Alles was Sie über „Vergütungsmanagement“ wissen müssen

Das Vergütungsmanagement beinhaltet alle Maßnahmen eines Unternehmens, die sich auf die Gestaltung des monetären Gesamtpakets eines Mitarbeitenden auswirken. Dazu gehören typischerweise die jährliche Gehaltsrunde, in der Gesamtgehälter für das kommende Jahr geplant werden, sowie die regelmäßige Auszahlung eines variablen Gehaltsanteils, z.B. monatlich, quartalsweise oder auch jährlich. Hinzu können weitere Prämien oder Zusatzleistungen kommen.

Angemessene Vergütung ist Bewerbern und Mitarbeitenden immer noch wichtig bei der Wahl eines attraktiven Arbeitgebers. Mitarbeiter & Mitarbeiterinnen wollen für ihre Leistungen belohnt werden. Dazu kann sowohl die Grundgehaltserhöhung als auch die variable Vergütung dienen. Eine konkrete Leistungsbeurteilung oder Zielerreichung dient meistens als Basis für die Erhöhung des Gehalts oder Auszahlung variabler Anteile. Obwohl die monetäre Entlohnung oft als „Hygienefaktor“ (verhindert die Entstehung von Unzufriedenheit, trägt jedoch nicht aktiv zur Zufriedenheit bei) angesehen wird, sollte der motivierende Faktor der Incentivierung nicht unterschätzt werden. Es geht nicht um die absolute Höhe des Gehalts, sondern vielmehr um psychosoziale Faktoren. Das bedeutet, dass Mitarbeiter aus dem Vergleich zu anderen Kollegen Anerkennung und Stolz ziehen können - und das auch in Bezug auf Gehaltsvergleiche.

Es ist für einen Arbeitnehmer heutzutage leicht, Vergleichsdaten aus der Branche oder Region im Internet zu finden und einzuschätzen, ob er damit unter oder über dem Durchschnitt liegt. Gelingt es einem Unternehmen, seine eigenen wirtschaftlichen Aspekte mit attraktiven Gehaltspaketen in Einklang zu bringen, verschafft es sich somit wichtige Vorteile auf dem Arbeitgebermarkt und sorgt für langfristige Arbeitnehmerbindung. Somit stärkt ein gutes Vergütungssystem die Arbeitgebermarke und das Employer Branding.

Vergütungsmanagement sollte vor allem fair und transparent betrieben werden. Dies sind die Hauptaspekte, die wichtig für die Mitarbeiter sind. Wenn Mitarbeiter nicht nachvollziehen können, auf welcher Grundlage ihre Vergütung geplant wurde, erzeugt dies keinen positiven Effekt, sondern Intransparenz und Unsicherheit. Auch bei zufriedenstellenden Erhöhungen hat der Mitarbeiter keine Chance herauszufinden, wie er dies im nächsten Jahr nochmals erreichen kann. Daher sollten klare Kriterien für die Erhöhungen definiert und an die Belegschaft kommuniziert werden. Dies geht Hand-in-Hand mit einem standardisierten und klar strukturierten Prozess. Dieser Prozess ist aber nicht starr, sondern sollte regelmäßig überprüft und an die Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst werden.

Vergütungsmanagement hat viele Facetten. Die Zeit der einfachen Grundgehaltserhöhung ist vorbei. Mitarbeiter möchten nicht nur mit einem fixen Gehalt vergütet werden, sondern die Möglichkeit haben, ihre Vergütung an ihre Lebensphasen anzupassen. Da sich die Lebensumstände eines jeden Mitarbeiters über die Spanne des Arbeitslebens verändern, ist eine flexible Anpassung empfehlenswert. Beispielsweise wird ein Berufseinsteiger meist mehr von einer hohen variablen Vergütung profitieren wollen, da er meist motiviert ist viel Leistung zu erbringen und es ihm eine Möglichkeit gibt, sich zu profilieren. Mitarbeiter, die eine Familie bzw. Kinder haben, profitieren dabei eher von einem höheren Urlaubsanspruch, Home-Office oder Zuschüssen zu Kindergartenbeiträgen. Diese Art zu vergüten steigert nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeiter, sondern auch die Bindung an das Unternehmen, da der Arbeitgeber das Privatleben seiner Mitarbeiter berücksichtigt. Dies ist natürlich nur möglich, wenn die einzelnen Vergütungsbestandteile monetär vergleichbar sowie Transparenz und Fairness berücksichtigt bleiben. Ein definierter Rahmen mit der nötigen Flexibilität bietet dem Mitarbeiter die meisten Vorteile, wobei die Vergütung für das Unternehmen steuerbar bleibt.

• Manager können ihr Budget anhand von festgelegten Kriterien leichter und fairer verteilen
• Klare Vergütungsstrukturen und –prozesse fördern das Verständnis und die Akzeptanz bei Mitarbeitern und Führungsrkäften
• Höhere Mitarbeiterbindung durch Auswahl von individuell sinnvollen Gehaltsbestandteilen
• Stärkung eines guten Arbeitgeberimages durch wettbewerbsfähige Gehälter in der Branche / Region
• Gewährleistung des Datenschutzes durch standardisierte Prozesse

Die wohl größte Herausforderung im Vergütungsmanagement bleibt die Balance zwischen den Budgetvorgaben des Unternehmens und den Erwartungen der Mitarbeiter. Das gilt besonders dann, wenn in den Medien gerade intensiv über besonders hohe Tarifabschlüsse berichtet wird. Denn daran orientieren sich dann die Mitarbeitenden.

Auch hierbei sind eine klare Vergütungsstruktur und Offenlegung der Leistungsanforderungen hilfreich, um beim Mitarbeiter Akzeptanz zu fördern.

Des Weiteren stellt der Datenschutz eine große Herausforderung dar. Beim Vergütungsmanagement kommen die HR-Mitarbeiter sowie die Führungskräfte stets in Kontakt mit vielen sensiblen Daten. Daher muss sichergestellt werden, dass nur direkt am Planungsprozess beteiligte Personen Zugriff auf die Daten erhalten und diese möglichst nicht lokal gespeichert, per Mail versendet oder ausgedruckt werden. Es gilt also die Führungskräfte dahingehend gezielt zu schulen.

Eine Unterstützung kann dabei außerdem eine Vergütungssoftware, z.B. von SAP SuccessFactors mit einem klar definierten Prozess und Berechtigungsrollen bieten.

• HR-Mitarbeiter: Die HR-Abteilung ist maßgeblich an der Planung und Ausgestaltung des Vergütungsmanagements beteiligt. Je nach Größe des Unternehmens gibt es auch dezidierte HR-Referenten für die Vergütung (Compensation & Benefits).
• Geschäftsführung: Sie gibt das jährliche Budget für die Gehaltserhöhungen vor und genehmigt teilweise auch selbst die Gesamtvergütungsplanung.
• Führungskraft: Die Führungskraft plant für die eigenen Mitarbeiter die Vergütungsbestandteile ein und muss diese auch bspw. in einer sogenannten Kalibrierungsrunde gegenüber anderen Managern rechtfertigen.
• Genehmiger: Oft muss die übergeordnete Führungskraft die Vergütungsplanungen der eigenen Führungskräfte prüfen und genehmigen.
• Mitarbeiter: Oft sind die Mitarbeiter nicht direkt involviert, sondern werden nur über das Ergebnis der meist jährlichen Vergütungsrunden informiert. Teilweise könne Mitarbeiter aber auch schon eigene Wünsche einbringen, z. B. ob eine Erhöhung in den fixen oder variablen Gehaltsanteil einfließen soll.

Vergütungsmanagement ist kein alleinstehender Personalprozess, sondern eng verwoben mit weiteren HR-Prozessen. Bevor die Vergütungsplanung beginnt, wird in den meisten Fällen eine Zielvereinbarung bzw. eine Leistungsbeurteilung mit den Mitarbeitern durchgeführt. Zielerreichungen können auf Ebene des einzelnen Mitarbeiters, eines Teams oder des gesamten Unternehmens ermittelt werden und dienen häufig als Berechnungsgrundlage der variablen Auszahlung. In der Grundgehaltserhöhung wird unter anderem die Leistungsbeurteilung in Betracht gezogen. Darüber hinaus ist auch die Personalkostenplanung der Vergütungsplanung vorgeschaltet. Diese ermöglicht es Unternehmen, die Höhe des Budgets für die Vergütungsplanung zu bestimmen. Sobald der Planungsprozess abgeschlossen ist, schließt sich zwingendermaßen die Personalabrechnung an. Das beste Vergütungsmanagement ist wertlos, wenn die geplanten Bestandteile nicht in genau der richtigen Höhe sowie zum richtigen Zeitpunkt beim Mitarbeiter ankommen.