So gelingt das Arbeiten von Zuhause

Exklusiver Auszug aus unserem Leitfaden zum Thema Remote Work:

Bei Remote Work arbeiten Beschäftigte online, greifen über ihren Laptop per Fernzugriff auf Daten und Anwendungen zu. Oftmals arbeiten im Unternehmen Beschäftigte mit unterschiedlichen Arbeitsmodellen. Denn die Flexibilität von Remote Work ist nicht in jedem Arbeitsbereich möglich. Bei manchen Jobs ist Anwesenheit notwendig. Das bedeutet für den Betrieb: Mitarbeitende verschiedener Arbeitsbereiche und Arbeitsmodelle haben sich aufeinander abzustimmen – sei es innerhalb von Teams oder bei bereichsübergreifender Zusammenarbeit.

Das stellt alle Beteiligte vor Herausforderungen. Denn die räumliche Verteilung der Arbeitsplätze birgt Kommunikationsverluste. Die Arbeitgebenden und die Führungskraft haben dafür zu sorgen, dass unterschiedliche Arbeitsmodelle aufeinander abgestimmt sind. Die Zusammenarbeit der Kolleginnen und Kollegen sollte sichergestellt sein. Dabei sind auch die Mitarbeitenden gefordert, sich einzubringen. Um auch im Personalwesen bestmögliche Voraussetzungen zu schaffen, unterstützen diese sechs Schritte:

Remote Work eignet sich nur für bestimmte Arbeits- und Berufsbereiche – also immer dort, wo Präsenz und Anwesenheit nicht primär erforderlich ist. Kommt es zum Beispiel auf den persönlichen Kontakt zum Kundin oder Kunden an oder setzen Geschäftsöffnungszeiten Anwesenheit voraus, sind eher andere Arbeitsmodelle ratsam. Gleiches gilt häufig bei technischen Berufen, bei denen Arbeiten an bestimmten Orten zu verrichten sind. Remote Work richtet sich daher an digitale Arbeitsplätze. Dazu zählen häufig klassische Bürotätigkeiten wie in den Bereichen Marketing oder Vertrieb, ebenso kreative oder IT-technische Berufsfelder. Im Sinne einer reibungslosen Organisation gilt: Die Arbeitgebenden legen fest - z. B. in der Stellenbeschreibung -, welche Arbeitsbereiche oder Arbeitsplätze sich im Unternehmen grundsätzlich für Remote Work eignen und bei welchen sie Anwesenheit voraussetzen

Wer im Unternehmen darf via Fernzugriff von Zuhause oder anderen Orten aus arbeiten? Je einfacher und transparenter die Regelung, desto besser verstehen die Mitarbeitenden, welche Arbeitsplätze für Remote Work geeignet sind. Orientierung bieten beispielsweise die zuvor beschriebenen Arbeitsfelder. Es erhalten gegebenenfalls nur digitale Arbeitsplätze bestimmter Bereiche die Möglichkeit, standortunabhängig zu arbeiten. So könnte unter anderem die Marketing- oder Vertriebsabteilung vollständig remote arbeiten, in der Buchhaltung wäre hingegen aufgrund eines hohen Abstimmungsbedarfs vielleicht Anwesenheit erforderlich. Auch Vereinbarungen auf Individualebene sind denkbar. Wichtig ist nur, klar festzulegen, für welche Arbeitsplätze Remote Work generell in Betracht kommt – sei es mit einer Betriebsvereinbarung oder Unternehmensrichtlinie.

Es gibt viele gute Gründe für flache Hierarchien – Remote Work ist einer davon. Das sorgt für mehr Flexibilität und kurze Abstimmungswege. Wer als Unternehmen mit Remote Work arbeiten möchte, kann eine agile Organisation anstreben. Denn: Zu starre Abläufe und viele Hierarchiestufen erschweren ortsunabhängigen Mitarbeitenden ihre Tätigkeit. Sie sind in der Regel nicht vor Ort und können komplexe Strukturen von außen schwerer nachvollziehen. Dies gilt insbesondere dann, wenn jemand neu angefangen hat.

Bei Remote Work ist es zu empfehlen, Arbeitsabläufe und Prozesse schriftlich zu fixieren und sie an einem zentralen Ort abzulegen. Alle Beschäftigte sollten darauf zugreifen können. Insbesondere neue Mitarbeitende können, im Sinne einer erfolgreichen Onboarding-Phase, Abläufe auf diese Weise besser nachvollziehen. Zudem spart dies wertvolle Arbeitszeit. Prozesse sind auch dazu da, sie zu hinterfragen. Bei der Verbesserung von Abläufen – auch die Einbindung von Remote Workern – sollten alle im Team mit einbezogen werden. Es braucht dafür eine offene Kultur. So können Führungskräfte ihre Mitarbeitende dazu anregen, dokumentierte Prozesse in Absprache mit Kolleginnen und Kollegen regelmäßig zu aktualisieren.

Besonders bei Arbeitsmodellen, bei denen Beschäftigte von unterschiedlichen Orten aus ihrer Tätigkeit nachgehen, braucht es einen regelmäßigen Austausch. Dieser erfolgt meist virtuell, also per E-Mail, Telefon oder Chat. Den individuellen Austausch nehmen die Mitarbeitende dann eigenständig je nach Situation vor. Jedem muss klar sein, dass durch die räumliche Verteilung die Kommunikation sogar noch zunehmen kann, da oft mehr Abstimmung erforderlich ist. Allgemein darf der Team- Gedanke nicht zu kurz kommen. Dazu bieten sich virtuelle Jour Fixes, aber auch zum Beispiel halbjährliche Treffen vor Ort an. Das Team könnte sich auch einmal die Woche per Videochat treffen und über Aufgaben, Erfolge sowie Herausforderungen sprechen. Auch Rituale wie die morgendliche Runde in der Kaffeeküche oder das gemeinsame Getränk am Freitagnachmittag zum Wochenabschluss lassen sich virtuell abbilden. Gemeinsame Momente fördern den Zusammenhalt.

Die Führungsphilosophie hinter Remote Work ist gekennzeichnet von Vertrauen. An die Stelle der Führung durch Vorgaben und Anweisungen rückt die Selbstorganisation von Mitarbeitenden. Sie selbst sind dafür verantwortlich, ihren Arbeitstag zu gestalten und Prioritäten zu setzen. Das stellt Anforderungen an Führungskräfte. Sie müssen loslassen können und Entscheidungskompetenz auf Mitarbeitende übertragen. Ebenso ist Empathie gefragt, um über Distanzen hinweg ein Gefühl für das Team und die Bedürfnisse des Einzelnen zu entwickeln. Als wesentliches Führungsinstrument kommen Zielvereinbarungen zum Einsatz. Damit kann die Führungskraft Leistung definieren, Erfolge sicherstellen, Feedback geben und bei Bedarf nachjustieren. Führungskräfte sollten Vorbild sein und mit gutem Beispiel vorangehen, indem sie selbst remote arbeiten und hinter dem Konzept stehen.

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