Matchmaker HR - Die richtigen Talente und Interessen zusammenbringen

Wie schafft man es, für Projekte, Kurzeinsätze, Mentoring, Coaching oder Wissensaustausch die richtigen "Matches" zu finden? Also Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten, Interessen und Motivation zusammenzubringen?

Was in Kleinstunternehmen, bei denen jeder noch jeden kennt, vielleicht noch funktioniert, wird ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl immer komplexer. Jeder dürfte das Phänomen kennen, dass irgendwie immer an die gleichen gedacht wird, wenn es darum geht, das besondere Projekt zu besetzen oder die Mentoren-Rolle für den neuen Mitarbeiter zu übernehmen. Eine strategische Personalentwicklung sieht anders aus.

Jana Tepe, Co-Gründerin des Berliner Startups Tandemploy, dass mit seiner Software für eben jenes Matchmaking innerhalb von Unternehmen seit einigen Jahren sehr erfolgreich ist, erläutert im Podcast-Interview, warum ihr Ansatz so viel erfolgreicher ist, als gewöhnliche "Profile" in HR-Systemen, die selten gut gepflegt werden.

Dominik Josten: Hallo und herzlich willkommen hier im HR HEUTE Podcast. Heute geht es um Schätze. Schätze, die garantiert auch in Ihrem Unternehmen versteckt sind. Ich rede von ungenutzten Fähigkeiten, Interessen und Talenten Ihrer Mitarbeiter. Das Motto dieses Podcasts ist ja „HR kann mehr“ und deshalb möchte ich mit meiner heutigen Gesprächspartnerin darüber unterhalten, wie man dieses Potential heben kann. Sie ist hierfür, wie ich finde, die perfekte Gesprächspartnerin, denn sie hat ein ganzes Unternehmen um genau diese Frage herum gegründet und ist damit seit einigen Jahren sehr erfolgreich.

Das Besondere an ihr: Sie predigt nicht nur und macht selber etwas ganz anderes, sondern sie lebt wirklich vor was sie und ihr Unternehmen der Welt vermitteln will, nämlich, dass Flexibilität, flexibles Arbeiten nicht nur viel mehr Spaß macht, sondern trotzdem genauso erfolgreich sein kann. Sie beweist dabei, dass sich Gegensätze vereinen lassen von denen man dachte „das geht gar nicht“. Beispielsweise ein erfolgreiches Start-Up zu führen und trotzdem eine gesunde Work-Life-Balance zu haben. Zeit nicht nur für ausgiebige Surf-Ausflüge, sondern vor allem auch für die eigene Familie. Wie das funktioniert und wie sie mit ihrem Unternehmen die Arbeitswelt ein Stück weit verbessern möchte, darüber unterhalte ich mich jetzt mit der Co-Gründerin und Co-Geschäftsführerin des Berliner Start-Ups Tandemploy, Jana Tepe.

Herzlich willkommen, schön, dass Du da bist.

Jana Tepe: Hallo, vielen Dank für die Einladung.

Dominik Josten: Sehr gerne, freut mich sehr. Jana, erste Frage mal wirklich aus ehrlicher Bewunderung eines Normalmenschen: Verrate mir doch mal bitte, wie schaffst du es einerseits so erfolgreich zu sein und andererseits gefühlt nicht mehr Abstriche in der Work-Life-Balance machen zu müssen als wir anderen?

Jana Tepe: Jetzt werde ich ja hier fast rot. Meine Geheimwaffe ist, glaube ich, meine Tandem-Partnerin, mit der das wahrscheinlich jeder schaffen würde, weil das einfach ganz großartig ist, dass wir uns die Geschäftsführung unseres Unternehmens teilen und so auch im täglichen Auf und Ab, denn auch bei uns gibt es auch mal Achterbahnfahrten, einfach auf Augenhöhe Dinge und Probleme diskutieren können und können uns auch wieder hochziehen, wenn einer mal ein bisschen durchhängt oder so. Das heißt, da habe ich einfach eine verdammt gute Sparrings-Partnerin und nie das Gefühl „ich muss das alles alleine wuppen“. Ich glaube das verändert schon mal ganz viel.

Dominik Josten: Das glaube ich gerne. Braucht man da denn nicht wirklich viel Flexibilität in seiner ganzen Herangehensweise wenn man sich so einen Job teilt? Gerade auch zwei Gründer und Geschäftsführer, das ist ja wirklich was, da ist viel Dynamik und morgens weiß man wahrscheinlich noch nicht was bis abends alles passieren wird. Wie klappt das bei euch?

Jana Tepe: Wir haben schon beide unsere festen Aufgabenbereiche und auch Stärken und teilen uns auch nach den Stärken auf. Das finde ich auch einen großen Vorteil, weil man kann sich so auf seine Sweet Zones konzentrieren, kann aber im Zweifelsfall immer für die andere einspringen und auch auskunftsfähig sein gegenüber Kunden oder gegenüber dem Team auf so einem gewissen Level. Natürlich nicht bis ins Detail. Flexibilität braucht man vor allem im Kopf und natürlich auch bei den täglichen Zeitplänen, also wir priorisieren schon immer wochenweise gemeinsam Dinge, und manchmal sogar tageweise. Aber das hat man glaube ich in jedem Unternehmen, was in so einem innovativen und schnelllebigen Umfeld tätig ist, dass man da einfach sehr flexibel sein muss, was die Strategien und die Zielsetzung angeht.

Dominik Josten: Flexibilität ist ja ohnehin so ein Thema. Aktuell ist ja wieder flexibel arbeiten etwas, was so ein bisschen zwangsläufig über die Menschen hereinbricht. Plötzlich können oder müssen auch Mitarbeiter im Homeoffice oder auch zu ganz unüblichen Zeiten arbeiten, bei denen das vorher klar ausgeschlossen wurde und die es sich auch selbst nicht vorstellen konnten. Wie siehst du das, ist die Arbeitswelt jetzt schon auf einem guten Weg oder ist das gerade nur so das Notwendigste, was wir erleben?

Jana Tepe: Da sprichst du glaube ich einen wichtigen Punkt an: die aktuelle Situation. Wahrscheinlich hätte ich vor drei Monaten noch ein bisschen anders geantwortet. Ich glaube in den letzten sieben Jahren, seit wir wirklich angefangen haben mit der Gründung von Tandemploy, hat sich schon verdammt viel geändert, auch im Bewusstsein. Es gibt aber auch noch sehr viel zu tun. Ganz viele Unternehmen haben natürlich immer noch die Strukturen und Prozesse und oft Denkmuster, die die letzten Jahrzehnte gut funktioniert haben, die ja auch ihre Berechtigung hatten und das ist ganz schwer da vor allem sich von Gewohnheiten zu lösen. Jetzt hat Corona tatsächlich ja überhaupt keine schöne Ursache, aber hat zumindest dazu geführt, dass Remote-Arbeit, Arbeit aus dem Homeoffice, flexiblere Teamarbeit eine ganz andere Akzeptanz bekommen hat und das hat schon die Arbeitswelt innerhalb kürzester Zeit doch viel stärker verändert oder die Schnelligkeit der Veränderung hat ganz stark zugenommen und das ist erstaunlich zu sehen, weil man eben jetzt merkt „ach, hoppla, das geht ja doch“. Man kann mit einem kompletten Team remote arbeiten und sich austauschen und die Dinge laufen weiter, vielleicht sogar produktiver als zuvor.

Dominik Josten: Du sprichst gerade diese Produktivitäts-Geschichte an. In letzter Zeit ist ja auch dieses Thema „employee experience“ mal genannt worden, es klingt erstmal nach einem Buzzword, aber dahinter steckt ja eigentlich die Frage „wie glücklich sind Arbeitnehmer eigentlich mit ihrem Job, mit dem Erlebnis als Arbeitnehmer und dementsprechend auch wie motiviert oder engagiert sind sie dann“. Wie siehst du das, was sind da so die wichtigsten Hebel, die zur Mitarbeiterzufriedenheit gehören jetzt neben dieser Flexibilität? Ist es vor allem die?

Jana Tepe: Ich glaube da gibt es ganz viele Faktoren und das ist vor allem sehr individuell. Ich sehe die „employee experience“, was ja gerade ein sehr viel diskutiertes und wichtiges Thema ist, immer ein bisschen im Kontrast zu dem Konzept des „employer branding“, weil im „employer branding“ verkauft der Arbeitgeber vorrangig erstmal nach außen, wie er sich eigentlich selber sieht als Arbeitgeber und die „employee experience“ ist für mich immer so ein bisschen das, was wirklich ankommt bei den einzelnen. Also wie fühlen sich denn Mitarbeiter in ihrem Arbeitsalltag, wie fühlen sie sich in bestimmten Situationen? Eine gute „employee experience“ zu schaffen im Unternehmen ist sicherlich sehr wichtig, setzt aber auch voraus, dass man die Interessen und Fähigkeiten und Wünsche seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kennt. Und genau da ist oft der Haken, weil das gar nicht so einfach ist zu wissen, was sich die Leute wünschen.

Dominik Josten: Absolut. Das ist ja eigentlich die perfekte Überleitung, weil es ist genau dieses Ding. Das Wissen, Fähigkeiten, Ideen der Mitarbeiter ist ja eigentlich der größte Hebel, den ein Unternehmen hat um erfolgreich zu sein. Mitarbeiter schaffen Ideen, Mitarbeiter produzieren, Mitarbeiter finden neue Lieferanten oder verkaufen Produkte. Es wird aber oft, gefühlt - ich weiß nicht wie du das siehst - noch relativ wenig getan, dieses Potential, wie du gerade schon gesagt hast. überhaupt mal zu entdecken. Rauszufinden was das ist, was die Mitarbeiter können, wollen, wissen und daraus dann auch was zu machen. Siehst du das genauso und ist das das, wo eure Plattform dann ansetzt?

Jana Tepe: Ja ganz genau. Auf jeden Fall ist das so und das belegen auch ganz viele Studien, dass ganz viel Wissen und Expertise und Know-How in einem Unternehmen steckt, das allerdings nicht auf den ersten Blick sichtbar ist, weil sich Experten in irgendwelchen Silos verstecken, man einfach nicht weiß, wer wo gleichzeitig an welchem Projekt arbeitet und da sehr ähnliche Dinge gerade tut und sich vielleicht unterstützen könnte. Firmen wissen oft gar nicht, was sie eigentlich wissen und jetzt gerade auch in der aktuellen Situation wird es nochmal umso deutlicher, wie essentiell es auch ist, erstmal das zu nutzen, was auch schon da ist. Viele Firmen stellen ja zum Beispiel auch gerade gar nicht mehr ein, das heißt externe Expertise holt man sich gerade eher nicht dazu, umso wichtiger ist es nach innen zu schauen und zu gucken „wo sind denn die Skills im Unternehmen, wer hat welche Fähigkeiten, wer kann jemanden bei Dingen unterstützen, wo sind Lerninteressen, versteckte Potentiale?“. Das ist ganz essentiell, um auch innovativ zu bleiben, gerade in so Zeiten des Wandels.

Dominik Josten: Wie muss ich mir das jetzt konkret vorstellen? Mich hätte das jetzt als Kunde eigentlich schon fast überzeugt was du gerade erzählt hast und wenn ich jetzt sage ich bin Kunde, komme zu euch, was steuert ihr dann bei, dass ich eben mehr aus dem Potential meiner Mitarbeiter machen kann und das überhaupt erstmal erkenne. Und was muss ich selber machen, was müssen meine Mitarbeiter machen, damit das auch wirklich klappt?

Jana Tepe: Was wir mit Tandemploy anbieten ist ja eine Software, die Firmen einen internen Talentmarktplatz bietet. Einen internen Talentmarktplatz, der nicht von der Personalabteilung maßgeblich gesteuert wird oder vom Management, sondern von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern selber. Es fängt damit an, dass wir auf diesem Talentmarktplatz Fragen stellen, also wirklich die Mitarbeiter zuerst einmal fragen „worauf habt ihr denn Lust? Wollt ihr gerne an innovativen Projekten in der Firma teilnehmen? Möchtet ihr vielleicht mal in eine andere Abteilung hineinschnuppern? Möchtet ihr gerade Stunden reduzieren und ist vielleicht ein Job-Sharing für euch interessant? Sucht ihr vielleicht einen Mentor oder eine Menti oder einen Onboarding-Buddy?“ Was auch immer. Wir stellen erstmal diese Fragen und je nachdem wie die Interessenslage der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist, fragen wir dann weiter. Zum Beispiel in dem Kontext eines Mentorings „was würdest du denn gerne von jemandem lernen? Aber was kannst du auch anderen beibringen?“ Unsere Überzeugung ist auch, dass jeder Mitarbeiter ganz sicher Dinge weiß und Sachen kann, in denen er ein Mentor sein kann, auch für andere. Das heißt diese Dinge fragen wir ab, fragen gleichzeitig was man lernen möchte und basierend auf den Angaben schlagen wir entweder Kolleginnen oder Kollegen vor innerhalb der Organisation oder Angebote. Angebote können sei: Interne Fortbildung, Jobs in anderen Abteilung, das kann ein spannendes Projekt sein oder aber wir schlagen direkt Kolleginnen und Kollegen vor, die zum Beispiel ein ganz toller Mentor wären in einer bestimmten Situation.

Dominik Josten: Jetzt hast du schon gerade verschiedene Dinge angesprochen, wo wir gleich nochmal kurz drauf eingehen, wo die eigentlich herkommen, weil jetzt haben wir den einen Punkt, den Fragebogen. Erstmal zur Klärung noch ganz kurz dazu: Den stellt ihr oder muss jedes Mal neu entwickelt werden oder ist das Standard der Software, das herauszufinden und das abzugleichen?

Jana Tepe: Also die Fragen wurden von uns entwickelt und können von unseren Experten in Nuancen angepasst werden. Was aber viel wichtiger ist, die Firmen können aus einer Bandbreite von 14 Oberthemen auswählen, was sie überhaupt ihren Mitarbeitern als Interessensgebiete zur Verfügung stellen wollen. Also ob sie zum Beispiel unser Matching für Projekte nutzen wollen, für Initiativen, für Kurzeinsätze, für Job-Sharing und so weiter. Da sucht sich jedes Unternehmen so seinen Blumenstrauß aus und bietet das eben den Mitarbeitern an. Wie dann jeweils die Fragen gestellt werden, das ist die Expertise die wir quasi beisteuern, da gibt es dann Konzepte für jedes Thema.

Dominik Josten: Und wo kommen dann die Angebote her? Das eine ist die Mitarbeiter zu fragen, was sie gerne machen würden, das andere ist ja die Angebotsseite. Nehmen wir jetzt mal ein Projekt als Beispiel. Wie läuft das dann?

Jana Tepe: Also bei Projekten und Kurzeinsätzen gibt es zwei verschiedene, ich sage mal Levels, das Einstieg-Level was Firmen oft nutzen, die vielleicht sagen „hey wir wollen eure Plattform nutzen, wir finden das cool, aber wir sind vielleicht noch nicht ganz so weit“, insofern ist das ein ausgewählter Kreis an Projektleitern, Managern etc. Die werden dann verschlagwortet und werden dann genau den Personen, den Mitarbeitern vorgeschlagen, zu denen das gerade perfekt passt. Wenn man einen Schritt weiter ist oder gehen will, kann man es aber auch ermöglichen, dass jeder aus der Belegschaft ein Projekt einstellen darf.

Dominik Josten: Okay. Jetzt hast du jetzt gerade schon mal zwei Dinge angesprochen: Verschlagwortung und die richtigen Skills. Wer definiert denn eigentlich was hinter einem bestimmten Skill steckt und wie Kompetenzlevel sind? Wann ist eine Tätigkeit Projektmanagement oder ab wann ist etwas Big Data und ab wann ist man fortgeschritten und Experte? Wenn ich jetzt ein Projekt besetzen will, dann brauche ich ja vielleicht einen Experten in Big Data und da mögen ja viele denken, dass sie das sind, weil sie schon mal große Excel-Dateien erstellt haben.

Jana Tepe: Ja könnte man vermuten. Bei Projekten ist es tatsächlich so, dass derjenige, der das Projekt einstellt, der kann spezifizieren, was für ein Level man für ein bestimmtes Skill mitbringen soll, ob es reicht wenn man Grundkenntnisse hat oder ob man fortgeschritten sein soll oder wirklich ein Experte. Auf Seiten der Mitarbeiter ist es dann wirklich eine Selbsteinschätzung. Ich erlebe tatsächlich aber eher das Gegenteil von dem, was du befürchtest, nämlich dass viele zu zurückhaltend sind zu sagen, dass sie selber ein Experte sind. Das heißt auch da fragen wir wieder ganz bewusst auf eine sehr bestimmte Art und Weise, um herausfinden zu können, wie gut Leute wirklich sind oder wie das Level wirklich ist.

Dominik Josten: Ja, es gibt beides und du hast sicherlich Recht, das wäre nämlich die nächste Frage. Es gibt einerseits die, die natürlich sagen „hey, da bin ich super drin“, aber dann gibt es auch genauso viele, die sich eher unterschätzen, die sich das nicht zutrauen und deren Skills man ja auch identifizieren will. Deswegen nochmal kurz eine Folgefrage dazu: Sind es ausschließlich Selbstauskünfte oder gibt es auch sowas wie eine 360°-Einschätzung oder so eine Art Feedback, nachdem er jetzt in einem Projekt gestafft war, wie er dann wirklich war?

Jana Tepe: Ja, teilweise haben wir in den Modulen Feedbackschleifen, also das Feedback wird anonym gegeben, das ist immer ganz wichtig, aber so kann zumindest der Administrator der Software sehen, wie gut sind die Matches, wie hoch ist so die Erfolgsquote. Zum Beispiel bei unserem onboarding-buddy-matching fragen wir am Ende „wie gut hat es dir gefallen, hat es dir das Einleben erleichtert?“. Das ist ja auch wichtig, damit man Kennzahlen auswerten kann. Grundsätzlich basiert es aber tatsächlich auf der Selbsteinschätzung, weil schon unser Ursprung und wirklich unsere Grundüberzeugung ist, ganz stark aus der Mitarbeiterperspektive zu denken und zu betrachten, damit die Mitarbeiter auch wirklich einen maximalen Nutzen darin sehen, die Software auch wirklich zu benutzen in ihrer täglichen Arbeit. Man kann noch so eine schöne Software erstellen, wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht sehen, warum sie diese nutzen sollen, dann ist das am Ende ein Datenfriedhof und das möchte keiner. Das haben wahrscheinlich auch ganz viele Unternehmen schon erlebt.

Dominik Josten: Das denke ich auch. Das wäre jetzt auch genau die Frage, weil es gibt sicherlich einige Personaler, ich weiß es gibt ein Wort, das weit oben im Alphabet steht, das bei euch strengstens verboten wird, das „aber“-Wort, aber jetzt gibt es ja sicherlich einige Personaler, die denken „ja das klingt ja auch alles nett und ist ja bestimmt alles richtig, aber wir sind hier so ein klassischer Mittelständler auf dem Land, das ist gar nicht unsere Mentalität und so sind auch unsere Mitarbeiter gar nicht“. Würde ich jetzt mal behaupten. Wie erlebt ihr das, also wie hoch ist das Interesse von Mitarbeitern dann wirklich das Profil zu pflegen? Du hast es auch schon angesprochen, es gibt ja oftmals schon ähnliche Möglichkeiten, sowas in einer HR-Software zu pflegen und es wird trotzdem nicht getan.

Jana Tepe: Das ist tatsächlich der Knackpunkt, warum Software nicht genutzt wird und es ist auch genau das, womit wir uns eben sehr stark beschäftigen, genau das anders zu machen, also erst zu gucken „wo ist der Nutzen für den Mitarbeiter?“ und darauf aufbauend die ganze Software auszurichten. Das führt dazu, dass bei uns die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehr gerne sehr viel angeben, weil sie ja auch davon etwas haben. Sie wollen ja zum Beispiel ihre Stunden reduzieren oder was Neues lernen oder ein tolles Projekt finden und dann hat man auch automatisch Spaß daran, viele Dinge einzupflegen, weil nur so bekommt man gute Matches. Es ist etwas anderes, als wenn einem gesagt wird „hier, hast du ein Profil, gib mal Skills an“, dann fragt der Mitarbeiter „wozu denn überhaupt, wozu ist das gut?“, dann gibt man vielleicht pflichtbewusst zwei Sachen ein und dann ist aber auch gut. Deswegen ist gut da anzusetzen und du hast gerade noch kurz angesprochen, dass vielleicht mancher Mittelständler sich nicht so damit identifiziert oder denkt er ist noch nicht weit genug. Ganz viele unserer Kunden sind Mittelständler oder auch große Firmen, die von der Kultur her sich selber eher als traditionell oder sogar konservativ beschreiben würden. Das macht aber überhaupt nichts, solange diese Firmen offen dafür sind, das auszuprobieren und den Mitarbeitern diesen Raum zu geben, weil die Veränderung wird ja nie von heute auf morgen über Nacht stattfinden. Das ist ja wichtig, dass man da mal Zeichen setzt und ein Signal sendet und diesen Raum gibt, wo man ganz viel lernen kann, was die Mitarbeiter wirklich möchten. Das hatten wir ganz am Anfang, das Thema „employee experience“, was wünschen sie sich, was sind ihre Interessen, da mal hinzuschauen.

Dominik Josten: Da ist vielleicht auch der Vorteil davon, dass das eben eine separate Software ist, weil wenn das Unternehmen sich dafür entscheidet, die letztendlich kauft, signalisiert das ja auch seinen Mitarbeitern „ich meine das ernst, bitte nutzt das“, wohingegen so eine HR-Software, die auch anderen Gründen gekauft wurde, da glaubt man vielleicht nicht, dass es sich wirklich lohnt das Profil zu pflegen.

Jana Tepe: Ja ganz wichtig. Das Top-Down-Signal braucht man auch. Nur eine Bottom-Up-Bewegung würde nie zum Erfolg führen, es ist immer gut, wenn gerne von ganz oben, von der Spitze das Signal kommt, dass das gewollt ist.

Dominik Josten: Jetzt weiß ich, als Gründer, Geschäftsführer, Inhaber redet man immer ungern über Grenzen. Es ist immer alles möglich, aber ich glaube es hilft ja auch klarzumachen, was eine Software von mir aus auch nicht ist, um die Erwartungserhaltung derjenigen, die es nachher nutzen, nicht zu enttäuschen. Wo sind so ein bisschen die Grenzen des Systems? Können beispielsweise Kunden auch komplett eigene Skills anlegen oder funktioniert das auch für nicht typische Bürotätigkeiten, sagen wir mal Kenntnisse der Wartung einer bestimmten Anlage, oder ich will jetzt ein Installationsteam zusammenstellen für die Einrichtung meiner Anlagen in Indien und brauche bestimmte Skills und brauche interkulturelle Kompetenz. Geht so was auch?

Jana Tepe: Ja das geht tatsächlich. Es gibt natürlich Begrenzungen, weil im ersten Schritt stellen wir einen Markplatz, auf dem Angebot und Nachfrage zusammenfinden und was danach in den Prozessen der Firma passiert, das können wir mit begleiten, aber natürlich nicht bis ins Kleinste steuern. Das heißt auch bei Prozessen, die nachgelagert sind, und die individuell sind in jeder Firma, muss natürlich eine gewisse Offenheit bestehen, sich Dinge vielleicht auch nochmal neu anzuschauen. Das ist glaube ich ganz wichtig und deswegen begleiten wir auch alle Kunden während der Laufzeit ganz intensiv und stehen da immer mit Rat und Tat zur Seite. Prinzipiell ist es für alle Jobprofile möglich, das hattest du ja gerade so ein bisschen angesprochen, weil wir zwar eine Skill-Datenbank haben als Basis, aber die wird täglich in Echtzeit erweitert durch das, was bei unseren Kunden dort eingegeben wird als Skills. Das heißt, wenn jetzt jemand eingeben würde, einen bestimmten Skill aus der Produktion oder so, dann wird das in unsere Datenbank aufgenommen, wird von uns geprüft und wird dann einsortiert, also geschaut zu welcher Familie passt das, zu welchem Begriff ist das ein Synonym und so weiter und davon profitieren wieder alle unsere Kunden. Das heißt die Datenbank wird jeden Tag schlauer.

Dominik Josten: Das wollte ich gerade fragen, weil sonst gibt es ja im Zweifel Projektmanagement, Projektsteuerung, Projektplanung, alles einzeln, weil jeder es ein bisschen anders formuliert oder mal Deutsch, mal Englisch. Ok, das heißt da pflegt ihr wirklich aktiv das immer nach, dass es jetzt inzwischen klar ist, die 30 Begriffe meinen alle das Gleiche.

Jana Tepe: Absolut. Das ist bei uns eine Mischung aus menschlicher und künstlicher Intelligenz. Es reden ja immer alle so viel von künstlicher Intelligenz, bei uns ist tatsächlich noch eine manuelle Stufe dazwischen, ein manueller Qualitätscheck und dann kommt irgendwann machine learning zum Tragen. Da sind Menschen stark involviert.

Dominik Josten: Jetzt hast du gerade ein Wichtiges angesprochen: Ihr stellt die Plattform zur Verfügung, aber natürlich muss danach der Alltag irgendwie weitergehen. Was passiert denn jetzt nach einem Match? Jetzt habt ihr gesagt „die passen zueinander“, egal ob jetzt für Projekt oder Onboarding, wie geht es dann üblicherweise weiter? Gibt es da noch etwas, was auf eurer Plattform stattfindet oder kommt dann so das erste Offline-Date, was die Mitarbeiter dann machen müssen?

Jana Tepe: Sobald das Match quasi erfolgreich zustande gekommen ist, geht es entweder in die Offline-Welt über oder vielleicht auch in ein anderes Tool, was schon im Unternehmen vorhanden ist. Unsere Kernkompetenz ist das Match-Making und in dem Fall, in dem ein Projektteam zusammengefunden hat, könnte der Projektleiter über unsere Software allen Teilnehmern schreiben und könnte sagen „das Projektteam ist jetzt vollständig, lasst uns doch mal ein Kick-Off-Event machen“ und da kann er entweder dann einen Termin vorschlagen oder er sagt „lasst uns rüber wechseln zu Microsoft Teams“ oder zu was weiß ich, was vielleicht auch schon als Kollaborations-Tool bereits im Unternehmen da ist und uns dort organisieren. Weil dieses ganze Projektmanagement etc., dafür haben fast alle Firmen Software da und das ist gar nicht unsere Kernkompetenz. In dem Moment macht es dann Sinn aus unserem Tool abzuspringen und was anderes zu nutzen. Das kann man gut verlinken natürlich, kann da Schnittstellen bauen, es kann manchmal sehr sinnvoll sein, aber…ja.

Dominik Josten: Die eierlegende Wollmilchsau muss ja auch nicht sein. Besser man kann eins gut als vieles nur ein bisschen.

Dominik Josten: Du hast gerade gesagt „eure Stärke ist das Matchen“. Jetzt kann man wahrscheinlich so ziemlich alles irgendwie matchen für die unterschiedlichsten Gründe. Ein paar hast Du am Anfang schon aufgeführt, was ist denn so aus den bisherigen Jahren das, wofür es am meisten verwendet wird euer Matching-Marktplatz?

Jana Tepe: Ein Dauerbrenner ist sozusagen das Mentoring-Matching, weil ich glaube das alle Firmen schon Mentoring-Konzepte im Kopf haben, aber oft bei der Umsetzung merken „das ist wirklich schwierig, da die richtigen Paare zusammenzubringen“ und das vielleicht auch zu skalieren, sodass nicht nur 60 Menschen profitieren, sondern vielleicht viel mehr. Das ist so ein Thema, und gerade erleben wir einen riesen Aufwind für das Thema Projekte und auch Kurzeinsätze, weil einfach immer mehr Firmen verstärkt auf Projektarbeit setzen, aber Herausforderungen haben die Projektteams gut zu besetzen und auch zu schnell zu besetzen und wirklich die Experten in der Firma auch ausfindig zu machen. Weil man hat oft die Tendenz, die Projekte mit den „üblichen Verdächtigen“ zu besetzen, mit denen man vielleicht das letzte Projekt ganz gut über die Bühne gebracht hat und man übersieht dann vielleicht auch leisere Kollegen, die aber eigentlich eine ganz tolle Expertise mitbringen. Dieses Phänomen kennen wahrscheinlich viele. Das ist gerade sehr gefragt.

Dominik Josten: Macht ihr eigentlich neben der Software, du sagtest eben schon mal „ihr begleitet das auch“, das heißt ihr macht auch Beratungsleistung das Ganze dann auch erfolgreich umzusetzen, typische Stolpersteine aus dem Weg zu räumen und sowas? Das macht ihr dann auch?

Jana Tepe: Ja genau, wir begleiten während der gesamten Laufzeit, meistens sind das für den Anfang drei Jahre, dann hat man bei uns einen festen Ansprechpartner an der Seite, wir haben meistens zweiwöchentliche Check-Ins, wo wir mit den Projektteams sprechen und gucken „was gibt es für Herausforderungen“, vielleicht auch arbeitsrechtliche Fragen oder irgendwelche Hürden oder irgendwelche Abteilungsleiter grätschen irgendwie rein, und da haben wir mittlerweile so viel Erfahrungswerte, dass wir da einfach oft sehr pragmatisch unterstützen können. Außerdem helfen wir auch bei den internen Kommunikationskampagnen, weil wir da auch viel Expertise haben im Storytelling, also wie kommuniziert man den Mitarbeitern, dass es diese Software gibt und warum sie sich da überhaupt einbringen sollen.

Dominik Josten: Und ihr seid, sofern ich das so ein bisschen aus der Ferne beurteilen kann, das Musterbeispiel des quasi voll-flexiblen Arbeitens in eurer eigenen Firma oder? Bei euch wird das auch so gelebt?

Jana Tepe: Ja das finde ich immer noch ganz wichtig, das was man da nach außen verkauft und predigt, dass man es auch selber ausprobiert, zumindest experimentieren wir bei uns auch sehr viel mit flexiblen Arbeitsformen verschiedenster Art. Es fängt damit an, dass wir im Recruiting Prozess schon die Bewerberinnen und Bewerber fragen „wie viele Stunden möchtest du denn arbeiten in der Woche? Was ist die ideale Wochenstundenzahl für dich“ und das auch immer möglich machen. Wir sind 30 Kolleginnen und Kollegen, bei uns arbeiten die Leute zwischen 15 Stunden pro Woche und 40 Stunden pro Woche und alle in ganz unterschiedlichen Konstellationen.

Dominik Josten: Sehr cool. Ich gucke auf die Uhr und stelle fest, die Zeit rennt, es war sehr spannend, wir müssen ein bisschen auf die Zeit gucken. Vielleicht noch ein, zwei Fragen zum Schluss und zwar: Gab es vielleicht auch mal so eine total ungewöhnliche Idee was Kunden mit eurer Plattform matchen wollten?

Jana Tepe: Manchmal gibt es lustige Ideen, von denen wir auch noch nicht alle umgesetzt haben. Manche liegen aber auch auf der Hand. Es kommen dann so Fragen wie „könnt ihr nicht Kaffee-Dates matchen oder Lunch-Dates“, das haben wir eingebunden, weil es total auf der Hand liegt und sehr niedrigschwellig ist, kommen aber auch so Wünsche „hey, könnt ihr nicht unsere Laufgruppen matchen“, also Laufgruppen für die Mittagspause, dafür müssen wir kein eigenes Matching entwickeln, sondern das kann man mit unserem Matching für Projekte kann man das abbilden, wenn man das ein bisschen weiterfasst. Solche Dinge kommen. Auch das Matching für durchaus privatere Zwecke, das ist sogar oft auch vom Arbeitgeber gewünscht, dass die sagen „wenn wir ein Grillfest haben, wollen wir schnell Leute finden, die gerne den Grillmaster machen“ oder bei einer Firmenfeier den Clown spielen können, weil sie das vielleicht sogar professionell machen in ihrer Freizeit.

Dominik Josten: Also wenn man es einmal hat die Plattform, dann kann man auch nicht mehr loslassen, dann will man immer mehr matchen vermute ich mal?

Jana Tepe: Ja das stimmt.

Dominik Josten: Glaube ich gerne. Vielleicht noch ein Schlusswort, eine Schlusseinschätzung von dir: Für wen ist das auf jeden Fall was, wer ist so der typische Fall, der sich vielleicht nicht traut, aber auf jeden Fall mal anschauen sollte? Für wen denkst du vielleicht „ja ist vielleicht nicht perfekt“ oder habt ihr für jedes Unternehmen eine Lösung? Vielleicht da mal so deine Schlusseinschätzung, dass auch die Zuhörer wissen, wer sich jetzt angesprochen fühlen sollte.

Jana Tepe: Alle Unternehmen so ab 600-700 Mitarbeitern, weil erst da wird es wirklich spannend, die gerade merken wie sich die Herausforderungen verdichten und sich teils Geschäftsmodelle wandeln, sie aber zumindest von diesen klassisch-hierarchischen Strukturen sich öffnen wollen in Richtung einer vernetzteren Organisation. Für all diese Unternehmen ist das glaube ich sehr spannend, zumindest mal mit uns ins Gespräch zu kommen und zu schauen „was können denn Themen, Interessensgebiete sein, die für eure Mitarbeiter relevant und spannend sind? Womit könnte man vielleicht anfangen? Ist es Projektmatching, ist es Mentoring, was sind Einstiegspunkte, die euren Leuten vielleicht auch bekannt sind, womit man einfach mal starten uns loslegen kann?“ Solange dieser Wille da ist und dieses Bewusstsein, dass man schon die Art und Weise der Zusammenarbeit langsam verändern möchte, würde ich sagen „meldet euch“.

Dominik Josten: Das klingt sehr gut. Ich wäre als Kunde jetzt schon überzeugt, finde es wirklich eine klasse Sache, vor allem weil ich glaube auch, dass das Betriebsklima, dieser Austausch, das Miteinander ganz entscheidend ist für den Erfolg eines Unternehmens. Es macht letztendlich einen Unterschied aus zwischen einer Gruppe mit Dienst nach Vorschrift und einem Innovationsgeist auch auf den Gängen und ich glaube da könnt ihr wirklich einen riesen Beitrag leisten. Ich danke dir ganz herzlich für das Gespräch, ich wünsche euch weiter sehr viel Erfolg mit dem, was ihr da macht, wir hören uns vielleicht mal irgendwann wieder, wie es dann weitergegangen ist, was ihr noch so alles Schönes gematcht habt und würde jetzt sagen: Ganz herzlichen Dank für die Zeit.

Jana Tepe: Danke dir, ciao.

Dominik Josten: Das war die erste richtige Folge hier vom HR HEUTE Podcast. Ich hoffe es hat Ihnen gefallen und es war interessant. Wenn ja, dann würde ich mich sehr freuen, wenn sie eine positive Bewertung da lassen würden. Es hilft gerade neuen Podcasts sehr dabei auch andere Interessierte auf sich aufmerksam zu machen. Auf jeden Fall würde ich mich freuen, wenn sie das nächste Mal wieder mit dabei sind und wünsche Ihnen noch alles Gute. Bis dahin.