, die gezielte Beförderung über ein Talentmanagementsystem oder die Übernahme eines Auszubildenden nach Abschluss der Ausbildung. Sich beim Recruiting auf bestehende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu fokussieren, hat mehrere Vorteile:

• Faktor Zeit: Die interne Personalbeschaffung benötigt deutlich weniger Zeit als die externe. Stellenausschreibung, Ansprache, Vorauswahl, Kennenlernen und Onboarding dauern bei der externen Personalbeschaffung oft mehrere Wochen oder Monate. Bei der internen Besetzung von Vakanzen gehen die einzelnen Schritte in der Regel schneller – die Person ist mit dem Unternehmen schließlich schon vertraut.
• Faktor Qualität: Wer eine aktuelle und vollständige Personalakte (und Talentpools) führt, kennt interne Bewerberinnen und Bewerber bereits gut. Informationen dazu, wie lange eine Person im Unternehmen ist, welche Position sie besetzt, wie leistungsfähig sie ist, welche Fähigkeiten sie mitbringt und wo Qualifizierungsbedarf besteht, liegen schon vor. Das bedeutet, die Auswahl fällt leichter und das Risiko, offene Stellen menschlich und fachlich fehlzubesetzen, sinkt. Gleichzeitig kann es Mitarbeitende motivieren und ans Unternehmen binden, sich auf einer anderen Position neu beweisen und sich weiterentwickeln zu dürfen. Hinzu kommen Aspekte wie Netzwerk, Know-how und Erfahrung, die interne Mitarbeitende mitbringen.
• Faktor Geld: Leere Stühle zu besetzen, ist richtig teuer. Um herauszufinden, welcher finanzielle Aufwand für die Besetzung einer Position entsteht, können Unternehmen ermitteln, was es kostet, eine Position nicht zu besetzen. „Cost of Vacancy“ nennt sich diese Kennzahl. Auch beim Summieren einzelner Recruiting-Maßnahmen, wie eine Anzeigenschaltung, der Einsatz von Headhuntern etc., kommen Unternehmen schnell auf mehrere tausend Euro pro Stelle. Da die Prozesse bei der internen Stellenbesetzung kürzer sind, sind sie auch kostengünstiger. Investitionen fallen dann eher bei Weiterbildung oder Umschulung an (Stichwort „lebenslanges Lernen“). Wer hier ein paar Euro mehr aufwendet, wird mit Innovationskraft und „frischem“ Know-how in der eigenen Belegschaft belohnt.

Bei der internen Stellenbesetzung können sich Unternehmen an folgender Checkliste orientieren: Zunächst müssen Personal- und Fachabteilung gemeinsam ermitteln, was sich in Zukunft verändern wird und welche Anforderungen und welcher Qualifikationsbedarf daraus entstehen. Das Anforderungsprofil ist die Basis für die Stellenbeschreibung.
Im nächsten Schritt stellt sich die Frage, ob es sinnvoll/notwendig ist, Kompetenzen außerhalb zu finden oder internes Personal auszubilden und zu befördern. Letzteres erfordert, den Ist-Zustand im Unternehmen zu kennen: Ein Blick in die Stammdaten der Mitarbeitenden verrät, welche Fähigkeiten im Unternehmen vorhanden sind und wo es Wissenslücken gibt („Skill Matching“). Tools zur Kompetenzerkennung und Potenzialanalyse sowie Qualifikations- und Talentmanagementsysteme können hierbei helfen.

Es hilft, Strategien und Prozesse für die interne Stellenbesetzung zu entwickeln; auf individueller Ebene in Form einer Karriereplanung, auf unternehmerischer Ebene in Form einer Personalentwicklungsstrategie. Wichtig ist, Mitarbeitende über interne offene Stellen zu informieren sowie Führungskräfte zu motivieren, geeignete Kandidatinnen und Kandidaten zu identifizieren und zu empfehlen. Es folgt ein klassisches Auswahlverfahren, in dem beispielsweise auch über eine Eignungsdiagnostik geprüft werden kann, ob der Kandidat oder die Kandidatin wirklich passt.

Job-Kennenlern-Programme helfen, praktische Einblicke in die neue Stelle und den neuen Fachbereich zu gewinnen. Entscheidet sich der Kandidat oder die Kandidatin für den Wechsel, sollte er/sie in Form eines (abgespeckten) Onboardings bzw. Crossboardings gezielt vorbereitet werden: zum Beispiel durch Schulungen, Coachings und Mentorings.

Auch Job Rotations und Auslandsentsendungen können geeignete Maßnahmen sein. Besonderes Augenmerk gilt für den Fall, dass Mitarbeitende ohne bisherige Personalverantwortung zur Führungskraft werden. Denn dann sollte die Vorbereitung und Einarbeitung nicht nur fachliche Aspekte, sondern auch Führungsthemen abdecken.

Für den Fall, dass der interne Stellenwechsel dennoch die falsche Entscheidung war, sollte es die Möglichkeit geben, interne Beschäftigungsalternativen zu schaffen.

Ob die interne Personalbeschaffung gelingt, ist auch eine Frage der Unternehmens- und Führungskultur. Denn ein offenes, vertrautes Miteinander, welches auf das Wohl der gesamten Organisation ausgerichtet ist, kann einige Stolpersteine im Verlauf verhindern.

1. Ein Stolperstein bei der internen Stellenbesetzung ist, dass Führungskräfte an ihrem Team festhalten und Wechselkandidaten nicht „freigeben“ wollen. Das ist zunächst verständlich. Wechselt ein Mitarbeitender die Stelle, entsteht schließlich eine neue Vakanz. Ist ein Team knapp besetzt oder gar unterbesetzt, erhöht sich das Arbeitsaufkommen für die verbliebenen Beschäftigten – es entsteht Stress. Außerdem kann es frustrierend für Führungskräfte sein, langjährige, gut ausgebildete Beschäftigte abgeben zu müssen – ohne etwas zurückzubekommen. Unternehmen sollten daher auch hier eine Nachfolgeplanung parat haben und den Impact des Mitarbeiterwechsels für die gesamte Organisation darlegen. Das entscheidende Argument: Mitarbeitende sind dort am besten aufgehoben, wo sie sich voll entfalten können. Ist das Instrument der internen Personalbeschaffung erst einmal im Unternehmen gesetzt und etabliert, entwickelt sich in der Regel ein gesundes „Geben und Nehmen“.
2. Damit zusammen hängt ein transparenter Prozess mit einer entsprechenden Kommunikation. Das bedeutet: Interne Stellenwechsel dürfen kein Tabu-Thema sein. Es muss für alle Beteiligten klar sein, dass es Wechsel-Absichten gibt, wie ein interner Wechsel fair verlaufen kann und wer zu welchem Zeitpunkt ins Verfahren eingebunden ist. Je früher und umfassender alle informiert sind, desto reibungsloser der Verlauf.
3. Ein weiterer Stolperstein ist, dass oft nur die klassische Führungslaufbahn im Fokus interner Stellenbesetzung steht. Unternehmen sollten jedoch verschiedene Laufbahnen fördern, auch Fach- und Projektkarrieren. Der Vorteil: Mitarbeitende können sich genau auf die Laufbahn bewerben, die zu ihrer persönlichen und fachlichen Eignung passt und ihren Ambitionen und Stärken entspricht. Zudem sollten alle Teilnehmenden einer Laufbahn im Zuge ihrer beruflichen Entwicklung später auch auf einen anderen Karriereweg wechseln können. Es empfiehlt sich außerdem, das Thema Karrierewünsche und -möglichkeiten sowie Perspektiven und Grenzen im regelmäßigen, jährlichen Mitarbeitergespräch zu eruieren.

Wenn richtig eingesetzt, kann die interne Personalbeschaffung ein sehr wirksames Instrument in Zeiten des Fachkräftemangels und des demografischen Wandels sein. Klar ist aber auch, dass eine interne Besetzung nicht für jede Stelle in Frage kommt. Unternehmen sollten daher insgesamt auf einen ausgewogenen Mix zwischen internem und externem Recruiting achten und eine nachhaltige und langfristige Personalplanung vornehmen. Auch eine gute HR-Software, die optimalerweise Recruiting- und Onboardingprozesse genauso abbilden und unterstützen kann wie Talentmanagement, Nachfolgeplanung und Weiterbildung, kann hier sehr wertvoll und hilfreich sein.