In sieben Schritten zur passgenauen HR-Software

Rund 250 HR-Softwarelösungen bietet allein der deutsche Markt. So vielfältig wie Ihre Prozesse in HR sind die Anwendungen: Sie haben die Wahl zwischen Gesamtlösungen und Spezialanwendungen für einzelne Prozesse. Nahezu alles lässt sich digital abbilden. Auch die Anbieter decken die ganze Spannbreite ab – von Freelancern, die Ihnen eine Individualsoftware stricken, bis zu internationalen Softwarehäusern. Wie also die richtige Lösung finden? Am besten, indem Sie einen Schritt nach dem anderen gehen.

Stellen Sie sich vor, Sie wollen sich einen neuen Fernseher kaufen. Zunächst stellt sich die Frage, warum Sie überhaupt ein neues Gerät anschaffen. Stört Sie die Größe Ihres aktuellen Fernsehers, wünschen Sie sich HD-Fähigkeit oder funktioniert er schlichtweg einfach nicht mehr? Nachdem Sie sich über Ihre Bedürfnisse und Wünsche klar geworden sind, schauen Sie sich die aktuellen Produkte auf dem Markt an.

Bei der Einführung einer HR-Software können Sie ähnlich vorgehen. Klären Sie zuerst, was Sie überhaupt benötigen:

• Welche Erwartungen haben Sie an eine neue Lösung?
• Welche Arbeitsschritte sollen verbessert werden?
• Welche Aspekte sind Ihnen besonders wichtig?
• Wie kann die Software dazu beitragen, Prozesse zu vereinfachen und die Effizienz sowie Innovationskraft zu steigern?
• Welche langfristigen Ziele sollen unterstützt werden? Es lohnt sich, diese Frage sorgfältig zu beantworten, denn mit der Implementierung binden Sie sich über Jahre an eine HR-Software. Es wäre fatal, wenn Sie nach einiger Zeit feststellen müssten, dass die Lösung Sie bei der Weiterentwicklung Ihrer Personalprozesse eher behindert als unterstützt.

Bleiben wir bei unserem Beispiel mit dem Fernseher. Nun nutzen Sie das Endgerät nicht nur allein. Ihre Familie oder Freunde schauen auch. Benötigt der Fernseher deshalb besondere Funktionen, beispielsweise eine Kindersicherung?
Wenn Sie die Software aus Anwendersicht betrachten, gewinnen Sie wichtige Anhaltspunkte, worauf Sie achten sollten:

• Mit Use Cases bzw. Anwendungsszenarien können Sie klären, was die neue HR-Software leisten soll und wo sie Entlastung bringen muss. Bedenken Sie dabei, dass sowohl Mitarbeitende aus allen Abteilungen als auch Bewerberinnen und Bewerber in der Regel mit Ihrer Software in Berührung kommen. Eine gute User Experience ist daher unverzichtbar, damit auch technisch weniger versierten Mitarbeiterinnen ihre Angelegenheiten selbstständig regeln können.
• Denken Sie auch an Ihre Führungskräfte. Manche Aufgaben – wie etwa die Protokollierung von Mitarbeitergesprächen – kommen selten vor. Hier wäre weniger mehr: eine Anwendung, die sich auf das Wesentliche beschränkt und in die sich die Kolleginnen und Kollegen nicht jedes Mal von Neuem „hineinfuchsen“ müssen.
• Beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden von Beginn an in die Entscheidung ein und stärken Sie so das Vertrauen in die neue Software. Vorgegebene Funktionen und Prozessbeispiele der Software können dabei als Inspiration dienen, um vorhandene Prozesse zu überdenken und zu optimieren.

Zurück zum Fernsehgerät: Nachdem Sie die Fragen zum Warum und Was geklärt haben, besuchen Sie den Fachhandel, um sich Geräte anzuschauen. Kaufen Sie auch bei Ihrer HR-Software nicht die Katze im Sack, sondern lassen Sie sich Demos zeigen und prüfen Sie, ob die wichtigsten Funktionen und Aufgaben abgedeckt sind:

• Bietet die Software sogar neue Möglichkeiten, Prozesse zu gestalten?
• Wie sieht es mit der Innovationsfähigkeit aus und sind regelmäßige Updates und Releases im Umfang enthalten?
• Unterstützt der Support auch nach der Einführung?

Einfacher wird die Auswahl, wenn Sie auf sogenannte Best Practices zurückgreifen. Also bereits erprobte Prozesse und Projektvorgehensweisen, um die Einführung zu beschleunigen und trotzdem ein hervorragendes Ergebnis zu erzielen.

Bevor Sie den Stift zur Vertragsunterzeichnung ansetzen, klären Sie, ob im Vertrag alle wesentlichen Punkte, wie beispielsweise klar definierte Anforderungen, Verantwortlichkeiten und Mitwirkungspflichten, festgelegt sind.

• Was geschieht, wenn etwas mal nicht wie gewünscht funktioniert?
• Wie leistungsfähig ist der Support der Anbieter und welcher Aufwand kommt bei möglichen Wartungen auf Sie zu?
• Bietet die Lösung einen umfassenden Datenschutz? Besonders bei sensiblen Personaldaten muss dieser Aspekt vorrangig behandelt werden. Versichern Sie sich vorab, dass alle Regelungen eingehalten werden.

Wer schließt Ihnen nun Ihren neu erworbenen Fernseher an bzw. wer implementiert Ihre neue HR-Software? Oft übernehmen dies Partner von Softwareherstellern. Bei der Auswahl geeigneter Implementierungsdienstleister sollten Sie nicht ausschließlich auf das Preis-Leistungsverhältnis schauen. Auch die Expertise, Verfügbarkeit, Umsetzungsgeschwindigkeit sowie das Prozess-Know-how sollten in die Entscheidung einfließen.

Übrigens: Sympathie bzw. der Cultural Fit ist eines der wichtigsten Kriterien, wenn Kunden nach Erfolgsfaktoren für eine gelungene Zusammenarbeit gefragt werden.

Zu klären ist, wer welche Aufgabenbereiche übernimmt und was bis wann an wen zugearbeitet werden muss. Hilfreich ist hier die Unterstützung erfahrener Projektleiterinnen und -leiter, die sich mit den Beteiligten austauschen und Entscheidungen schnell kommunizieren und auch treffen dürfen.

So, wie Sie Ihren neuen Fernseher ausprobieren, sollten Sie auf jeden Fall auch Ihre HR-Software testen. Lassen Sie Ihren Implementierungspartner nicht gehen, bevor Sie die wichtigsten Funktionen geprüft haben. Ihre HR-Mitarbeitenden sollten die Anwendungen ausprobieren, damit Sie einerseits mit dem neuen HR-System vertraut werden, und andererseits, um mögliche Fehler zu identifizieren. Eine vertragsgemäße Abnahme der Software-Lösung sollte erst erfolgen, wenn die Testphase erfolgreich abgeschlossen ist.

Übrigens: Bei Best-Practice-Implementierungen verringert sich der Testaufwand, da die vorkonfigurierten Prozesse standardisiert implementiert werden. So bleibt Ihnen mehr Zeit fürs Training.

Vom neuen Fernseher sind wahrscheinlich alle Familienmitglieder ganz begeistert! Bei einer neuen HR-Software bedarf es meist etwas mehr an Information und Motivation. Das ist verständlich, da sich mitunter einiges für Ihre Mitarbeitenden ändern kann. Denken Sie daran, neue oder veränderte Prozesse früh genug zu kommunizieren und ggf. „Werbung“ dafür machen – ganz im Sinne eines erfolgreichen Change-Managements. Ihre Mitarbeitenden sollten über Abläufe und den Zeitplan informiert werden sowie im Vorfeld bereits Schulungen und Briefings erhalten. In dieser Phase ist der Implementierungspartner ebenfalls eine große Hilfe, falls Sie dies wünschen. Er klärt Fragen, unterstützt Sie bei Schulungsmaßnahmen und steht z. B. telefonisch und remote mit Rat und Tat zur Seite. Das entlastet Ihre Organisation sowie das Projektteam. Sie können die neue Lösung ab Tag eins vollständig nutzen.

Die erfolgreiche Implementierung haben Sie geschafft! Aber Ihr HR-System und die Anforderungen an dieses wachsen und wandeln sich parallel zu Ihren HR-Aufgaben. In Form von sogenannten Releases liefern Softwareanbieter regelmäßig neue Funktionen, Nachbesserungen oder Ergänzungen aus. Nutzen Sie diese, denn viele Neuerungen setzen Kundenwünsche um und stellen häufig einen echten Mehrwert dar. Um aktuell informiert zu bleiben, lohnt es sich, einen Verantwortlichen für Ihr HR-System zu ernennen und ihm Zeit für die Evaluation einzuräumen.