Gutes Klima dank Mitarbeiterbefragungen

Wie zufrieden sind die Mitarbeitenden? Diese Frage treibt immer mehr Unternehmen um, denn längst ist bekannt: Um Personal zu binden und damit wettbewerbsfähig zu bleiben, ist der „Wohlfühlfaktor“ innerhalb der Belegschaft von großer Bedeutung. Laut einer aktuellen Studie ist es um diesen nicht allzu gut bestellt. Mehr als die Hälfte (57 %) der 500 in Deutschland befragten Führungskräfte schätzt, dass sich Büronagestellte bis zu acht Stunden in der Woche langweilen. Das liege nicht daran, dass sie zu wenig zu tun haben, sondern an

• unattraktiven Arbeitsprofilen,
• unproduktiven Meetings,
• zu wenig Abwechslung
• und zu starren Vorgaben.

Empfinden auch Ihre Mitarbeitenden ihre Tätigkeit als ermüdend oder sind sie im Gegenteil top motiviert? Sie sind auf die Rückmeldung Ihrer Mitarbeitenden angewiesen, um Zufriedenheit und Motivation einschätzen zu können und die Bedingungen gegebenenfalls anzupassen. Mitarbeiterbefragungen stellen ein wichtiges Instrument dar, um die Stimmung transparent zu machen und Verbesserungspotenziale zu erkennen. Dementsprechend sollten sie ein fester strategischer Bestandteil des Employer Brandings sein.

Um die Stimmung im Unternehmen zu überprüfen, können Unternehmen unterschiedlich vorgehen. Informell – etwa über den Plausch in der Kaffeeküche. Oder formell, systematisch und nach den Regeln der empirischen Sozialforschung mithilfe eines standardisierten Fragenkatalogs. Der informelle Ansatz liefert anekdotische Ergebnisse, die zwar anschaulich sind, sich aber nicht gut verallgemeinern lassen. Der formell-systematische Ansatz hat den Vorteil, dass Unternehmens- und Personalentscheidungen künftig auf verallgemeinerungsfähigen, damit vergleich- und außerdem nachvollziehbaren Ergebnissen beruhen. Zudem fördert eine professionelle Herangehensweise das Vertrauen und die Glaubwürdigkeit.

Die Zuständigkeit für solche formell-systematischen Befragungen sollte bei einer Projektgruppe oder der HR-Abteilung liegen. Sie können die Befragungen wie folgt aufbauen:

• Planungs- und Vorbereitungsphase: Definition grundlegender Parameter wie
  1. Zielsetzung, z. B. Zufriedenheit erhöhen, Kommunikation verbessern oder Veränderungsbereitschaft steigern
  2. Themenfelder, z. B. Arbeitsbedingungen, Gesundheitsförderung oder Weiterbildungsmaßnahmen
  3. Zielgruppe
  4. Zeit- und Kostenrahmen
  5. Befragungsmethode
  6. Begleitkommunikation
• Durchführungsphase
  1. Erstellung eines Fragebogens
  2. Information und Sensibilisierung der Teilnehmenden
  3. Datenerhebung, -erfassung und -auswertung
• Umsetzungsphase: Hier werden die Ergebnisse präsentiert und diskutiert sowie konkrete Maßnahmen ab- bzw. eingeleitet. Die Projektgruppe sollte regelmäßig kontrollieren, ob die Maßnahmen erfolgreich umgesetzt werden.

Um das Potenzial von Mitarbeiterbefragungen voll auszuschöpfen, kommt es auch auf die Relevanz der Fragen und eine regelmäßige Durchführung an. Fühlen sich Mitarbeitende in ihrer persönlichen Arbeitssituation nicht abgeholt oder findet die Befragung nur alle paar Jahre statt, entsteht rasch Frustration. Gleichzeitig gilt es zu verhindern, dass Mitarbeitende „befragungsmüde“ werden. Wie hoch die Teilnahmequote ist und wie qualitativ die Daten sind, hängt auch vom Design des Fragebogens sowie der Anzahl und Länge der Fragen ab – und natürlich vom Spaßfaktor.

Im Zuge der Digitalisierung bietet es sich an, auch digitale Tools zur Mitarbeiterbefragung zu implementieren. Dafür können Unternehmen sogenannte Self-Service-Tools einsetzen. Deren Vorteil ist, dass die HR-Abteilung die Befragung selbst durchführen kann. Inhalte können schnell angepasst und Ergebnisse eigenständig ausgewertet werden. Wichtig dabei ist, den Mitarbeitenden zu vermitteln, dass die Angaben freiwillig sind und sicher und anonym behandelt werden – Stichwort Datenschutz. Und dass die HR-Abteilung die Expertise hat, mit kritischen Ergebnissen konstruktiv umzugehen. Das bedeutet konkret: Alle Daten müssen weiterverwertet, in Handlungsschritte übersetzt und kommuniziert werden. IT-Lösungen bieten Ihnen dabei wertvolle Unterstützung.

Eine entsprechende Software bietet die Möglichkeit, Daten aus unterschiedlichen Quellen zu analysieren und diese hinsichtlich Zufriedenheit, Akzeptanz, Loyalität etc. in Echtzeit auszuwerten. Neben klassischen Umfragen können auch Äußerungen in den sozialen Medien ausgewertet werden. Durch die Verknüpfung von qualitativen Employee-Experience-Daten und quantitativen Daten entsteht ein zuverlässiges Stimmungsbild im Unternehmen. So treffen Sie Personalentscheidungen und definieren Verbesserungsmaßnahmen nicht nach Bauchgefühl, sondern zahlen- und datenbasiert.

Unser Fazit: Mitarbeitende wünschen sich, dass der Arbeitgeber ein offenes Ohr für sie hat – nicht nur beim traditionellen Mitarbeitergespräch einmal im Jahr. Ob und wie eine Befragung durchgeführt wird und was anschließend mit den Ergebnissen geschieht, kann sogar Einfluss auf die Motivation, das Engagement, die Produktivität und die Treue von Mitarbeitenden haben.

Mitarbeiterbefragungen sollten daher als elementarer Bestandteil der Employee Experience angesehen und fest in die Unternehmensstrategie integriert werden. Mit innovativen Tools können HR-Abteilungen umfassend und in Echtzeit ermitteln, wie zufrieden die Beschäftigten sind, und bessere Personalentscheidungen treffen. Viele Unternehmen haben bereits erkannt, dass das Thema Befragungen wichtig, aber auch sehr komplex ist. Professionelle Beratung bleibt daher ein erfolgskritischer Faktor.