In 7 Schritten HR-Software erfolgreich einführen

Das Zeitalter der Digitalisierung macht keinesfalls vor den HR-Prozessen halt, sondern bietet den Personalabteilungen sogar die Chance sich als strategische Partnerinnen und Partner im Unternehmen zu positionieren. Doch die Einführung einer HR-Software bedeutet mehr, als den Kauf und die Bereitstellung einer trendigen und schicken Software. Damit sich Unternehmen auf dem Weg hin zu einer digitalen Lösung nicht in einem Labyrinth aus Informationen und Möglichkeiten verirren, sind folgende 7 Schritte hilfreich:

Stellen Sie sich vor, Sie wollen sich einen neuen Fernseher kaufen. Zunächst stellt sich die Frage, warum Sie überhaupt ein neues Gerät möchten. Stört Sie die Größe Ihres aktuellen Fernsehers, wünschen Sie sich HD-Fähigkeit oder funktioniert er schlichtweg einfach nicht mehr? Nachdem Sie sich über Ihre Bedürfnisse und Wünsche klar geworden sind, schauen Sie sich die aktuellen Produkte auf dem Markt an.

Diese Gedanken sollten Sie sich auch vor der Einführung einer HR-Software machen.

• Welche Erwartungen haben Sie an eine neue Software?
• Welche Arbeitsschritte sollen konkret durch sie verbessert werden?
• Sind Ihnen manche Aspekte wichtiger als andere?
• Können Prozesse durch sie vereinfacht werden und die Effizienz sowie die Innovationskraft gesteigert werden?
• Welche langfristigen Ziele sollte die neue Software unterstützen?

Denn eine HR-Software sollte eine Lösung darstellen, die Sie langfristig zufriedenstellt.

Bleiben wir bei unserem Beispiel mit dem Fernseher. Nun nutzen Sie das Endgerät nicht nur alleine. Ihre Familie oder Freunde wollen das Gerät auch mitbenutzen. Benötigt der Fernseher deshalb besondere Funktionen, beispielsweise eine Kindersicherung?

Zur Klärung der Frage, wie die neuen Prozesse ablaufen sollen, betrachten Sie die Software am besten aus Anwendersicht. Im Mittelpunkt sollte die Frage stehen, wo Sie zukünftig mit Ihren Prozessen und Services als HR-Abteilung hinwollen und nicht, wo Sie heute stehen. Oft hilft es anhand von Use Cases bzw. Anwendungsszenarien zu klären, was die neue HR-Software leisten soll und wo sie Entlastung bringen muss. Beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden von Beginn an in die Entscheidung mit ein und stärken Sie so das Vertrauen in die neue Software. Vorgegebene Funktionen und Prozessbeispiele der Software können dabei als Inspiration dienen, um vorhandene Prozesse zu überdenken und zu optimieren.

Nachdem Sie die Fragen zum Warum und Was geklärt haben, besuchen Sie den Fachhandel, um sich ein mögliches Gerät anzuschauen. Kaufen Sie auch bei Ihrer HR-Software nicht die Katze im Sack, sondern lassen Sie sich Demos zeigen und prüfen Sie, ob die wichtigsten Funktionen und Aufgaben abgedeckt sind. Bietet die Software sogar neue Möglichkeiten, Prozesse zu gestalten? Wie sieht es mit der Innovationsfähigkeit aus und wird eine stetige Verbesserung geboten? Gibt es kompetente Hilfe durch einen Support auch nach der Einführung?

Einfacher wird die Auswahl, wenn Sie auf sogenannte Best Practices zurückgreifen. Also bereits erprobte Prozesse und Projektvorgehensweisen zu nutzen, um schneller bei der Einführung zu sein und trotzdem eine gute Software zu bekommen.

Bevor Sie aber den Stift zur Vertragsunterzeichnung ansetzen, klären Sie, ob im Vertrag alle wesentlichen Punkte, wie beispielsweise klar definierte Anforderungen, Verantwortlichkeiten und Mitwirkungspflichten, festgelegt sind. Was passiert, wenn etwas mal nicht wie gewünscht funktioniert? Wie ist der Support der Anbietenden ausgebaut und welcher Aufwand kommt bei möglichen Wartungen auf Sie zu? Besonders bei sensiblen Personaldaten ist auch der Datenschutz von höchster Priorität. So sollte im Vorfeld sichergestellt sein, dass alle Regelungen eingehalten werden.

Wer schließt Ihnen nun Ihren erworbenen Fernseher an bzw. wer implementiert Ihre neue HR-Software? Oft übernehmen dies Partnerinnen und Partner von Softwareherstellern. Bei der Auswahl geeigneter Implementierungsdienstleistenden sollten Sie weitere Faktoren als das Preis-Leistungsverhältnis beachten. Auch die Expertise, Verfügbarkeit, Umsetzungsschnelligkeit sowie Prozess-Know-how sollte in die Entscheidung zu richtigen Dienstleistenden einfließen.

Übrigens: Sympathie bzw. der Cultural Fit ist eins der wichtigsten Kriterien, wenn Kunden nach Erfolgsfaktoren bei gelungener Zusammenarbeit befragt werden!

Der Fernseher ist gekauft, doch wer ist nun zu Hause und setzt sich mit dem neuen Gerät auseinander? Auch bei der Einführung einer HR-Software werden neben finanziellen Ressourcen auch personelle benötigt. Projektverantwortliche sollten bei der Einführung einer HR-Software ausreichend Kapazitäten zur Verfügung gestellt werden, damit Sie sich ganz auf diese wichtige Aufgabe konzentrieren können.

Zu klären ist, wer welche Aufgabenbereiche übernimmt und was bis wann an wen zugearbeitet werden muss. Hilfreich ist hier die Unterstützung bereits erfahrener Projektleitende, welche sich mit den Beteiligten austauschen und Entscheidungen schnell kommunizieren und auch treffen dürfen.

So wie Sie Ihren neuen Fernseher ausprobieren, so sollten Sie auf jeden Fall auch Ihre HR-Software testen. Lassen Sie Ihren Implementierungspartner- oder partnerin nicht gehen, bevor Sie die wichtigsten Funktionen geprüft haben. Ihre HR-Mitarbeitenden sollten das System testen, damit Sie einerseits mit dem neuen HR-Systems vertraut werden und andererseits, um mögliche Fehler zu identifizieren. Eine vertragsgemäße Abnahme der Software-Lösung sollte erst erfolgen, wenn die Testphase erfolgreich abgeschlossen ist.

Übrigens: Bei Best Practice Implementierungen verringert sich der Testaufwand, da die vorkonfigurierten Prozesse standardisiert implementiert werden. So bleibt Ihnen mehr Zeit für Training.

Beim neuen Fernseher sind wahrscheinlich alle Familienmitglieder ganz begeistert! Bei einer neuen HR-Software bedarf es meist mehr an Information und Motivation. Das ist verständlich, da sich mitunter einiges für Ihre Mitarbeitenden ändern kann.

Zum Beispiel sollten Sie neue oder veränderter Prozesse frühzeitig kommunizieren und ggf-. auch „Werbung“ dafür machen – ganz im Sinne eines erfolgreichen Change-Managements. Ihre Mitarbeitenden sollten über Abläufe und Zeitplan informiert werden sowie im Vorfeld bereits Schulungen und Briefings erhalten. In diesem Schritt ist der Implementierungspartner oder -partnerin ebenfalls eine große Hilfe, falls Sie dies wünschen. Sie klären Fragen, können Sie bei Schulungsmaßnahmen unterstützen und z. B. telefonisch mit Rat und Tat zur Seite stehen. Das entlastet Ihre Organisation sowie das Projektteam und hilft dabei, dass Ihre neue HR-Software erfolgreich ab dem ersten Tag im Einsatz ist.