Gehaltsabrechnung digital versenden - 4 Tipps?

Geht es Ihnen noch so wie mir vor ein paar Jahren? Am Monatsende wird Zuhause der erhaltene Entgeltbeleg sorgfältig gelocht, im entsprechenden Ordner abgelegt - und nie mehr angesehen. Einmal im Jahr wird die Lohnsteuerbescheinigung für den Jahresausgleich bemüht und mittlerweile elektronisch an das Finanzamt versendet.

Dass Nachweise nicht mehr gedruckt werden müssen, sondern Ressourcen-schonend auch elektronisch zur Verfügung gestellt werden können, haben wir von unseren Mobilfunkprovidern, Banken und anderen Dienstleistenden des täglichen Lebens gelernt und sind es dort nicht mehr anders gewohnt. Nur beim Heiligen Gral der Belege - dem Verdienstnachweis - tun wir uns mit der Digitalisierung schwer. Dabei ist es doch so einfach, oder?

Es gibt lediglich 4 Punkte, die Sie beachten müssen wenn Sie Ihre Gehaltsabrechnungen künftig elektronisch versenden möchten:

Wenn schon Digitalisierung, dann sicher. Das ist ein nachvollziehbares Bedürfnis. Nicht nur der Versand und Transport der Dokumente muss sicher sein, sondern Ihre Mitarbeitenden müssen sich sicher sein können, dass die E-Mail auch tatsächlich von Arbeitgebenden, also Ihnen, stammt.

Wichtig sind eindeutig identifizierte Versand und Empfang in Verbindung mit Verschlüsselungstechnologien für die Inhalte und den Transport der Nachricht.

Wenn die Lösung dann auch noch dem Versand die Möglichkeit bietet, eine Rückmeldung zum erfolgreichen Versand zu erhalten, liegen wir im Vergleich mit der Papier-Lösung auf Einschreiben-Niveau und überbieten damit die Transparenz des klassischen Verfahrens.

Ein einfaches Handling ist nicht nur für den Mitarbeitenden wichtig. Auch die Sachbearbeiterin und der Sachbearbeiter, die die Belege versenden, sind für eine einfache und nachvollziehbare Bedienung dankbar. Die Aufbereitung und Zusammenstellung der zu versendenden Dokumente sollte nicht mehr Zeit verbrauchen als bisher - ganz im Gegenteil. Eine clevere Schnittstelle, die zusätzlich SAP Dokumente mit versenden kann und auf einen Blick anzeigt, dass der Versand erfolgreich war, rundet eine derartige Lösung ab.

Ein Wechsel des Systems für den Versand sollte idealerweise nicht notwendig werden, sodass sich die Bearbeitenden in ihrer gewohnten SAP-Umgebung bewegen und auch die darin enthaltenen Vorteile, wie das Berechtigungswesen und die Protokollierungsmöglichkeiten bestehen bleiben.

Auf dem Markt werden zwei Vorgehensweisen angeboten: Portallösungen, bei denen die Mitarbeitenden die Belege abholen müssen, oder Lösungen, die die Belege an die Mitarbeitenden in den virtuellen Briefkasten ausliefern. Für die Akzeptanz bei Mitarbeitenden ist es wichtig, hier so wenig Hürden - sprich Umgewöhnung und zusätzlichen Aufwand- wie möglich aufzubauen. Idealerweise nutzt die Lösung bestehende E-Mail-Adressen für die Zustellung.

Darüber hinaus sollten Sie der Mitarbeiterin und dem Mitarbeiter die Möglichkeit geben, die Dokumente entweder verschlüsselt oder unverschlüsselt auf dem Endgerät abzulegen. Auf einem PC, der mehrere Nutzende hat, möchten die Mitarbeitenden die Dokumente vielleicht nicht ungeschützt ablegen. Auf einem einzeln genutzten Endgerät möchten eine andere Mitarbeiterin und ein Mitarbeiter nicht jedes Mal die Passwortabfrage pro Dokument haben. Und da die Tage des PCs gezählt sind, sollten auch mobile Endgeräte berücksichtigt und verwendet werden können, idealerweise unterstützt durch eine App.

Das frühzeitige Einbinden von Schlüsselstellen wie z. B. Datenschützer und Betriebsräte ist für eine erfolgreiche Umstellung und hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden empfehlenswert. Neben der HR-Fachabteilung und der IT beeinflussen diese beiden Positionen maßgeblich die Teilnahmequote.

Ist es möglich, eine hundertprozentige Teilnahme am elektronischen Verfahren zu erreichen? Im Moment nicht, wenn Sie auf Mitarbeitende stoßen, die (noch) keine E-Mail-Adresse haben, oder sie Ihnen aus persönlichen Gründen verweigeren. Sprechen Sie in solchen Fällen einfach mit den betreffenden Mitarbeitenden und erklären Sie den Nutzen.

Was habe ich davon? Wird eine der wichtigsten Fragen Ihrer Mitarbeiterin oder Ihres Mitarbeiter sein, auf die Sie eine gute, sprich Nutzen-aufzeigende Antwort im Köcher haben sollten. Das Argument, dass das Unternehmen mit der Maßnahme Einsparpotenziale nutzt und seinen ökologischen Fußabdruck verkleinert, zieht bei Mitarbeitenden nur bedingt.

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