Erfolgreiche Feedbackgespräche dank simpler Regeln

Feedback hat nicht den besten Ruf. Den meisten Mitarbeitenden graut es davor, einmal im Jahr im Mitarbeitergespräch gesagt zu bekommen, was alles nicht gut lief in den vergangenen zwölf Monaten. Doch Feedback ist wichtig: Es hält einem den Spiegel vor, zeigt blinde Flecken auf, unterstützt beim Onboarding und lebenslangen Lernen und lässt Entwicklungschancen nutzen. Dabei kann so ein Feedback-Gespräch auch dafür genutzt werden, Leistungsanreize in Form von Benefits zu verkünden. Allerdings reicht Feedback einmal jährlich nicht aus. Feedback entfaltet seine positive Wirkung am besten, wenn es zur Normalität gehört. Dann ist es die Regel und nicht die Ausnahme und verursacht keinen Stress.

Doch damit Sie die Vorteile von Feedback richtig nutzen können, sollten die Rahmenbedingungen - die Feedbackregeln - geklärt sein.

Ohne Regeln regiert das Chaos. Das ist in etwa vergleichbar mit einem Handballmatch oder einem Gesellschaftsspiel: es muss klar sein, welche Aktionen erlaubt sind und welche nicht. Denn beim Feedback ist Vertrauen immens wichtig. Wer nicht vertraut, nimmt kein Feedback an. Und dann kann man sich das Ganze auch sparen.

Feedbackregel 1: Sei sachlich. Beschreiben statt interpretieren, beobachten statt bewerten. Damit das gelingt, sollte immer ganz konkret am Beispiel beschrieben werden, was beobachtet wurde und wie es auf einen selbst gewirkt hat. Zudem wichtig: nur veränderbares Verhalten thematisieren. Sonst ist das Feedback wertlos und könnte schnell zu einer Abrechnung werden.

Feedbackregel 2: Kein Moralismus! Es geht nicht um eine Bewertung von falsch oder richtig. Feedback soll widerspiegeln, wie sich jemand von außen betrachtet verhält und wie das auf andere wirkt.

Feedbackregel 3: Sprich auch positives Feedback aus. Uns Menschen fällt es einfacher, Negatives anzunehmen, wenn gleichzeitig auch gelobt wird. Das ist nicht unbedingt rational, aber doch verständlich. Wir sind einfach offener gestimmt, wenn wir wissen, dass auch positive Dinge aufgefallen sind und anerkannt werden.

Feedbackregel 4: Gib Feedback nur in geeignetem Rahmen. Der äußere Rahmen: Zeitnah, in angenehmer Atmosphäre und unter 4 Augen ist ideal. Der innere Rahmen: Ruhig, kommunikationsbereit, emphatisch und wohlwollend. Auch wenn das Feedback inhaltlich etwas Unangenehmes anspricht, sollte die Grundeinstellung des Feedbackgebenden freundlich sein.

Feedbackregel 5: Nur geben gibt´s nicht. Feedback geben ist einfach, Feedback annehmen schwierig. Trotz aller Regeln rührt man an Einstellungen und Gefühlen anderer Menschen. Wer Feedback gibt, muss also auch damit rechnen, das andere Feedback zurückgeben möchten. Und damit hier keine "Revanche"-Gedanken entstehen, sind Feedbackregeln so wichtig.

Passen Sie Ihre Sprache an und formulieren Sie Sätze feedbacktauglich:

1. Beschreiben Sie die Situation und Handlung

2. Beschreiben Sie die Wirkung dessen auf sich 

3. Formulieren Sie die Veränderung, die Sie sich dazu wünschen

"Auf mich wirkt das so...", "Das Verhalten hat folgenden Eindruck auf mich gemacht...", "Der Kunde oder die Kundin hat so darauf reagiert..."

Feedbackregel 1: Sei open-minded. Das Schöne am Feedback nehmen: Man kann endlich mal nur zuhören! Denn es geht im ersten Schritt darum, das Gesagte zu verstehen.

Feedbackregel 2: Versuche Dich in den anderen hineinzuversetzen. Gute Feedbackgebende wollen bei der Entwicklung helfen. Wenn man darauf vertraut, kann man auch auf das Feedback vertrauen - und es annehmen.

Feedbackregel 3: Einfach mal sacken lassen. Zuhören reicht für den Moment. Es ist keine Erklärung oder Verteidigung oder gar Rechtfertigung gefragt. Und das ist gut so. Das gibt Zeit, um das Gehörte zu verarbeiten.

Feedbackregel 4: Lerne daraus. Was jeder daraus lernt, kann verschieden sein. Sicher ist, dass niemand sich selbst von außen betrachten kann. Selbstreflexion ist somit auch immer durch andere angestoßen. Es hilft der Blick von außen. Und wenn sich jemand die Mühe eines guten Feedbacks gemacht hat, sollten wir so fair sein, daraus zu lernen.

Feedbackregel 5: Auch Grenzen setzen kann wichtig sein. Es gibt auch ein Zuviel an Feedback. Oder ein vermeintliches Feedback ohne Einhaltung der Feedbackregeln. Nicht alles, was Feedback genannt wird, verdient den Namen. Hier mutig sein und offen ansprechen, dass die Grundlage nicht stimmt. Es lohnt sich, die Feedbackregeln schriftlich "vereinbart" zu haben.

An Spielregeln kann sich nur halten, wer sie auch kennt. Und versteht und auch willens ist, diese umzusetzen und an einem solchen Feedbackprozess teilzunehmen. Ihnen als Personalverantwortliche kommt also die Rolle zu, Vermittelnde der Idee und Trainierende der Feedbackregeln zu sein. Am besten Sie starten in Ihrem eigenen Team und setzen den Feedback-Gedanken mit gutem Beispiel um.

Am Ende profitieren alle vom lebenslangen Lernen. Eine kleine Verhaltensänderung kann Anstoß zu neuem Teamspirit und besserer Motivation sein. Oder den Schubs zur individuellen Weiterbildung geben.

Und jetzt ran an´s Feedback!