Systemintegration erklärt für PersonalerInnen

Zugegebenermaßen denke ich als Personalerin bei dem Stichwort Integration noch am ehesten an das Onboarding von neuen Mitarbeitenden. Auch wenn mir bewusst ist, dass sich dahinter ebenfalls ein IT-Thema verbergen kann. Was dann aber nichts mehr mit HR zu tun hat. Oder doch?

Ich habe nachgefragt. Bei Saraj Aslam, Senior Consultant Cloud Integration bei der EMPLEOX GmbH. Er kümmert sich um die Integration von HR-Systemen und -applikationen. Denn: Systemintegration hat nicht ausschließlich, aber eben auch mit HR zu tun. 

Bianca Lampart: Saraj, kannst du zum Einstieg kurz erklären, was Systemintegration genau bedeutet?

Saraj Aslam: Integration bedeutet, dass verschiedene IT-Systeme miteinander verbunden und Daten und Anwendungen aus unterschiedlichen Systemen miteinander verknüpft werden. Ziel ist es, die Effizienz und Produktivität von Arbeitsprozessen zu verbessern und durch die Schaffung von teilweise neuen Funktionalitäten einen Mehrwert zu generieren. 

Bianca Lampart: Als Personalerin würde ich mich bei so viel IT jetzt am liebsten gedanklich ausklinken. Warum sollte ich das nicht tun?

Saraj Aslam: Naja, das ist einfach. Weil Personalerinnen und Personaler oft in unterschiedlichen HR-Systemen und unterschiedlicher HR-Software unterwegs sind, Daten oftmals doppelt pflegen und dann lange Checklisten anlegen, um ja nichts zu vergessen. Systemintegration im Personalbereich bedeutet, diesen Aufwand zu verringern und Synergien zu schaffen.

Bianca Lampart: Ok, das klingt in der Tat verlockend. Könntest du ein paar Beispiele nennen, um das Ganze zu veranschaulichen? 

Saraj Aslam: Gerne. Dann starte ich mal mit dem prominentesten Beispiel bei unseren Kunden, der Integration von SAP HCM und der Cloud-Lösung SAP SuccessFactors. 
Viele andere Unternehmensbereiche, die mit SAP arbeiten, z.B. Finance, sind schon lange dabei, sich durch den Umstieg auf S/4 HANA mit cloudbasierten Lösungen auseinanderzusetzen.

Im HR-Bereich ist dies eine eher jüngere Entwicklung. Da SAP aber auch im Personalbereich auf die Strategie „Cloud first“ setzt, wird diese Frage für Unternehmen nun immer dringlicher. 
Nur die wenigsten Unternehmen sind bisher komplett auf SAP SuccessFactors umgestiegen. Sehr häufig aus einem ganz praktischen Grund: Die Entgeltabrechnung. Diese läuft meistens über SAP HCM, funktioniert stabil und betrifft ohnehin nur wenige Spezialisten, die damit arbeiten. Gleichzeitig gibt es seitens SAP auch noch keine echte Cloud-Alternative. Mindestens der Abrechnungsteil muss also erstmal auf SAP HCM bleiben.

Manche Unternehmen befürchten, dass das Zusammenspiel zwischen SAP HCM und der Cloud-Lösung SAP SuccessFactors bei einem „Teilumstieg“ nicht so optimal ist wie sie das von der ansonsten hochintegrierten SAP-HCM-Welt kennen. Oder sie haben über die letzten 10 Jahre schon angefangen, punktuell SAP SuccessFactors einzusetzen, z.B. im Recruiting oder Learning, betreiben die Systeme aber mehr oder weniger nebeneinanderher.

Im Rahmen einer Integration werden beide Systeme miteinander „verbunden“. Das macht Sinn, denn wenn sie unabhängig voneinander betrieben werden, kommt es zu der schon angesprochenen Thematik:

Personaler müssen dann beispielsweise bei Neueinstellungen Personalstammdaten zunächst in das Modul Employee Central in SuccessFactors eintragen für diverse Self-Services, Talent Management Prozesse und so weiter. Und dann komplett nochmal, zusätzlich ergänzt um abrechnungsrelevante Daten, etwa zu Steuerklassen, Sozialversicherungsdaten usw.

Eine Systemintegration ermöglicht es, diese Datensätze zu synchronisieren. Dann werden die relevanten Daten automatisch von SuccessFactors in HCM übernommen und der Abrechner muss sich nicht weiter darum kümmern, bzw. eben nur noch ergänzende, prozessspezifische Daten pflegen. Eine manuelle Doppelpflege in beiden Systemen entfällt.  

Ein anderes Beispiel betrifft die Organisationsstruktur. Sie wird in SuccessFactors angelegt und gepflegt. Für verschiedene Employee und Manager Self-Services (ESS/MSS), z.B. dem Beantragen und Verwalten von Abwesenheitszeiten, wird die Organisationsstruktur aber auch in HCM benötigt. Denn nur so lassen sich Teamkalender hinterlegen und zuständige Genehmiger für z.B. Urlaubsanträge abbilden. Mit einer Integration erfolgt die Übernahme der Organisationsmanagementdaten automatisch.

Das Thema Self-Services führt uns hier noch zu einem weiteren Integrationsbeispiel: Da es Self-Service Anteile sowohl in SuccessFactors als auch in HCM gibt, müssen Mitarbeitende für beides eigene Einstiegsseiten bedienen, also eine Einstiegsseite für Zeitwirtschafts- und eine andere für z.B. Weiterbildungsthemen. Das wird schnell unübersichtlich. Im Rahmen einer Integration, beispielsweise über Fiori , werden die verschiedenen Einstiegsseiten zu einer einzigen zusammengeführt. Egal, welche Self-Service Aktivitäten ein Mitarbeitender dann anstößt, es spielt für ihn keine Rolle mehr, in welchem System er sich technisch eigentlich gerade bewegt. Alles funktioniert (optisch) über eine einheitliche Oberfläche.    

Eine Integration von SAP HCM und SuccessFactors ist daher nicht nur möglich, sondern äußerst sinnvoll und reduziert manuellen Aufwand.

Bianca Lampart: Wie sieht es aus, wenn Personalabteilungen zudem noch IT-Systeme außerhalb der SAP-Welt bedienen. Wie kann hier eine Integration hilfreich sein?

Saraj Aslam: Integration funktioniert über Systemgrenzen hinweg und ermöglicht so eine Automatisierung, die ansonsten nicht möglich wäre. Daher ist auch eine Integration von Drittlösungen im Personalbereich möglich und gängig.

Bianca Lampart: Kannst du auch hier ein Beispiel nennen?

Saraj Aslam: Ja. SAP HCM oder SuccessFactors können über eine IAM-Software - IAM steht für Identity und Access Management - mit dem Microsoft Active Directory verbunden werden. Also dem System, über das etwa E-Mail-Adressen, Netzwerkzugriffe, Laptop-Anmeldung, Sharepoint usw. verwaltet werden.

Bianca Lampart: Okay. Hier geht es also um Berechtigungen und Zugriffe?

Saraj Aslam: Genau, richtig. Vielleicht kennst du das ja auch noch. Wie läuft das oft? Der Personaler hat eine Checkliste für Neueinstellungen. Mitarbeiterstammdaten gibt er in SuccessFactors oder HCM ein. Dann schreibt er gemäß Checkliste eine E-Mail an das Team Active Directory mit all den Informationen, die erforderlich sind, damit Active Directory die entsprechenden Berechtigungen einrichten kann. Also dass der Mitarbeitende einen Laptop nutzen und auf Windows, Teams etc. zugreifen kann. Dass er nur auf bestimmte Netzwerkordner Zugriff hat. Ganz simpel, dass für ihn eine geschäftliche E-Mail-Adresse angelegt wird. 
Dann stiefelt HR oder Active Directory – im übertragenen Sinne – zum zuständigen Bereichsleiter, um hier die Information zu erheben, welche spezielle Software oder welche speziellen Berechtigungen noch zu vergeben sind.  

Mit einem IAM-System und entsprechender Integration geht vieles davon über ein Berechtigungskonzept vollautomatisch. Denn einige Berechtigungen lassen sich schon aus den Personalstammdaten ableiten, wenn beispielsweise Mitarbeitername, Jobtitel und Position, Abteilung, Führungskraft, Standort etc. im Stammdatensystem vorliegen. Allein aus dem Namen kann das Active Directory schon die entsprechende Geschäfts-Emailadresse generieren.

Wenn im IAM beispielsweise die Car-Policy-Regeln hinterlegt sind, dann erkennt das System anhand Abteilung und Position automatisch, ob und, wenn ja, für welchen Firmenwagen ein neuer Mitarbeitender berechtigt ist. Entsprechende Berechtigungen und dazugehörigen Prozesse, wie die Beantragung einer Tankkarte, werden dann automatisch angestoßen, ohne dass jemand dafür aktiv etwas tun muss.

Das Ganze kann auch zeitlich gesteuert werden. Wenn in SuccessFactors das Startdatum des neuen Mitarbeitenden eingepflegt ist, dann können Prozesse beispielsweise genau einen Monat vorher angestoßen werden.

Die Checkliste von Personalern für Neueinstellungen wird nicht obsolet, aber sie wird viel kürzer, weil einfach Vieles im Hintergrund automatisiert abläuft.

Und Integration funktioniert mit allen möglichen Drittlösungen. Wenn Unternehmen beispielsweise Lohnabrechnungen in Papierform an ihre Mitarbeitenden verschicken möchten, können die Abrechnungsdaten verschlüsselt und vollautomatisiert an externe Dienstleister verschickt werden, die sich dann um den Versand der Abrechnungen kümmern.

Mit einer Dokumentenmanagementsoftware können relevante Mitarbeiterdaten direkt in einen Vertragsentwurf übernommen werden, ohne dass der Personaler Name, Adresse, Gehalt etc. manuell in ein Word-Dokument abtippen muss. Und dieser Vertragsentwurf kann dann automatisch an den einzustellenden Kandidaten verschickt werden.

Es gibt viele Möglichkeiten der Automatisierung durch Systemintegration. 

Bianca Lampart: Danke für diese anschaulichen Beispiele! Eine Frage noch zum Schluss. Was rätst du Personalabteilungen? Wie sollen sie das Thema Integration angehen?

Saraj Aslam: Ich glaube, dass Personalerinnen und Personaler tatsächlich über inhaltliche Fragestellungen zur Integration kommen. Also indem sie sich fragen, wo überall eine doppelte Datenpflege erfolgt oder wo sie viel mit internen Schnittstellen kommunizieren müssen. Oft zeigt es sich auch dort, wo ein Prozess wegen fehlender, mangelhafter oder stockender Kommunikation oder Information nicht reibungslos funktioniert. Oder wo Dinge gerne vergessen werden und mit Wiedervorlagen und Checklisten gearbeitet wird.  

Personaler könnten brainstormen. So nach dem Motto: Wäre es nicht toll, wenn wir nur X machen müssten und Y automatisch passiert.

Bianca Lampart: Und wenn HR dann solche Fälle identifiziert hat?

Saraj Aslam: Dann sprechen sie am besten mit uns, mit EMPLEOX. Also auch gerne vorher schon, dann machen wir die Analyse mit ihnen gemeinsam.

Wir kennen uns gut mit SAP HCM und SuccessFactors aus, sind bestens mit Personalprozessen vertraut und besitzen hohe Integrationsexpertise.

Wir können Kunden daher gut dahin beraten, wo und an welchen Stellen genau eine Integration sinnvoll und machbar ist. Anschließend bauen wir einen Prozess, der sich gut warten, überwachen und bedienen lässt. Das sind Themen, die in einem Integrationsprozess auch total wichtig sind, die aber Personaler oftmals nicht so präsent haben. Das sind ja auch nicht ihre Kernthemen.

Bianca Lampart: Danke, Saraj, für dieses interessante und aufschlussreiche Gespräch! Integration ist also nicht nur Onboarding. Gut zu wissen, dass sie im Rahmen eines Systemintegrations-Projekts auch Arbeitsprozesse von Personalern erleichtert.