Quick Apply mit SAP SuccessFactors Recruiting

Im Recruiting wird gerne kontrovers diskutiert: Sollen sich Kandidatinnen und Kandidaten so schnell und einfach wie möglich bewerben können (so genannte One-Click-Bewerbungen) - oder gehört man zur "Wer schon im Bewerbungsprozess schnell aufgibt, wird auch als Mitarbeiter kein Durchhaltevermögen haben"-Fraktion, die überzeugt ist, lieber weniger Bewerberinnen und Bewerber in Kauf zu nehmen, die dafür gezeigt haben, dass sie es ernst meinen, und sich nicht von ein paar zusätzlichen Schritten oder Feldern im Bewerbungsprozess abschrecken lassen?

Seit 2019 hat man als Nutzer*in von SAP SuccessFactors Recruiting jetzt mehr Einfluss und Gestaltungsmöglichkeiten. Neben der klassischen Variante mit Profil-Erstellung, auf dessen Basis dann Bewerberinnen und Bewerber ihren virtuellen Hut für die unterschiedlichsten Stellen in den Ring (oder auf den Schreibtisch der Personalabteilung) werfen, gibt es jetzt auch eine beschleunigte Prozessvariante. Mit "Quick Apply" können sich Interessierte bewerben, ohne zuvor ein Konto oder Kandidatenprofil erstellen zu müssen. Damit steht einer schnellen Bewerbung nichts mehr im Wege.

Die Funktion Quick Apply muss initial in der jeweiligen Stellenanforderungsvorlage (job requisition template) als Standardfeld hinzugefügt werden.

Anschließend kann bei der Erstellung einer neuen Stellenanforderung die Quick Apply-Funktion mit dem Schiebeschalter "Schnell bewerben" aktiviert werden. Es ist also keine "Hop oder Top" Entscheidung, sondern der/die Recruiter*in kann dies jeweils pro offener Stelle neu entscheiden. Es kann im Einzelfall also auch problemlos auf die klassische Variante zurückgegriffen werden.

Wenn Sie Supportkunde oder-kundin bei EMPLEOX sind, haben Sie dieses Thema sicher schon mit Ihrem/Ihrer zuständigen Ansprechpartner/-in im Release-Update-Gespräch diskutiert. Ansonsten sprechen Sie einfach Ihre*n Implementierungspartner*in zwecks Unterstützung bei der Einrichtung der neuen Funktion an, oder schauen Sie in diesen  SAP Hinweis.

Quick Apply bildet alle Felder ab, die für die Bewerbung als relevant definiert wurden. Durch die Nutzung von Quick Apply erhalten Sie also nicht grundsätzlich weniger Informationen als bei einer "klassischen" Bewerbung auf Basis des Kandidatenprofils. Der "Fast Lane"-Effekt ist damit zwar spürbar, aber noch nicht weltbewegend.

Daher unser Tipp: Um den Bewerbungsprozess wirklich schnell und schlank zu gestalten, sollten Sie eine eigene Stellenanforderungsvorlage für Quick Apply-Stellenausschreibungen verwenden, mit entsprechend weniger (Pflicht-)Feldern. Sie entscheiden sich dann schon zu Beginn des Ausschreibungsprozesses, ob Sie:

• Eine echte "Fast Lane" Bewerbung ermöglichen wollen mit Quick Apply und einem extra schlanken Bewerbungsformular oder
• eine Stellenausschreibung mit etwa mehr Bewerbungsdetails, aber aktivierter Quick Apply Funktion (also ohne der Notwendigkeit für den Kandidaten, ein Profil anzulegen) oder
• die "klassische" Bewerbung mit Kandidatenprofil verwenden wollen

Als absolutes Minimum an Bewerbungsdaten sind übrigens Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse erforderlich. Wenn das BewerberInnen dann immer noch zu viel ist, dann ist ihnen nicht mehr zu helfen und dann bin ich ausnahmsweise bei der "dann sind sie auch nicht die Richtigen für uns"-Fraktion.

Umgekehrt können durchaus auch Vorauswahl-Fragen (Pre-Screening Questions) mit Quick Apply gestellt werden. Wenn Sie also zwar keinen Wert auf detailliert erfasste Lebensläufe legen, aber auf Ihren Einstellungstest nicht verzichten wollen, ist diese Variante vielleicht die Richtige für Sie.

Quick Apply funktioniert ebenso mit Recruiting Management als auch mit Recruiting Marketing. Und selbstverständlich auch für eine mobile Bewerbung per Handy.

Der Hauptvorteil bei der Nutzung von Quick Apply für BewerberInnen ist es, sich ohne Log-in oder Erstellung eines Kontos und Kandidatenprofils direkt bewerben zu können.

Aber auch KandidatInnen, die sich in der Vergangenheit schon einmal bei Ihnen beworben haben und ein Profil angelegt haben, profitieren von der neuen Funktion. Für sie wird die Bewerbung mit Quick Apply noch einfacher und schlanker, da viele Daten automatisch vom bereits bestehenden Kandidatenprofil übernommen werden:

Übrigens: Seit dem Release H1/2020 können Bewerberinnen und Bewerber schon während des Quick Apply-Bewerbungsprozesses darauf aufmerksam gemacht werden, dass sie sich bereits beworben haben. So können Doppelbewerbungen vermieden werden. Das System prüft dies anhand der drei obligatorischen Felder Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse.

Ja, denn im Hintergrund wird automatisch ein Kandidatenprofil mit grundlegenden Informationen erstellt. Bei der Bewerbung selbst muss der/die Bewerber/-in ein Passwort festlegen und bekommt dann nach erfolgreicher Bewerbung über die Quick Apply-Ansicht eine E-Mail mit persönlichen Zugangsdaten und kann diese dann nach Belieben ergänzen.

Interessant ist die neue Funktion Quick Apply auch in Verbindung mit einem weiteren relativ neuen Feature von SAP SuccessFactors Recruiting, den neuen „Evergreen Requisitions“. Evergreen Requisitions werden bei SAP SuccessFactors Dauerausschreibungen genannt, deren Sinn es in der Regel ist, Initiativbewerbungen zu sammeln. Im Fokus steht also ohnehin, vor allem Lebensläufe und grundsätzlich am Unternehmen interessierte KandidatInnen zu bekommen. Für welche Position diese dann geeignet sein könnten, entscheiden die RecruiterInnen und weisen entsprechende Bewerbungen dann einfach in Frage kommenden Ausschreibungen zu. Da es bei dieser Bewerbungsvariante ja ohnehin wenig "spezifisches" abzufragen gibt (schließlich sind die Zielstellen noch gar nicht festgelegt), bietet sich die Nutzung von Quick Apply hier ganz besonders an.

Die neue Funktion Quick Apply ist eine oft gewünschte und wirklich sinnvolle Ergänzung und Vereinfachung des Bewerbungsprozesses mit SAP SuccessFactors Recruiting. Ich würde daher allen Kundinnen und Kunden empfehlen, die Funktion grundsätzlich einzurichten, bzw. vom jeweiligen Implementierungspartner einrichten zu lassen. Selbst dann, wenn Sie nicht beabsichtigen, komplett auf Kandidatenprofile oder die Erfassung strukturierter Daten zu verzichten. Denn es gibt zahlreiche Anwendungsfälle, wie etwa die erläuterten Initiativbewerbungen, bei denen es sich wirklich lohnt, auf Quick Apply zurückzugreifen.

Probieren Sie es aus und Sie werden erleben, dass durch weniger Hürden im Prozess nicht nur die Anzahl der Bewerbungen steigt, sondern oft auch die Qualität der Kandidatinnen und Kandidaten. Denn letzten Endes ist es vielleicht kein Zeichen der Bewerberinnen und Bewerbern, es nicht ernst zu meinen, wenn sie sich nicht durch Ihre umständlichen Prozesse quälen wollen, sondern einfach nur die Erkenntnis "Wenn schon Bewerben in dem Laden so kompliziert und wenig nutzerorientiert ist, wie wird es dann erst später als Mitarbeitender?".

Denken Sie immer dran. Bewerben tun sich heute beide Seiten. Die Kandidatinnen und Kandidaten bei Ihnen, und Sie bei ihnen.

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