Alles was Sie über „Reisekostenabrechnung“ wissen müssen

Eine Reisekostenabrechnung weist alle bei einer Geschäftsreise entstandenen Kosten und Pauschalen aus. Diese können sowohl vom Unternehmen direkt bezahlt als auch vom Mitarbeitenden ausgelegt und ihm nachträglich erstattet werden. Typisch für die Reisekostenabrechnung ist das Sammeln aller Belege und die genaue Dokumentation des Reiseverlaufs mit Ort, Datum und Uhrzeit. Dies dient der Nachvollziehbarkeit und der korrekten Erstattung aller Mehraufwände.

Reisekostenabrechnungen sind grundsätzlich für Unternehmen notwendig, sobald deren Mitarbeiter außerhalb ihres gewöhnlichen Arbeitsortes eingesetzt werden. Insbesondere für Transportmittel (Taxi, Bahn, Flug etc.) und Hotelübernachtungen entstehen dabei Kosten. Auch weitere Ausgaben wie Parkgebühren, Telefonie, Bewirtung, Währungsumtausch- und Visagebühren kommen hinzu. Je nach Unternehmen verauslagen Mitarbeiter zunächst selbst diese Reisekosten oder der Arbeitgeber begleicht Rechnungen direkt und/oder stellt Firmenkreditkarten zur Verfügung. Dabei sind kleinere Barausgaben, wie z. B. für Taxifahrten, die der Mitarbeiter meist vorstreckt, kaum zu vermeiden. Diese müssen im Prozess der Reisekostenabrechnung erstattet werden.

Außerdem gewährt ein Großteil der Unternehmen seinen Mitarbeitern Pauschalen für Verpflegungsmehraufwände, die im Rahmen der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden können. Der Arbeitgeber setzt dafür entweder die gesetzlichen steuerfreien Pausch- oder eigene Beträge an. Nach dem gleichen Prinzip gewähren viele Arbeitgeber Kilometerpauschalen für Fahrten mit dem privaten PKW.

Nicht nur für den Mitarbeiter ist die Reisekostenabrechnung von Bedeutung, sondern auch für das Rechnungswesen des Unternehmens. Jeder Betrag muss einem bestimmten Buchungskreis und einer Kostenstelle zugeordnet werden, damit diese Kosten intern korrekt verrechnet werden können. Außerdem können Unternehmen, solange die Mehrwertsteuer auf den Belegen der Reisekosten ausgewiesen ist, ihr Recht auf Vorsteuerabzug geltend machen.

Mitarbeiter: Der erste Schritt einer Reise ist stets die Buchung. Diese wird teilweise von den Mitarbeitern selbst oder aber von Assistenten bzw. einem Reisebüro vorgenommen. In jedem Fall müssen bereits zu diesem Zeitpunkt Belege (Papierform oder digital) gesammelt werden. Während der Reise muss der Mitarbeiter selbst alle Quittungen und Rechnungen aufbewahren, um schlussendlich alle Unterlagen in der Reisekostenabrechnung zusammenzutragen und seinen Reiseverlauf darzulegen.

Manager / Führungskräfte: Teilweise kommt es zu einer Prüfung durch Führungskräfte, damit diese ihr Reisebudget im Blick behalten können.

Servicecenter / Rechnungswesen: Bei manchen Unternehmen kommt es direkt zur Rechnungsprüfung. Diese kann intern oder auch extern durch ein Servicecenter erfolgen.

HR-Mitarbeiter / Entgeltdienstleister: Im nächsten Schritt wird die Reisekostenabrechnung über die Personalabteilung und/oder externe Entgeltabrechnungsstellen, wie z. B. Steuerkanzleien, verarbeitet und die Auszahlung angestoßen. Die Erstattung erfolgt entweder direkt nach der Prüfung oder aber jeweils mit der monatlichen Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters. Die Gehaltsabrechnungsspezialisten sind hierbei besonders gefragt, auf länderspezifische Vorgaben zu achten. Beispielsweise müssen Verpflegungspauschalen und auch die Drei-Monats-Regel bei der deutschen Lohnsteuerbescheinigung berücksichtigt werden.

Generell gilt es, Transparenz und Prozessklarheit für alle Beteiligten zu schaffen und Reiseregelungen offen zu kommunizieren. Idealerweise definieren Unternehmen eine klare Struktur in ihrer Reisekostenabrechnung und dokumentieren diese, damit Antworten auf folgende Fragen jederzeit einsehbar sind:

• Wie sieht der Prozess allgemein aus?
• Welche Vorgaben beinhaltet der Genehmigungsprozess?
• Wie lautet die aktuelle Reiserichtlinie?
• Welche Ausnahmen gibt es?
• Sind bestimmte Fristen einzuhalten?
• Liegen Anforderungen bzgl. Rechnungsadresse oder Belegform (Papier/digital) vor?

Die Mitarbeiter erwarten von ihrem Unternehmen einfache, digitale Prozesse auch für die Reisekostenabrechnung mit möglichst wenig Aufwand in der Erfassung. Auch wünschen sie sich eine zügige Rückerstattung der Reisekosten.

Die Reisekostenabrechnung fordert Mitarbeiter wie auch Unternehmen tagtäglich heraus.

Da das Sammeln und Einsenden der Papierbelege für die Mitarbeiter einen großen Aufwand bedeutet, versuchen immer mehr Arbeitgeber, diese „Zettelwirtschaft“ zu beenden und wollen ausschließlich digitalisierte Belege archivieren. Die Finanzverwaltung schreibt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren vor und steht elektronischen Belegen teilweise noch kritisch gegenüber. Das zuständige Finanzamt zur Umstellung zu überzeugen, stellt somit oftmals eine Herausforderung dar. Das Unternehmen muss seinen Archivierungsprozess sowie die Qualitätssicherung der Belegprüfung offenlegen. Hilfreich in diesem Prozess können standardisierte Verfahrensbeschreibungen renommierter Software-Anbieter sein.

Eine weitere Herausforderung stellt die Kostenkontrolle dar. Es ist sicherzustellen, dass möglichst wenige Überschreitungen der Reiserichtlinie vorkommen. Dies kann mit einer systemischen Unterstützung am einfachsten gewährleistet werden. Auch die Einhaltung lokaler Rechtsvorschriften wird dadurch erleichtert.

Der Trend geht aktuell dahin, die Mitarbeiter von „Papierkram“ zu befreien und den Reisekostenabrechnungsprozess möglichst einfach und schnell zu gestalten, am besten digital. Denn genauso, wie Reisebuchungen mehr und mehr über mobile Endgeräte erfolgen, ist es für Mitarbeiter ein praktischer Weg, die Reisekostenabrechnung mobil durchzuführen. Der Vorteil liegt zum einen darin, dass die Erfassung bereits während der Reise beginnen kann, und zum anderen, dass die Belege mit dem Smartphone direkt abfotografiert und der Abrechnung hinzugefügt werden können. Beispielsweise während der Bahnfahrt oder beim Warten am Flughafen erledigen die Mitarbeiter so parallel administrative Tätigkeiten. Zudem möchten Mitarbeiter ihre beruflichen Reisen genauso flexibel gestalten wie sie dies bereits privat tun.

Die Pandemie hat Unternehmen spätestens gezeigt, wie wichtig Digitalisierung ist. Viele nutzten auch die damaligen freien Kapazitäten, um ihre IT-Infrastruktur zukunftssicher auszurichten – auch das Reisemanagement gehörte dazu.