HR-IT-Roadmap - die digitale Zukunft der Personalarbeit gestalten

Neulich habe ich eine Postkarte gesehen, auf der stand: „Planlos geht mein Plan los“. In manchen Situationen vielleicht ein guter Ansatz. Allerdings nicht, wenn es um die Modernisierung und Digitalisierung von HR-Prozessen geht. Zum Glück gibt es eine Methode, das Thema planvoll anzugehen: die HR-IT-Roadmap. 

Was das ist und wer da was wie macht – ich habe nachgefragt. Bei Clemens Wieser, Principal Consultant bei der Empleox Austria GmbH. Zusammen mit KollegInnen unterstützt er Unternehmen bei der HR-Digitalisierung. 

Bianca Lampart: Was ist eine HR-IT-Roadmap?

Clemens Wieser: Die HR-IT-Roadmap ist ein Fahrplan, eine Art Masterplan für Unternehmen, wie sie Investitionen für die Modernisierung ihrer HR-Prozesse und HR-Software in den nächsten Jahren zielgerichtet und mit einem ganzheitlichen Blick angehen können. Sie hilft,  

• Digitalisierungspotenziale für HR-Prozesse zu identifizieren und Prioritäten zu setzen
• Investitionsaufwände und Zeithorizonte für HR-IT-Projekte transparent zu machen
• eine nachhaltige Zielsystemlandschaft zu entwerfen. 

Bianca Lampart: Wer genau kommt zwecks einer HR-IT-Roadmap auf Empleox zu und warum?

Clemens Wieser: Oft kommt der Impuls direkt von den HR-Entscheidern, ausgelöst durch einen ganz konkreten Leidensdruck: Viele Prozesse in der Personalbeschaffung, -administration oder -entwicklung sind zu aufwendig, zu papierlastig oder gar nicht digitalisiert. So halten sie der Wachstumsstrategie des Unternehmens nicht mehr stand. Oder die Serviceleistungen der Personalabteilung sollen verbessert werden mit dem Ziel, den Stellenwert von HR im Unternehmen zu stärken und um insgesamt moderner und proaktiver zu werden.

Manchmal kommt der Impuls aber auch von der IT-Abteilung. Themen wie SAP ERP S/4 HANA oder die SAP HXM Produktstrategie sind dann die primären Treiber. 

Unerlässlich ist allerdings, dass wir HR und IT gemeinsam am Tisch haben. Der Rahmen kann dabei ganz unterschiedlich sein: Manchmal kommen wir nur mit den HR- und IT-Entscheidern zusammen, oft wird der Kreis um weitere Experten aus HR und IT erweitert. 

Bianca Lampart: Wie sieht so ein Roadmap-Projekt dann konkret aus?

Clemens Wieser: Wir führen zunächst ein Vorgespräch mit dem Kunden und eruieren, um was es ihm genau geht, was er sich wünscht. Darauf basierend legen wir die Beratungsmethode und den -umfang fest.

Fixer Bestandteil jeder HR-IT-Roadmap ist der Zielbild-Workshop.

Für die Analyse haben wir flexible Workshop-Formate als Bausteine entwickelt. So können wir unsere Kunden bestmöglich und individuell in ihren Digitalisierungsvorhaben unterstützen. Konkret läuft das so ab:

Zielbild-Workshop

Im Zielbild-Workshop erarbeiten wir ausgehend von der aktuellen HR-Organisation und HR-IT-Landschaft das HR-Zielbild: Wo möchte HR hin? Was möchte HR für wen sein? Welche Schmerzpunkte sind zu überwinden? Welche Digitalisierungsaspekte sollen erfüllt werden? Zielsetzungen können dabei sein:

• Den Stellenwert von HR stärken bzw. ihre Beratungsfunktion ausbauen
• Mehr Zeit für Personalentwicklung und strategische HR-Themen gewinnen durch Automatisierung, papierlose Personalarbeit und integrierte Datenflüsse
• Modern und attraktiv sein für digitale Talente durch anwenderfreundliche Tools und eine aktiv gestaltete Employee Experience.

Analyse-Workshop(s)

Hier beleuchten wir die aktuellen HR-Prozesse und IT-Systeme des Kunden, um Empfehlungen und Prioritäten abzuleiten. Die relevanten Themenfelder werden im Vorgespräch festgelegt – sie gliedern sich meist in: 

• HR-Core: Stammdaten, Organisationsmanagement, Personalabrechnung und Zeitwirtschaft
• Talent: Personalbeschaffung & Onboarding, Weiterbildung & Personalentwicklung, Nachfolgeplanung
• Compensation & Budget, Reporting & Planning

Das Format der Analyse-Workshops schneiden wir abhängig von den Bedarfen und verfügbaren Ressourcen auf den Kunden zu. Es reicht von Experteninterviews an einem Tag bis zu separaten Workshop-Tagen je Themenfeld. Ob also rasche Erhebungen der Ist-Prozesse oder doch fundierte Diskussionen im größeren Teilnehmerkreis einschließlich Best-Practice-Impulsen moderner HXM-Suiten gewünscht sind, entscheidet der Kunde nach seiner Zielsetzung gemeinsam mit uns.

Bianca Lampart: Gibt es etwas, was euch immer wieder auffällt?

Clemens Wieser: Ja. Die genaue Auftragsklärung wird oft unterschätzt. Es ist wirklich wichtig, sich Zeit zu nehmen um Zweck, Format und Auftraggeber/Teilnehmende der HR-IT-Roadmap festzulegen. 

Wir werden nicht müde zu betonen, wie wichtig es ist, HR und IT gemeinsam im Boot zu haben. Nicht nur für die Implementierung, sondern auch für den späteren Betrieb. Federführend in den Diskussionen ist oftmals die Personalabteilung, handelt es sich doch um ihre ureigensten Prozesse. Immer wieder liefert aber auch die IT wertvolle Hinweise z.B. in Richtung Schnittstellen. 

Häufig stellt sich in den Analysen außerdem heraus, dass viel mit Excel und Word Templates gearbeitet wird. Nicht nur die Doppelpflege von Daten aufgrund einer fehlenden zentralen Datenbasis kostet unglaublich viel Zeit. Auch Datenschutz- oder Datensicherheitsrisiken werden oft nicht erkannt. 

Geht es dann konkret um Software-Unterstützung, kristallisiert sich ein Kundenwunsch immer sehr schnell heraus: Es darf nicht sein, dass Software die Menschlichkeit ersetzt! 
Besonders gut kommt daher an, wenn wir die Potentiale integrierter HXM-Suiten in Demos vorstellen und konkret auf den Kunden umlegen. Und er erkennt: Moderne HXM-Suiten sind keine Experten-, sondern Endanwender-Systeme, in denen HR sehr viel selbst gestalten kann! Insbesondere integrierte Datenflüsse, Genehmigungsworkflows, Self-Services und Benachrichtigungen über erforderliche Aktionen oder ablaufende Fristen sind dann sehr gefragt. 

Ein häufiges Thema auch ist die internationale Rollout-Strategie und der globale Mehrwert standardisierter HR-Prozesse. Die Überprüfung, ob die bestehenden HR-Ressourcen und -Rollen für eine Internationalisierung aufgestellt sind, spielt hier eine wichtige Rolle. 

Bianca Lampart: Was ist euch bei eurem Vorgehen methodisch wichtig?

Clemens Wieser: In erster Linie Einfachheit. Nachdem wir verstanden haben, aus welchen Schmerzpunkten heraus der Kunde den Ist-Zustand verlassen will, fokussieren wir uns auf das Zielbild: Zielprozesse, Zielsysteme aber auch kulturelle Themen haben hier großen Raum. Wir hören unseren Kunden dabei ganz genau zu und berücksichtigen die individuelle Situation. 

Bianca Lampart: Was passiert dann mit dem Zielbild, das ja sehr facettenreich sein kann.

Clemens Wieser: Ja, das stimmt. Hier kommen viele Wünsche und Begrifflichkeiten zusammen. Wir sorgen im nächsten Schritt für eine entsprechende Konkretisierung und Priorisierung der HR-Themen:

• Was sind Must-haves der Digitalisierung, was ist nice to have?
• Wie kann eine Softwareunterstützung jeweils aussehen?
• Welche Schritte sind in welcher Reihenfolge zu unternehmen?
• Welche Abhängigkeiten gilt es zu berücksichtigen?

Wir erarbeiten Optionen aufgrund unserer Erfahrung und Kundenkenntnis und schauen, womit der Kunde am meisten in Resonanz geht, welche Alternative die Kundenbedürfnisse am ehesten trifft und abdeckt. 

In der Ergebnispräsentation geht es um handfeste Ergebnisse und klare Orientierung. Wir legen dar, wie das Digitalisierungsvorhaben des Kunden nachhaltig aufgegleist werden kann. Das umfasst:

• Das im Workshop entwickelte HR-Zielbild einschließlich HR-IT-Ziellandschaft.
• Handlungsempfehlungen, die die Digitalisierungsmaßnahmen kurz und bündig beschreiben, erforderlichenfalls in Varianten oder mit Zwischenstufen.
• Die HR-IT-Roadmap, die die zu digitalisierenden HR-Prozesse auf einer Zeitachse darstellt. Besonders viel Arbeit fließt in die vorgeschlagene Dauer und Reihenfolge. Denn für den Erfolg des Digitalisierungsvorhabens zählt die für jeden Kunden individuell passende Geschwindigkeit. Es gilt, realistisch zu bleiben und die Organisation nicht zu überfordern. Daher kommen auch Themen zur Sprache, wie gut HR und IT für das Digitalisierungsvorhaben gewappnet sind. Stichwort: Mindset und Ressourcen.
• Der Investitionsplan gibt eine Indikation für einmalige Implementierungs- und laufende Lizenzkosten, um die Investition grob zu bemessen, bevor detaillierte Angebote oder Lizenzverhandlungen erfolgen. 

Bianca Lampart: Wie geht es nach der erarbeiteten HR-IT-Roadmap weiter?

Clemens Wieser: In aller Regel sind die Kunden nach der Entwicklung der Roadmap voller Tatendrang und wollen sie entsprechend umsetzen. In diesem Fall steht dann die Klärung kaufmännischer Themen zwecks Projektfreigabe, also Budgetbewilligung, Lizenzen etc., auf der Agenda. Danach die Ressourcenplanung und -klärung sowie die Projektorganisation seitens des Unternehmens. Denn die Herausforderung liegt in der Regel darin, das Digitalisierungsvorhaben in das laufende Alltagsgeschäft von HR und IT zu integrieren. Und wir von Empleox schauen parallel, ob und wo wir bei Bedarf mit unserem Projekt- und Changemanagement zusätzlich unterstützen können. Dann geht es in die Umsetzung.

Bianca Lampart: Gibt es ein Kundenfeedback, das dir besonders im Gedächtnis geblieben ist?

Clemens Wieser: Ja, das eines HR-Leiters direkt im Anschluss an einen Workshop. Da sagte er zu meinem Kollegen und mir, dass er es super fand, keine Verkaufspitches zu bekommen, sondern ehrliche Beratung und Transparenz zu Abhängigkeiten, Herausforderungen und realistischen Zeiträumen. Das hat uns natürlich sehr gefreut. 

Oft bekommen wir auch positives Feedback zu unserer Methode, die als effizient erlebt wird und schnelle Orientierung gibt. Kunden schätzen unsere Beratung auf Augenhöhe und den Mix aus HR-Expertise und technischem Know-how, also unseren ganzheitlichen Blick.  

Bianca Lampart: Das klingt doch mal deutlich besser als „Planlos geht mein Plan los“! Danke, Clemens, für das Gespräch!