Reisemanagement in Zeiten der Pandemie

Die Pandemie hat Unternehmen gezeigt, wie wichtig Digitalisierung ist. Viele nutzen die pandemiebedingten freien Kapazitäten, um ihre IT-Infrastruktur zukunftssicher auszurichten – auch das Reisemanagement gehört dazu. 

Auch nach der Pandemie wird die Welt der Geschäftsreisen vermutlich nicht mehr ganz so sein, wie sie einst war. Die Zeit der geschäftlichen Treffen wird jedoch wiederkommen - denn trotz modernster Technik für Videokonferenzen mit Skype oder Zoom bleibt der persönliche Kontakt Trumpf. Besonders wenn es darum geht, neue Geschäftsstrukturen zu etablieren oder wichtige Verhandlungen zu führen. Vor der Pandemie war es nichts Außergewöhnliches, mal schnell zum Meeting mit dem Produktionsleiter nach Stuttgart zu fahren und im Anschluss nach Berlin zu fliegen, um dort eine potenzielle Geschäftspartnerin zu treffen. Dank der Dichte an Mobilitätsangeboten war und wird dies wieder möglich sein. Eine entsprechende Flexibilität ist für vielreisende Mitarbeitende selbstverständlich und war vor der Pandemie in vielen Berufen Alltag.

Unternehmen sind daher gut beraten, die Themen Geschäftsreisen und Reisemanagement näher zu beleuchten, Prozesse zu hinterfragen und verstärkt auf digitale Maßnahmen zu setzen. Damit sie für die Zeit nach der Pandemie gut gerüstet sind. 

Mit den Möglichkeiten, die die Digitalisierung mit sich bringt, verändern sich auch die Bedürfnisse der Geschäftsreisenden selbst. Mitarbeitende erwarten von geschäftlichen Reisen zunehmend die Flexibilität und von unterstützenden Systemen die Nutzerfreundlichkeit, die sie auch von ihren privaten Trips kennen. Wer es gewohnt ist, Hotels nach Lage auszusuchen und das Taxi per App zu ordern, wird sich schwer mit statischen Reiserichtlinien und Buchungsvorgängen abfinden.

Zudem hält der Aspekt der Work-Life-Balance auch Einzug in Geschäftsreisen: Mitarbeiter verbinden geschäftliche Termine gerne mit einem privaten Urlaub. „Bleisure“ nennt sich diese Verbindung zwischen geschäftlicher Notwendigkeit (Business) und Freizeit (Leisure). Bereits 2018 gab in einer Umfrage von SAP Concur jede*r zweite Geschäftsreisende an, den Businesstrip schon einmal um einen privaten Urlaub verlängert zu haben. Und 2020 geht der Trend noch einen Schritt weiter: Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer verbinden geschäftliche Reisen nicht nur mit privatem Vergnügen, sondern koppeln sie mit gesellschaftlichem Engagement vor Ort.

Trotz aller Flexibilität und Chancen für die individuelle Gestaltung sind Geschäftsreisen für Mitarbeitende auch weiterhin mit Stress verbunden: Sie buchen Mietwagen und Unterkünfte, müssen dabei die unternehmensinternen Reiserichtlinien im Blick behalten und gleichzeitig Geschäftstermine vorbereiten. Auf der Reise selbst müssen sie flexibel auf Terminverschiebungen reagieren und ihre Reiseverbindungen entsprechend umbuchen. Nach der Rückkehr ins Büro steht ein weiterer Stressfaktor an: Die Abrechnung von angefallenen Kosten. Für viele Geschäftsreisende ist gerade die Nachbereitung die stressigste Phase einer Reise.

Die Anforderungen von Unternehmen an ein Reisekosten-Managementsystem stellen zunehmend die Flexibilität und den Komfort in den Mittelpunkt. Eine entsprechende Software-Lösung hilft bei der Bindung von Mitarbeitenden und kann sich im War for Talents als entscheidender Wettbewerbsvorteil erweisen. Zum anderen gilt es, die interne Compliance einzuhalten, Budgets auszusteuern und nicht zuletzt der gesetzlichen Fürsorgepflicht nachzukommen. Flexibilität und Compliance zu vereinen, wird zum zentralen Dilemma.

Digitale Lösungen für das Geschäftsreise-Management von SAP Concur vermitteln zwischen den Bedürfnissen von Geschäftsreisenden und Unternehmen. Zum einen kommen sie dem Wunsch nach einer hohen Flexibilität entgegen: Mobil lassen sich Reisen kurzfristig buchen und Flüge sowie Unterkünfte schnell umbuchen. In der Nutzung sind sie ebenso intuitiv wie private Anwendungen. Obendrein lassen sich in der Software entsprechende Reiserichtlinien automatisiert hinterlegen: Sie ermöglichen einen Abgleich zwischen den von Geschäftsreisenden ausgewählten Buchungen und den Reisekostenrichtlinien – ganz ohne einen mühsamen manuellen Abgleich. Das schont die Nerven auf beiden Seiten und spart letztlich Kosten. Mehr noch: Verausgabte Kosten werden sofort in die Reisekostenabrechnung überführt!

Geschäftsreisen sind auch für Unternehmen mit einem hohen Aufwand verbunden – von den Ausgaben ganz zu schweigen. Sie beanspruchen bis zu 10 Prozent des Gesamtbudgets. Und während Ausgaben für Personal und Material fixe Kosten erzeugen, sind die für Geschäftsreisen meist deutlich variabler. Prüfen Finanzabteilungen manuell die Reisekostenabrechnungen ihrer Kolleginnen und Kollegen, entsteht auch hierfür nochmals ein beachtlicher Zeitaufwand. Denn auch bei Reisekosten gilt: Keine Buchung ohne Beleg.

Transparenz über angefallene Kosten erhalten Unternehmen heute dank digitaler Helfer in Echtzeit. Geschäftsreisende können Belege etwa für Taxifahrten bereits von unterwegs per App einscannen, automatisiert erfassen und in die Reisekostenabrechnung überführen lassen. Der Echtzeitüberblick über getätigte Zahlungen erleichtert Unternehmen zudem, ihrer Fürsorgepflicht nachzukommen – Einverständnis der Nutzerinnen und Nutzer selbstverständlich vorausgesetzt. Die Lösungen sind direkt in das SAP ERP integriert. So können die über SAP Concur erfassten Daten direkt in die HR- und Finanzsysteme eingespeist werden. Auf Basis der Buchungen und in Echtzeit übermittelten Abrechnungen können HR-Verantwortliche den Aufenthaltsort ihrer Schützlinge schnell nachvollziehen – auch bei kurzfristigen Änderungen von Reiserouten, zwischenzeitlichen Bleisure-Aufenthalten und Gabelflügen.

Flexibilität ohne Kontrollverlust: So wird die Digitalisierung sowohl für Geschäftsreisende als auch für Arbeitgeber zur Win-win-Situation.

*Die Umfrage wurde von Wakefield Research (www.wakefieldresearch.com), einem führenden unabhängigen Anbieter von quantitativer, qualitativer und hybrider Marktforschung, unter 7.850 Geschäftsreisenden durchgeführt, definiert als diejenigen, die drei- oder mehrmals jährlich aus den folgenden Märkten reisen: Australien, Belgien, Brasilien, Kanada, China, Hongkong, Taiwan, Dänemark, Finnland, Frankreich, Deutschland, Indien, Japan, Luxemburg, Mexiko, Niederlande, Norwegen, Singapur, Malaysia, Schweden, Großbritannien und den Vereinigten Staaten. Die Umfrage fand von Juli bis August 2019 statt.