Effektive Kommunikation mit Geschäftsreisenden

Haben Sie sich als Unternehmensvorstehende, HR oder Travel-Verantwortliche jemals gefragt, wie Sie am besten mit ihren Geschäftsreisenden kommunizieren? Zum Thema Kommunikation gibt es etliche Ratgeber, aber laut BTN Risk Report hat sich ein Drittel der Unternehmen weltweit noch keine Gedanken über eine Kommunikationsstrategie im Rahmen des Risikomanagements während Geschäftsreisen gemacht. Dabei sollte der Austausch mit den Mitarbeitenden generell eine wichtige Rolle spielen, damit Arbeitgebende die Kosten im Blick behalten, steuerliche und gesetzliche Vorgaben einhalten und ihrer Fürsorgepflicht nachkommen können. Auch die Reisekostenabrechnung kann glatter und einfacher durch einheitliche Kommunikation erfolgen.

Wenn das Thema Kommunikation bei Ihnen bisher stiefmütterlich behandelt wurde, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, das Jahr 2018 damit zu beginnen, aktiv und effizient zu informieren.

Dabei sollten Unternehmen auf eine entsprechende Verständigung vor, während und nach der Reise wert legen.

Bevor Mitarbeitende eine Reise buchen, sollten sie mit der Reiserichtlinie vertraut sein. Stellen Sie sicher, dass nicht nur Neuzugänge, sondern auch alteingesessene Mitarbeitende wissen, wo Sie die Reiserichtlinien finden und wen sie bei Fragen ansprechen können. Darüber hinaus sollten Sie als Arbeitgebende oder Personalverantwortliche über landesspezifische Gegebenheiten wie Ein- und Ausreisebestimmungen, Währungen und kulturelle Gepflogenheiten informieren. Auch medizinische Hinweise wie Impfempfehlungen und Gesundheitsstandards sowie Sicherheitshinweise sollten vor Antritt der Reise vermittelt werden. Dazu gehören auch existierende Notfallprozesse und Kontakte zu Support-Hotline oder im Krisenfall zuständige Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern.

Essentiell ist die geregelte Kontaktaufnahme im Notfall. Unternehmen sollten zu jedem Zeitpunkt in der Lage sein, ihre Geschäftsreisenden zu lokalisieren und zu kontaktieren. Umso genauer Unternehmen ihre Mitarbeitenden im Falle einer Krise orten können, desto besser. Die Risk-Management-Lösung Concur Locate und Active Monitoring etwa leistet genau das – mit Hilfe einer sehr umfangreichen Datenbasis. Sie führt aufenthaltsrelevante Informationen aus verschiedenen Datenquellen – darunter auch elektronische Belege – in Echtzeit zusammen. Das heißt, dass Geschäftsreiseverantwortliche im Zweifelsfall beispielsweise anhand eines elektronisch verarbeiteten Taxibelegs erkennen können, ob sich Mitarbeitende im Gefahrengebiet befindet oder nicht. Die Daten werden in einer intelligenten übersichtlichen Kartendarstellung gebündelt. Zusätzlich sind Tools wichtig, die die Kommunikation zwischen Unternehmen und Reisenden in beide Richtungen ermöglichen.

Doch auch wenn Sie professionelle Lösungen im Einsatz haben, die Ihre Mitarbeitenden im Notfall orten können, können wir uns nur wiederholen: Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitenden darüber und informieren Sie sie über die ihnen zur Verfügung gestellten Tools und die dahinterstehenden Prozesse. Dass das keine Selbstverständlichkeit ist, zeigt eine Studie der zufolge jeder und jede zweite Geschäftsreisende in Deutschland nicht weiß, wer auf Arbeitgebendenseite im Falle einer Notsituation kontaktiert werden sollte.

Nach der Reise lohnt es sich, das Feedback der Mitarbeitenden einzuholen: Wie zufrieden waren die Geschäftsreisenden mit der Unterstützung und Kommunikation? Gibt es Verbesserungsvorschläge? Zusätzlich sollten sich Unternehmen die Frage stellen, ob auch nach einem Krisenfall besondere Betreuung gewährleistet werden muss.

Wichtig sind außerdem Hinweise zur Reisekostenabrechnung wie steuerliche Feinheiten und Abgabefristen.

Sie sind an weiteren Erfolgsfaktoren für eine effiziente Kommunikation interessiert? Wir haben hier die zehn wichtigsten Aspekte zusammengestellt. Damit fühlen sich beide Seiten – Geschäftsreisende und Unternehmensverantwortliche – zu jedem Zeitpunkt informiert und sicher.