So gestalten Sie erfolg­reiche Onboarding-Prozesse

Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck. Wenig ist so prägend für den Erfolg neuer Mitarbeitenden wie ein guter Start im Unternehmen. Leider ist diesen hinzubekommen ähnlich schwer, wie ein packender Einstieg in einen Blogartikel. Zum Glück will ich Ihnen nichts über Blogartikel vermitteln, sondern darüber, wie sich Ihre neuen Mitarbeitenden vom ersten Tag an „angekommen“ fühlen. Gerade so, als ob sie schon immer da gewesen wären.

Lassen Sie mich zunächst kurz von meinen eigenen Erfahrungen berichten.

Bei meinem ersten Job war ich 25 und kam frisch von der Uni. Die Vorfreude war groß, die Nervosität größer und die Erwartungen hoch. Die Fallhöhe dementsprechend. Der Aufprall in der Realität kam am ersten Tag. Ich wurde als Nachfolgerin einer schwangeren Kollegin eingestellt. Schon bei der Einarbeitung machte sie deutlich, dass sie sich von einem jungen, unerfahrenen Ding wie mir nicht adäquat ersetzt fühlt. So geht Willkommens-Gefühl… Nach knapp zwei Wochen ging sie in Mutterschutz und ich wurde ins kalte Wasser geworfen. Ich bin zwar nicht untergegangen, aber wirklich wohlgefühlt habe ich mich in der Situation auch nicht.

Laut einer Studie der Wynhurst Gruppe führt ein solches schlechtes Onboarding dazu, dass die Hälfte der Mitarbeitenden spätestens nach 3 Jahren das Unternehmen wieder verlassen haben. Die dadurch entstehenden Kosten sind enorm, die für ein gutes Onboarding ein Klacks dagegen.

Daher hier ein paar Tipps, wie Sie es besser machen:

Emotionen spielen in jeder Lebenslage eine große Rolle. Auch im Berufsleben geht es nicht ohne. Daher ist es gut, wenn Sie früh ein Wir-Gefühl schaffen. Bestenfalls auch schon vor dem ersten Arbeitstag. Sie haben in der Zeit bevor die neuen Mitarbeitenden beginnen, eine Firmenfeier geplant? Perfekt! Laden Sie die neuen Mitarbeitenden doch einfach ein. Wenn nicht, dann ist es dennoch wichtig, Kontakt zu ihnen zu halten. Sie können sie ggf. bei der Wohnungssuche unterstützen. Aber nicht nur neue Mitarbeitende, auch ihr zukünftiges Team sollte entsprechend vorbereitet werden. Nennen Sie ihm die Eckdaten der neuen Mitarbeitenden und klären Sie deren Zuständigkeiten. Das Team kann die Neuen bereits am ersten Arbeitstag zu Team- und Weihnachtsfeiern einladen. Das gleiche gilt für regelmäßige geschäftliche Termine. Niemand fühlt sich willkommen, wenn er oder sie noch nach vier Wochen diese Regeltermine weitergeleitet bekommt. Aber nehmen Sie auch die Ängste: Oft sehen bestehende Mitarbeitende einen neuen Kollegen oder eine neue Kollegin als Konkurrenz. Versuchen Sie solche Gedanken so früh wie möglich aus der Welt zu schaffen.

Mit Basics meine ich vor allem die administrativen und technischen Dinge. Kümmern Sie sich darum, dass alle Kolleginnen und Kollegen, die bei einem Eintritt etwas zu erledigen haben (von der IT über Gebäudezugang bis Reisestelle und Fuhrpark), auch rechtzeitig von diesem Eintritt wissen. Nichts wirkt so unprofessionell wie neue Mitarbeitende, die am ersten Arbeitstag kein technisches Equipment, keinen Arbeitsplatz oder keine funktionierende Zutrittskarte zur Verfügung haben. Selbiges gilt für organisatorische Formalitäten. Schließlich sollen den neuen Mitarbeitenden in der ersten Woche nicht nur damit beschäftigt sein, Fragen zu Krankenkasse, Steuernummer und Lohnsteuerkarte zu beantworten.

Wer neu anfängt, will sich sofort einbringen. Zeigen, dass es richtig war, für die Stelle ausgewählt worden zu sein. Dazu braucht es schnelle Einbindung in bestehende Netzwerke. Aber bevor Sie jetzt mit den neuen Mitarbeitenden durch alle Büros laufen und ihnen bis zum Praktikant in der Poststelle jeden vorstellen, machen Sie es lieber zielgerichtet. Wer sind die wichtigsten Kontakte zur Erfüllung der Aufgaben? Vertrieb, Einkauf, Entwicklung, Marketing? Auf welche Verteiler sollten Mitarbeitende drauf und wer verwaltet diese? Wer hilft bei IT-Themen oder Fragen zu Abläufen? Für eine übersichtliche Liste, in der sie auch nach ein paar Wochen nochmal nachschlagen können, werden neue Mitarbeitende Ihnen dankbar sein!

Auch super: Wenn Sie eine Kultur des „Mittagessen-Networkings“ haben, vereinbaren Sie entsprechende Treffen schon vorab für die Neulinge für die ersten 1-2 Wochen. Kaum etwas lässt einen neuen Mitarbeitenden so „angekommen“ fühlen, wie von anderen den Kommentar zu hören „Ach, den oder die kennst Du auch schon“.

Jeder bringt Erwartungen mit in eine neue Beziehung. Diese gilt es zunächst beiderseitig transparent zu machen und dann zu adressieren. Machen Sie einen Plan, welche Aufgaben die neuen Mitarbeitenden kurz-, mittel- und langfristig übernehmen und was sie dafür können sollen. Wichtig: Ein PLAN ist mehr als ein Anforderungskatalog, sondern enthält auch konkrete Anhaltspunkte, wie diese Ziele Schritt für Schritt zu erreichen sind, z.B. wann welche Einweisungen stattfinden. So fühlen sich die Mitarbeitenden nicht gleich überfordert, sondern haben regelmäßig kleine Einarbeitungs-Erfolgserlebnisse, wann immer ein Etappenziel erreicht ist. Regelmäßiges Entwicklungsfeedback während des Onboarding-Prozesses rundet das Ganze zu einem schon ziemlich guten Onboarding ab.

Operativ kann bei vielen der eben genannten Aufgaben auch ein Mentor bzw. eine Mentorin eingesetzt werden. Mit MentorInnen haben neue Mitarbeitenden einen festen Ansprechpartner. Oft fällt es Neulingen leichter, mit Fragen auf einen Kollegen auf der selben Hierarchie-Ebene zuzugehen, anstatt damit direkt die Führungskraft zu „belästigen“. Passen Sie aber auf, denn nicht alle Mitarbeitenden sind als Mentor geeignet. Einfühlsamkeit und Hilfsbereitschaft sind wichtige Voraussetzungen.

Übrigens profitieren auch MentorInnen selbst von der Rolle. Sie können das Mentoren-Programm beispielsweise in deren Zielvereinbarungen aufnehmen. Der monetäre Anreiz sollte aber nicht im Fokus stehen. Zeigen Sie den MentorInnen, dass sie ein solches Programm dabei unterstützen kann, ihre Führungskompetenzen zu entwickeln.

Bei allen der genannten Punkte können Sie sich von einer geeigneten Onboarding-Software unterstützen lassen. In einem Mitarbeiterportal finden sich Ihre Mitarbeitenden schnell zurecht und haben Zugriff auf alle relevanten Informationen. Auch bereits vor dem offiziellen Eintritt ins Unternehmen, wenn Sie das möchten. Außerdem können Sie mit einer integrierten Kommunikationsplattform miteinander in Kontakt treten. Sie können den neuen Mitarbeitenden (und auch den MentorInnen) Aufgaben stellen und diese bequem nachverfolgen. Durch einen nahtlosen Prozess können Sie notwendige Formalitäten erledigen und erleichtern den neuen Mitarbeitenden den Einstieg, sodass sie schneller produktiv werden.

Ich habe übrigens fast vier Jahre bei dem eingangs erwähnten Arbeitgeber durchgehalten. Erst nach meinem Wechsel zu EMPLEOX ist mir klar geworden, dass Onboarding auch anders, viel besser, laufen kann. Zwar war die Übergabezeit diesmal noch kürzer, nur wenige Tage. Und doch fühlte ich mich schnell heimisch, denn alle gaben mir das Gefühl, auf mich gewartet zu haben. Ich hatte auch stets den Eindruck, es gibt einen langfristigen Plan mit mir, es wurde nicht alles gleich zu Beginn erwartet. So hatte ich einerseits immer klare Ziele vor Augen und andererseits eigentlich nie das Gefühl, mein noch nicht vorhandenes Wissen wäre eine Belastung, denn meine Lernkurve war genau so geplant worden. Das machte es mir einfacher, stets ein positives Gefühl in Bezug auf meine Arbeit zu haben.

Und das ist doch schließlich auch Ihr Ziel: neue Mitarbeitende, die ihre Arbeit gut und gerne machen. Denn davon profitieren letztendlich alle. Der erste Schritt dahin ist ein guter erster Eindruck. Und ja, ich beende diesen Artikel mit einem weiteren abgedroschenen Zitat: Der erste Eindruck zählt. Weil er stimmt.