Deshalb ist Personaleinsatzplanung heute so wichtig

Theoretisch ist es ganz einfach: Bei Unternehmen fällt eine bestimme Menge an Arbeit an, die entlang des Wertschöpfungsprozesses von Menschen erledigt werden muss. Damit das passiert, werden Mitarbeitende eingestellt, die den Bedarf decken. Und zwar möglichst exakt, um die optimale Balance zwischen Wertschöpfung und Kosten zu erreichen. In der Praxis ist es aber nicht ganz so trivial. Das liegt vor allem daran, dass kaum ein Unternehmen – in einer freien Marktwirtschaft – die Nachfrage seiner Kundinnen und Kunden exakt prognostizieren kann. Von der Nachfrage hängt aber erheblich ab, welche Arbeit wann und in welchem Umfang anfällt. Auf dieser ziemlich unsicheren Grundlage sollen Unternehmen also nun Personal einstellen bzw. beschäftigen. Daher wird das Thema Personaleinsatzplanung immer relevanter.

Seit ein paar Jahren steigt diese Unsicherheit kontinuierlich an, weil die Nachfrage immer volatiler wird. Hinzu kommt, dass die Erwartungen der Kundinnen und Kunden gestiegen sind. Sie wünschen sich nicht nur zahlreiche Individualisierungsoptionen für Produkte und Services, sondern auch kurze Lieferzeiten. Wollen die Unternehmen diesen Anforderungen nachkommen, müssen sie ihre Flexibilität in allen Bereichen deutlich steigern. Mithilfe von innovativen Technologien lässt sich hier zwar einiges abdecken. Aber auch die menschliche Arbeit muss flexibler werden.

Noch schwieriger wird die Situation für die Unternehmen, weil sich die Arbeit immer weiter ausdifferenziert. An der Wertschöpfung sind in der Folge immer mehr Mitarbeitende mit immer spezifischeren Skills beteiligt – auch wenn die Gesamtmenge an Arbeitsstunden bei einem gleichbleibenden Output sogar sinkt. Das verringert den Spielraum bei der Verteilung von Aufgaben: Für einen bestimmten Job kommen dann vielleicht nicht 20 Generalisten infrage, sondern nur zwei Spezialistinnen. Und bevor die nicht fertig sind, kann es im Prozess nicht weitergehen - modernes Personalmanagement wird daher immer wichtiger.

Für die Unternehmen ergibt sich daraus ein Balanceakt. Denn sie müssen gleichzeitig zwei Ziele erreichen, die eigentlich im Widerspruch zueinander stehen. Erstens müssen sie die verfügbaren Mitarbeitenden so organisieren, dass der Wertschöpfungsprozess möglichst effektiv und effizient abläuft. Und zweitens müssen sie flexibel auf die Nachfrageschwankungen reagieren.

Das Mittel für diesen anspruchsvollen Zweck ist eine moderne Personaleinsatzplanung. Diese bildet zum einen sämtliche Faktoren der Wertschöpfung ab: die einzelnen Wertschöpfungsschritte und die damit zusammenhängenden Aufgaben, die erforderlichen Skills und die Mitarbeitenden, die über diese Skills verfügen. Zum anderen berücksichtigt sie Informationen in Echtzeit: die aktuelle Nachfrage und die Auslastung bzw. die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden. Auf Basis all dieser Daten plant sie fortlaufend den Einsatz des Personals.

Auf operativer Ebene liegt die Personaleinsatzplanung natürlich bei den Fachbereichen – beispielsweise bei der Produktion oder beim Service. Schließlich müssen sie mit den vorhandenen Ressourcen – wozu neben den Mitarbeitenden auch noch alle möglichen Maschinen und Anlagen, Werkzeuge und Fahrzeuge gehören – die anstehenden Aufgaben erledigen.

Relevant ist eine moderne Personaleinsatzplanung aber auch für HR, denn sie lässt Personalkosten deutlich sinken. Der Anbieter von Personaleinsatzsoftware ATOSS hat auf Basis etlicher Projekte einen durchschnittlichen Rückgang der Kosten von 15 Prozent errechnet, wobei die Zahl der Beschäftigten konstant bleibt. Erreicht wird das allein durch eine 80-prozentige Reduzierung der unproduktiven Zeiten und eine Senkung der Überstunden um 75 Prozent. Fallen nur noch wenige Überstunden an, trägt das auch erheblich zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden bei. Die Personalabteilung kann aus der Personaleinsatzplanung außerdem wertvolle Schlüsse für das künftige Recruiting ziehen: Bei welchen Fähigkeiten bestehen immer wieder Engpässe? Welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verfügen über welche Qualifikationen und wie können sie sinnvoll weiterentwickelt werden? Welche Arbeitszeitmodelle sind für Mitarbeitende und Unternehmen ideal?

Dass eine moderne Personaleinsatzplanung eine IT-basierte Personaleinsatzplanung ist, ist selbstverständlich. Nur so ist es überhaupt möglich, die vielen Daten rasch zu verarbeiten und zu einer Planung zu verdichten. Erfolgskritisch für den Einsatz eines IT-Tools sind die perfomanten Funktionen, die den Anforderungen der AnwenderInnen entsprechen. Mindestens ebenso wichtig ist, dass die Anwendung mit ausreichend verlässlichen Daten versorgt wird. Die nahtlose Anbindung an unterschiedliche Quellen ist daher elementar. Daten kommen dabei zum Beispiel aus einem SAP Production Planning (SAP PP). Das Modul plant, steuert und überwacht den Produktionsprozess. Eine wichtige Datenquelle ist außerdem SAP HCM, weil hier die Arbeitszeiten erfasst werden. Hierfür hat die EMPLEOX GmbH den offiziellen Connector zwischen SAP HCM und ATOSS entwickelt.

Warum SAP HCM mit ATOSS Personaleinsatzplanung noch besser wird, lesen Sie hier