IT erklärt für Personaler - SAP Fiori

Wenn Sie heute SAP HCM verwenden, kommt dabei höchstwahrscheinlich das traditionelle SAP Graphical User Interface, kurz SAP GUI, zum Einsatz. Es listet (je nach Berechtigung und Konfiguration) zahlreiche Transaktionen rund um Prozesse aus dem HR oder angrenzenden Bereichen in einer Baumstruktur auf. Und sieht dabei hinsichtlich Optik und allgemeiner Nutzungserfahrungen – trotz Verbesserungen in jüngster Zeit – nicht unbedingt so aus, wie man es von modernen Web-Applikationen gewöhnt ist. Das gilt oft sogar dann, wenn der Zugriff, wie etwa bei Self-Services, über das Intranet erfolgt.

Es sei denn, es kommt schon die neuere Alternative von SAP zum Einsatz: SAP Fiori. Unter dem Begriff „Fiori“ vereint SAP sowohl eine Technologie als auch eine Design-Richtlinie. Damit schafft SAP seit ein paar Jahren eine moderne, einheitliche, rollenspezifische und intuitive Nutzererfahrung über die verschiedenen Unternehmensanwendungen hinweg, da alle SAP-Entwicklungen diesen Fiori-Design- und Funktionsgrundsätzen folgen. Also egal, ob es um einen HR-Prozess, die Freigabe einer Rechnung im Finanzsystem oder eine Bestellung im Einkauf geht: Die Nutzungserfahrung wird für den Anwender immer einheitlicher.

Zu den bisher verfügbaren Standard-Fiori-Apps von SAP, die Unternehmen bei der Personalarbeit unterstützen, gehören etwa Arbeitszeiterfassung, Abwesenheitsanträge, Arbeitgeberleistungen und Entgeltnachweise.

Fiori-Grundsätze gelten aber auch für jene Apps, die von SAP-Partnern und SAP-Kunden für individuelle Anwendungsfälle entworfen werden, beispielsweise aus dem Angebot von EMPLEOX:

• eine „Stempel-App“ für die mobile Arbeitszeiterfassung,
• ein mobiler Anwesenheitsreport, der auf Knopfdruck zeigt, wer im Gebäude ist,
• eine mobile A1-Antrags-App für die bei Entsendungen innerhalb Europas nötigen A1-Bescheinigungen,
• eine schlanke, elektronische Personalakte für digitale Dokumentenablage
• und vieles mehr.

Jede Fiori-App, egal ob von SAP oder Drittanbietern, soll sich dabei an den wesentlichen Zielen des Fiori-Designkonzepts orientieren. Zum einen ist das eine besonders intuitive, übersichtliche und produktive Nutzerführung. Diese soll alle Anwendenden gleichermaßen bei einer fokussierten und möglichst fehlerfreien Arbeit unterstützen. Durch das 1-1-3-Prinzip (1 Anwender, 1 Anwendungsfall, 3 Navigationsschritte) werden komplexe Anwendungen in aufgabenbasierte Fiori-Apps untergliedert und damit vereinfacht. Dies führt zu einer hohen Akzeptanz unter den Mitarbeitenden.

Zum anderen sind Fiori-Apps komplett plattformunabhängige Webanwendungen, die mit Standards wie HTML5 und JavaScript arbeiten. Wenn auf dem eingesetzten Gerät (PC, Tablet, Smartphone) ein halbwegs moderner Browser läuft, laufen auch die Fiori-Apps. Für viele Unternehmen und ihre Mitarbeitenden eröffnen sich damit in Zeiten von Homeoffice und Remote Work neue Möglichkeiten für mobiles und ortsunabhängiges Arbeiten.

Da Fiori-Apps auch dem etablierten, rollenbasierten SAP-Berechtigungskonzept folgen, werden sie im HR-Bereich vor allem auch sehr gerne für Self-Services genutzt. Das entlastet Personalabteilungen und hilft dabei, sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte zu mehr Eigenverantwortung zu motivieren. Also Prozesse selbst anzustoßen und durchzuführen, statt mal kurz eine Mail an die Personalabteilung zu schicken.

Wie auch bei klassischen SAP-Self-Services können Personaler, Führungskräfte und Mitarbeitende immer nur solche Informationen sehen und Änderungen anstoßen, die ihrer Rolle entsprechen: Führungskräfte also etwa Daten ihres Teams, Mitarbeitende in der Regel nur ihre eigenen.

Zudem können Benutzer ihre Arbeitsumgebung schnell an die eigenen Bedürfnisse anpassen und personalisieren. Das macht die Oberflächen für Anwender übersichtlich und leicht verständlich. Das sogenannte SAP Fiori Launchpad bildet dabei die Startseite für alle Arbeitsprozesse. Von dort aus geht es in die einzelnen Apps.

Fiori liefert jedoch nicht nur attraktivere und intuitivere Oberflächen, sondern ermöglicht auch ganz neue Komfortfunktionen und -transaktionen, die über das hinausgehen, was normalerweise über die Standardtransaktionen in der klassischen SAP-Baumstruktur erreichbar ist. Oder dort erheblich mehr Aufwand erfordert.

Diese Möglichkeiten werden vor allem von Drittanbietern wie EMPLEOX genutzt, etwa für eine einfache Personalakte oder auch eine nahtlose Nutzerführung über technisch getrennte Systeme hinweg.

Mit der angekündigten neuen SAP-HCM-Version für S/4 HANA (auch H4S4 genannt = „HCM for S/4") dürften auch weitere Standardprozesse direkt von SAP „fiorisiert“ werden.

Durch die einheitliche Fiori-Optik gleichen sich inzwischen SAP HCM und SAP SuccessFactors immer mehr an (wenn auch aktuell vor allem bezogen auf die Anwendungen von Mitarbeitenden und Führungskräften), was auch gemischten Systemlandschaften eine attraktivere Nutzungserfahrung bietet. Einen Schritt weiter geht das Angebot „One HXM“ von EMPLEOX, was auch auf der Prozessebene die beiden Welten stärker verzahnt und mit einigen Eigenentwicklungen zu einem kohärenten Ganzen vereint. Übergänge zwischen verschiedenen Systemen und Schnittstellen im Hintergrund sind für Anwender – vor allem auch dank der modernen Fiori-Oberflächen – kein Störfaktor mehr.

SAP Fiori mag daher erst einmal nur nach einem „Buzzword“ der SAP klingen. Und ist es ja irgendwie auch. Dahinter stecken aber eine sinnvolle Strategie und vor allem auch eine Design-Richtlinie, die den wichtigsten Faktor jedes IT-Projekts beeinflusst: die Nutzerakzeptanz.

Wenn Sie das nächste Mal also „Fiori“ hören, wissen Sie, dass sich hinter diesem SAP-Fachjargon etwas Gutes verbirgt, wovon sowohl Personalabteilungen als auch Mitarbeitende und Führungskräfte profitieren.