Die SAP Stammdatenpflege leicht gemacht

Ein Blick auf die Trends im HR und wir stellen fest, dass ein Thema fehlt: Die Sicherstellung einheitlicher Stammdaten unternehmensweit. Hierfür können mehrere Gründe ausschlaggebend sein:

• Es existiert bereits eine Lösung zur Stammdatenpflege
• Stammdatenpflege ist nicht bedeutend genug, um überhaupt thematisiert zu werden
• Die Unternehmen und wir als Beratungspartner scheuen uns, eine solche Selbstverständlichkeit als noch offenen Punkt zu betrachten
• Es wird davon ausgegangen, dass es ohnehin keinen Lösungsansatz zu diesem Thema gibt

Lassen Sie uns doch mal die einzelnen Aussagen, die wir alle schon mehr oder weniger so gehört haben, genauer anschauen. Ich bin mir sicher, Sie finden sich ebenfalls irgendwo wieder.

Haben die meisten Unternehmen wirklich bereits eine zufriedenstellende Lösung gefunden? So gerne wir dieser Aussage zustimmen wollen, so wenig sprechen unsere Erfahrungen dafür. In keinem anderen HR-Bereich erleben wir täglich einen vergleichbaren Flickenteppich. Allein in den letzten zwei Wochen waren unsere Mitarbeitenden ausschließlich zu diesem Thema in fünf verschiedenen Kundensituationen bei Unternehmen von 1.000 bis zu 16.000 Mitarbeitenden. Die Aussagen der Unternehmen waren alle gleich: „Wir können, Stand heute, auf Knopfdruck keine Aussage über die Anzahl der Mitarbeitenden in unserem Unternehmen treffen. Nicht zu sprechen von automatisierten Kennzahlen über Geschlecht, Alter oder Vergütung.“ Unnötig zu sagen, dass die am meisten gefürchtete Vorstands- bzw. Geschäftsführungsfrage die folgende ist: „Könnten Sie mir mal bitte kurz eine Übersicht über unsere Mitarbeitenden, die Mitarbeitendenzahl pro Unternehmensbereich und wenn möglich auch die Altersstrukturen schicken?“. Ein Anruf und das Chaos bricht los. Und dann hilft nur Microsoft… Es lebe Excel. Wir finden, das ist keine Lösung!

Vielleicht ist es in Zeiten, in denen alle Welt über 4.0 Themen diskutiert und die personalwirtschaftliche Fachpresse praktisch jedem Unternehmen ohne vollumfänglich digitalisierte Nachfolgeplanung inklusive 10-Jahres Forecast die Zukunftsfähigkeit abspricht, kaum vorstellbar, aber: Die meisten Unternehmen brauchen für die tägliche Personalarbeit auch heute noch so banale Datenfelder wie Name, Adresse oder Geburtsdatum.
Und wenn wir schon bei den presseträchtigen Themen sind: Wie bitteschön soll eine Nachfolgeplanung funktionieren, wenn die Personalabteilung nicht weiß, wann Mitarbeitende aufgrund des Renteneintritts das Unternehmen verlassen? Und wie sollen Prognosen über Zielgruppen getroffen werden, wenn überhaupt nicht bekannt ist, ob und wie viele Mitarbeitende in dieser Zielgruppe vorhanden sind? Sie können sich unsere Meinung denken. Das Stammdaten-Thema als „nicht relevant“ abzustempeln, ist definitiv keine Lösung.

Ein tatsächlich valider Punkt. Ist es uns schlicht peinlich, dass wir hier immer noch ein offenes Thema haben? Und leider können wir auch kaum Begeisterung für dieses Thema erzeugen? Zugegeben, sexy ist es nicht sich diesem Thema zu stellen. Aber wie so oft, gilt auch hier die Feststellung, dass Wegschauen die Herausforderung nicht lösen wird. Sie wird dadurch nur noch größer, als sie ohnehin schon ist. Wegducken gilt nicht und ist pure Vogelstrauss-Politik.

Noch fataler wäre die Aussage, dass es schlicht keinen Lösungsansatz gibt. Denn hierdurch würde sich außer Resignation keine Handlungsoption ergeben. Aber ist das wirklich der Fall? Wie oben beschrieben, behelfen sich diverse Firmen mit Excel-Tabellen, die wahlweise manuell oder über die Nutzung der Officefunktion SVERWEIS (vielleicht eines der Top 3 Hilfsmittel im Personalcontrolling) regelmäßig aktualisiert werden. Andere Unternehmen nutzen die Möglichkeit, teilautomatisierte Uploads in ein SAP HCM System einzubinden – das klassische .csv-Datenformat hilft fast immer weiter. Einheitlichkeit besteht nur in der Aussage, dass es „so nicht weitergehen kann“, weil die Fehleranfälligkeit dieser Varianten deutlich zu hoch ist.

Gibt es vielleicht gar keine zufriedenstellende Lösung? Wir meinen doch! SAP SuccessFactors bietet mit dem Employee Central die überzeugende Stammdatenlösung für alle Unternehmen, die komplexe Unternehmensstrukturen aufweisen und diese Daten nicht ausschließlich zentral verwalten können. Was macht SAP SuccessFactors Employee Central zu DER Lösung für die Stammdatenverwaltung?

• Moderne User Experience
• Einheitliche Oberflächen für Mitarbeitende, Führungskräfte und Power User
• 24 Stunden Zugriff über einen Webbrowser auf das System
• Pflege der Daten über die SAP SuccessFactors App

Unabhängig davon, ob die Stammdaten vollständig in Employee Central gepflegt werden oder ob Firmen die Stammdaten für einzelne Standorte mittels Schnittstellen liefern und andere Standorte Ihre Stammdaten nur in Employee Central ergänzen: die Stammdaten sind in Employee Central immer aktuell gepflegt.