Wie die hybride Arbeitswelt Unternehmen umkrempelt

Neue Arbeitswelt, New Work, New Normal – viele Unternehmen denken ihre Kulturen nach dem großen Lockdown 2020 bis 2022 neu. Hybrides Arbeiten gehört mittlerweile zum Alltag. Beschäftigte arbeiten sowohl im Unternehmen vor Ort als auch mobil oder von zu Hause aus. Doch das allein macht noch keine neue Arbeitswelt.

Wie kommunizieren hybride Teams? Können sie genauso gut zusammenarbeiten wie Teams vor Ort? Wie soll man Arbeitsplätze gestalten? Wie führt man Meetings erfolgreich durch? Wie bindet man Frontline-Worker, also zum Beispiel Mitarbeitende in der Produktion, am besten ein? Ist eine Firma mit einem geänderten Arbeitsumfeld noch dieselbe? Werden Unternehmen gar austauschbar?

Microsoft zeigt in seinem Jahresbericht Work Trend Index 2022, dass hybrides Arbeiten neue Teamregeln erfordert. Sie gewährleisten eine zielgerichtete gemeinsame Arbeitszeit. Doch nur wenige Unternehmen haben solche Regeln geschaffen.

„38 % der Mitarbeitenden in hybriden Arbeitsmodellen sagen, dass die größte Herausforderung ist, zu wissen, wann/warum sie ins Büro kommen sollen, aber nur 28 % der Unternehmen haben Teamvereinbarungen erstellt, die Regeln für hybrides Arbeiten festlegen. 43 % der Remote-Arbeitskräfte sagen, dass sie sich in Meetings nicht einbezogen fühlen, aber nur 27 % der Unternehmen haben neue Verhaltensregeln für hybride Meetings eingeführt, damit sich alle zugehörig und eingebunden fühlen.“

HR-Experten wissen: Ein Unternehmen lebt durch die Verbundenheit seiner Mitarbeiter. HR kann Rahmenbedingungen für Hybrid-Arbeit erfüllen helfen.

Noch weiß man wenig darüber, wie hybrides Arbeiten die Performance eines Unternehmens beeinflusst.

• Arbeiten wir noch gut genug zusammen?
• Sind wir so produktiv wie vor der Pandemie?
• Schafft flexibles Arbeiten neues Ungleichgewicht?

Zusammenhalt, Kontakt, Austausch und Wohlbefinden sind so wichtig wie nie. Die Herausforderungen sind bekannt: Wie lässt sich die Informationsflut eindämmen? Wie muss die IT die Digitalisierung fördern und vereinfachen, ob vor Ort in der Firma oder unterwegs?

Zum hybriden Mindset einer Firma gehören Aspekte wie Lernen, Führen, Vertrauen. Mitarbeiterbindung beginnt beim Onboarding, gelingt durch eine lebendige Lernkultur und wird nachhaltig geprägt durch offene Kommunikation und Vertrauen. Dabei helfen Werkzeuge wie beispielsweise Microsoft Viva. Sie ermöglichen es, anonymisierte Daten zum Arbeitsverhalten zu gewinnen. Dazu gehören Statistiken zu Aktivitäten während des Arbeitstages oder danach. Mitarbeiter wissen mehr über ihre Ziele und Inhalte, mit denen sie zum Erfolg ihres Unternehmens beitragen.

Zusammen arbeiten bedeutet klare Regeln und gleiche Chancen. Oft fühlen sich Mitarbeitende, die einem Meeting online zugeschaltet sind, benachteiligt. Ein verbindliches Regelwerk und kleine, aber feine technische Tools helfen. Dazu zählen elektronische Whiteboards und schwenkbare Kameras. Beschäftigte, die allein zu Haus oder unterwegs arbeiten, brauchen Orte des Zusammentreffens in der Firma. Einzelbüros reichen da nicht. Mit Tools für das Wissensmanagement werden Informationen und Arbeitsunterlagen für alle transparent und nachverfolgbar gehandhabt und abgelegt.

Mit klaren Regelungen werden Datenschutzvorgaben oder regulatorische Vorschriften eingehalten, ob vor Ort oder mobil. Alle Vereinbarungen sollten im Idealfall im Konsens mit Unternehmensführung, Mitarbeitervertretungen und nach individuellen Bedarfen getroffen werden. Die Werkzeuge für hybrides Arbeiten wie Microsoft 365 sollten einwandfrei, zuverlässig und leistungsfähig funktionieren. Zuvor muss die Anwendungslandschaft für die digitale, heterogene Kollaboration vereinheitlicht sein.

Die klassische Trennung zwischen denen im Büro, denen unterwegs oder denen in der Werkhalle ist passé. Hybride Arbeitsplatzkonzepte ermöglichen es endlich, neue Brücken zu schlagen. Sie fördern die Kommunikation, erlauben neue Prozesse und erhöhen das Gefühl der Wertschätzung.

Deshalb ist es wichtig, auch Mitarbeitende außerhalb der Bürogebäude mit den passenden technologischen Mitteln und Werkzeugen auszustatten, um digital zusammenzuarbeiten. Denn alle tragen gleichermaßen zum Unternehmenserfolg bei. Alle sollten die gleichen Chancen für Lernen und Wissen erhalten und ebenbürtig in Vertrauen und Kommunikation einbezogen sein.

Unternehmen investieren deshalb, um Prozesse zu automatisieren, Plattformen zu vereinheitlichen und Anwendungen, Geräte und Identitäten abzusichern. Jedes Unternehmen sollte für sich den Nutzen der Investitionen ausloten, um seine hybride Arbeitswelt individuell zu gestalten

Hybrides Arbeiten und das Ausrichten eines Unternehmen und seiner Kultur auf die neue Arbeitswelt – beides muss ganzheitlich erfolgen. Führung, IT und HR müssen zusammenarbeiten. Für die Personalabteilung ist es wichtig, die Herausforderungen und Änderungen zu kennen. Viele HR-Prozesse lassen sich automatisieren und digitalisieren. Arbeitsrechtliche Themen und Homeoffice-Regelungen müssen geklärt und vereinbart sein, zum Beispiel

• wie sensible Daten geschützt werden in verteilten Arbeitsumgebungen
• wie die Zugriffe auf das Unternehmensnetzwerk geregelt und kontrolliert werden
• wie neue Mitarbeiter an Bord geholt werden, die nicht vor Ort arbeiten – denn hybrides Onboarding erfordert neue Konzepte.

Viele Unternehmen haben begonnen, ihre Räumlichkeiten an die Anforderungen der hybriden Arbeitswelt anzupassen. Die einfache Welt der Einzelbüros oder Großraumbüros gibt es vielleicht bald nicht mehr. Technik und Infrastruktur werden an die neuen Arbeitsweisen und Kommunikation angepasst. Bei Meetings reicht es nicht, Personen einfach auf dem Laptop dazuzuschalten oder sich schnell mal einzuwählen. Im Blick sind die persönliche Interaktion, der Aufbau von Beziehungen und der Austausch von wichtigen körperlichen Signalen. Neue Raumkonzepte und Nutzungskonzepte wie Shared Desks vermeiden, dass Flächen leer stehen oder Schreibtische verwaisen.

Das neue Büro ist ein flexibler Workplace und Workspace – eine Arbeitswelt, die persönlichen Austausch, Vernetzung, Sozialleben in der Firma und Wohlbefinden unterstützt. Viele Menschen kommen wegen ihrer Kollegen in die Firma und nicht wegen ihres eigenen Schreibtisches. Flexible Raumkonzepte erlauben es, die passende Umgebung für produktives Arbeiten nach vorher festgelegten Spielregeln zu wählen.