Alles was Sie über „HR-Software“ wissen müssen

HR-Software unterstützt die Personalarbeit durch die Digitalisierung der Personalprozesse. Dadurch erfahren HR-Abteilungen vor allem administrative Erleichterung. Des Weiteren profitieren Personaler als auch Mitarbeitende von intelligenten Software-Funktionalitäten für die operative als auch strategische HR-Arbeit.

Eine HR-Software kann unterschiedliche Personalbereiche und Personalprozesse abbilden. Zu den häufigsten zählen dabei:

• Recruiting
• Onboarding
• Zielvereinbarung & Leistungsbeurteilung
• Personalentwicklung
• Betriebliche Weiterbildung
• Nachfolgemanagement
• Vergütung und Zusatzleistungen
• Entgeltabrechung & elektronischer Versand der Gehaltsabrechnung
• Zeitwirtschaft
• Personalstammdaten / Digitale Personalakte
• Reporting & Analysen
• Social Collaboration
• Terminmanagement
• Reisemanagement
• Personaleinsatzplanung

Die meisten HR-Software Produkte sind modular aufgebaut. Das bedeutet, dass je nach Wunsch unterschiedliche Personalprozesse durch die Software unterstützt wird. Nicht Benötigtes muss somit auch nicht bezahlt werden. Auch die Folgekosten durch Wartung und Pflege der Software verringern sich dadurch.

Der Einsatz von HR-Software kann aus vielerlei Gründen erfolgen. Meist spielen mehrere Vorteile zusammen:

• Administrative Entlastung und Zeitersparnis durch Standardisierung von Aufgaben und Prozessen, insbesondere auch im administrativen Bereich (z.B. automatische Berücksichtigung der "Märzklausel", A1-Bescheinigungen etc.)
• Einheitliche HR-Datengrundlage (über Standorte und Länder hinweg)
• Bessere Service- und Prozess-Qualität
• Kostenreduktion durch Verschlankung und Vereinfachung
• Sichere HR-Datenhaltung sowie Einhaltung von Datenschutz und der DSGVO
• Einfachere Erfassung von Daten
• Bessere Auswertungsmöglichkeiten und einfacheres Reporting
• Große Nutzerfreundlichkeit, auch für Führungskräfte und Mitarbeitende (Employee Self Services)
• Bessere Zugriffsmöglichkeiten durch App-Nutzung für Smartphones und Tablets

Vorteile bieten sich somit für Mitarbeitende, Führungskräfte und Personaler. Das ist auch wichtig für Ihre Argumentation, wenn Sie einen Betriebsrat haben, welcher bei einer HR-Software Einführung in Deutschland mit einbezogen werden muss.

Sobald Unternehmen eigene Mitarbeitende beschäftigen, fallen HR-Tätigkeiten an. Personalsoftware richtet sich daher an Unternehmen jeder Größe und aller Branchen. Meist fokussieren sich die Software-Anbieter jeweils auf ein spezielles Segment wie z.B. Handwerker, Mittelständler oder Konzerne. Welche Software somit zum Unternehmen passt, sollte mit dem Anbieter geklärt werden. Dies kann durch die durchschnittlichen Firmengröße der Bestandskunden beispielsweise verglichen werden.

Es kann auch Sinn machen, zusammen mit einer Beratung im Rahmen eines HR-IT-Roadmap Projekts zunächst zu bestimmen, wo genau die Schmerzpunkte liegen, um dann zu bewerten, welche HR-Software, in welchem Umfang und in welchem Zeithorizont die Kundenbedürfnisse am besten abdeckt - auch mit Blick in die Zukunft. 

Grundsätzlich sind zwei Modelle am Markt erhältlich:

1. HR-Software als Kauf

Beim Kauf einer Software wird per Lizenzvertrag die Software erworben, allerdings muss (meist pro Benutzer) noch eine wiederkehrende Gebühr zusätzlich bezahlt werden.

Durch den Erwerb der Software entsteht der Vorteil, dass die Software selbst stärker angepasst werden kann. Sowohl Konfiguration als auch Neuentwicklung und Modifikation sind möglich. Dafür ist der Aufwand größer und auch die Instandhaltung selbst. Es gibt allerdings auch bereits fertig konfigurierte Softwarelösungen als Pakete.

2. HR-Software als Service

Beim Modell Software-as-a-Service (SaaS) wird die Software und Ihre Benutzung nur gemietet als sogenannte Cloud-Software. Cloud-Software wird über das Internet bereitgestellt und darüber greift auch der Nutzer auf die Software-Anwendung zu. Es fallen Kosten pro Benutzer, oft Subskriptionskosten genannt, an.

Dadurch, dass die Software nur gemietet wird, können kundenspezifische Anpassungen nur in einem vorgegebenen Rahmen per Konfiguration ermöglicht werden. Positiv dabei sind die geringeren Kosten bei Einführung und Instandhaltung der Software.

Bei beiden Arten/Modellen entstehen zusätzliche Kosten für:

• Einführung / Implementierung
• Anpassung / Wartung
• Support

Diese Leistungen können entweder als Pauschale oder nach Aufwand berechnet werden.

Abdeckungsgrad von Anforderungen: Eine passende HR-Software sollte die gewünschten Personalprozesse abbilden können. Es kann von Vorteil sein, wenn die Software möglichst viele verschiedene HR-Prozesse abbilden kann, auch wenn diese im ersten Schritt noch nicht benötigt werden. So entsteht ein einheitliches Nutzungserlebnis, was wiederum die Nutzerakzeptanz erhöht, Schnittstellen oder doppelte Datenhaltung werden vermieden und man hat bei Fragen einen zentralen Ansprechpartner.

Aktualität: Insbesondere, wenn die Software Prozessbereiche betrifft, für die es gesetzliche Vorgaben gibt (z.B. Arbeitszeitrecht, Steuerrecht etc.), ist es wichtig, dass diese an sich verändernde Rechtslagen angepasst wird.

Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Bedienung und einfaches Finden von Informationen und Funktionen sind bei jeder Softwareauswahl wichtig. Um das volle Potenzial jeder Software auszuschöpfen ist es wichtig, dass diese von den Anwendern auch tatsächlich akzeptiert wird. Das erreichen Sie mit einer systematischen User Adoption.

Datensicherheit: DSGVO-konform und die Datenspeicherung innerhalb der EU ist von Bedeutung dabei.

Modularität: Wenn die Software pro Modul (also pro Prozess) eingeführt werden kann, dann ist dies ein Vorteil. Denn nicht alles kann auf einmal eingeführt werden. Durch die Modularität kann später sehr einfach das System erweitert werden.

Seriosität des Softwareanbieters: Da sensible Daten mit der HR-Software verarbeitet werden, sollte der Anbieter am Markt bekannt sein und eine langfristige Strategie nachweisen können.

Innovation: Die HR-Software sollte sich laufend Umfang und Funktionalität verbessern und erweitern. Nur so ist sichergestellt, dass die Software nicht veraltet ist und im schlechtesten Fall nicht mehr den gesetzlichen Vorgaben entspricht.

Support: Egal, welche Art von HR-Software Sie wählen, ein guter und schneller technischer Support hilft bei Problemen und Fehlerbehebung.

Integrationsfähigkeit: Oft müssen Personaldaten an andere IT-Systeme weitergegeben werden oder Daten aus anderen Systemen sollen ins HR-System fließen. Eine gute Software kann andere Daten sicher integrieren bzw. austauschen. Meist ist dies in der Implementierung jedoch aufwendig, Stichwort Systemintegration. 

Zugriffsmöglichkeit: Ob Smartphone, Tablet oder PC - die HR-Anwendungen, Daten und Aufgaben sollten sicher von überall und jederzeit erreichbar sein.

Berechtigungen: Da mit sensiblen HR-Daten gearbeitet wird, sollte eine sichere und einfache Berechtigungsvergabe je Rolle möglich sein.

Datenschutz ist für die HR-Software Anbieter ein wichtiges Thema, welches sehr ernst genommen wird. Da Personaldaten sensible Daten sind, muss die Sicherheit dieser Daten und ihre Datenspeicherung absolut gewährleistet sein. Die rechtlichen Anforderungen müssen pro Land - wie die DSGVO für Deutschland - geklärt und zugesichert werden.

Für Europa gilt z.B., dass die Personaldaten nur in europäischen Datenzentren gespeichert werden dürfen. Auch Back-Ups dürfen nicht außerhalb der EU gespeichert werden. Häufig vergessen werden hier auch Support-Teams, die bei manchen Anbietern in Fernost sitzen.

Grundsätzlich hat sich die Situation seit Einführung der DSGVO, bzw. GDPR, stark verbessert, und die wesentlichen Anbieter wie SAP sind gut auf die Anforderungen eingestellt und erfüllen diese.