Erfolgsfaktor Mensch - mit User Adoption zum erfolgreichen Projekt

Dass die Digitalisierung der Welt in solch einem rasanten Tempo voranschreitet, hat viele Gründe. Zu den wichtigsten dürften das Engagement und die Kreativität gehören, mit denen Menschen nicht nur neue Technologien entwickeln, sondern darauf aufbauend auch neue Produkte, Services und ganze Geschäftsmodelle realisieren. Das ist aber nur die eine Seite. Auf der anderen Seite stehen die Nutzer und Nutzerinnen. Ihre Begeisterung für Innovationen und ihre Bereitschaft, diese auszuprobieren, auch wenn sie damit Gewohnheiten aufgeben müssen, sind entscheidend dafür, dass sich Ideen in der Wirklichkeit etablieren. Das heißt aber auch: Wenn eine digitale Idee, wie beispielsweise eine HR-Software, die Nutzenden nicht überzeugt, dann hat sie kaum eine Chance.

Mit digitalen Technologien ist im Personalbereich eine Menge möglich. So werden beispielsweise die HR-Mitarbeitende entlastet, wenn Prozesse mithilfe von IT automatisiert und zudem beschleunigt werden. Die frei gewordene Zeit können sie dann für andere Aufgaben nutzen. Beispielsweise für den Austausch mit Talenten, die gewonnen werden sollen. Dass diese sich für das Unternehmen entscheiden, wird damit wahrscheinlicher. Neben der Effizienz steigt also auch Effektivität. Zahlreiche ähnliche Beispiele ließen sich mühelos ergänzen. Von IT profitieren aber nicht nur die Personaler:innen, sondern alle Mitarbeitenden in einem Unternehmen. Zumindest dann, wenn Self-Services zur Verfügung stehen, über die Mitarbeitende und Führungskräfte verschiedene Personalprozesse abwickeln können: von der Änderung von Stammdaten über die Zeiterfassung bis zur Aktualisierung von Zielerreichungsgraden oder der Teilnahme an E-Learning-Formaten.

Damit die Technologien ihr Potenzial tatsächlich entfalten, kommt es auf eine hohe Akzeptanz der Nutzer:innen an. Und die muss erst einmal hergestellt werden. Das gilt im HR-Kontext aus drei Gründen ganz besonders:

Die meisten Lösungen, die in Unternehmen eingesetzt werden, sind nur für eine vergleichsweise kleine Anzahl von Nutzerinnen und Nutzern relevant. Vielleicht für einen Fachbereich oder sogar nur für eine Gruppe innerhalb eines Fachbereichs. Im HR-Kontext ist das eklatant anders. Alle Mitarbeitende sind von den HR-Prozessen und damit auch von der HR-Software betroffen – zumindest indirekt, in vielen Fällen aber auch direkt.

Die HR-Abteilung gestaltet zwar sämtliche HR-Prozesse in einem Unternehmen – häufig gemeinsam mit anderen Fachbereichen. Sie ist aber nicht an allen Prozessen beteiligt. So gibt sie zwar etwa den Rahmen für Zielvereinbarungen und Leistungsbewertungen vor. Konkretisiert werden die entsprechenden Prozesse aber zwischen Führungskraft und Beschäftigte, ohne dass ein*e Personaler*in einbezogen wird. Das bedeutet auch, dass HR-Software regelmäßig vollständig abseits der HR-Abteilung genutzt wird.

HR-Prozesse sind für niemanden im Unternehmen Teil der eigentlichen Arbeit – abgesehen von der HR-Abteilung natürlich. Die dazugehörigen Aufgaben werden daher häufig als zusätzliche Belastung wahrgenommen, ohne die es auch gehen würde. Die Motivation, sich intensiv und vor allem engagiert mit Personalprozessen zu befassen, ist daher oft gering. Das macht es für HR-Software erst recht schwierig.

Mitarbeitende sind zunächst einmal Mitarbeitende. Und nicht User. Zu Usern werden sie erst dann, wenn...

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