Wie ATOSS Personaleinsatzplanung für SAP HCM die Produktivität erhöht

Wenn verschiedene Spezialistinnen und Spezialisten zusammenarbeiten sollen, ist gute Abstimmung und gemeinsames Vorgehen erfolgskritisch. Wichtig ist vor allem, dass sich alle auf ihre jeweilige Kernkompetenz konzentrieren und auf den jeweils anderen verlassen können. Schauen wir uns ein kurzes Beispiel an:

In einem Orchester sitzen lauter Profis, die einzeln zwar auch schon gut sind, aber erst im kollektiven Zusammenspiel ein Meisterwerk erklingen lassen. Eine entscheidende Schnittstelle zwischen ihnen ist der/die Dirigent/-in. Ohne ihn/sie sind die vielen Musiker aufgeschmissen, denn er/sie gibt den Takt vor, der das Tohuwabohu der verschiedenen Melodien ordnet.

Übertragen wir dieses Prinzip nun auf die Unternehmenswelt, gibt es auch hier viele Prozesse, die ein komplexes Zusammenspiel verschiedener Fähigkeiten erfordern. Wer im globalen Wettbewerb mithalten möchte, tut gut daran, keine Angst vor der höheren Komplexität einer Kooperation verschiedener Spezialistinnen und Spezialisten zu haben. Es braucht nur eine gute Dirigentin oder einen guten Dirigenten. Oder, bezogen auf HR-Softwarelösungen, leistungsfähige Schnittstellen.

Ein solcher Prozess ist die Personaleinsatzplanung. Die Faktoren, die die Qualität einer Personaleinsatzplanung bestimmen, haben sich in den letzten Jahren nicht nur deutlich verändert, sondern werden außerdem immer zahlreicher. Die reine Arbeitszeit und den reinen Arbeitsplatz zu bestimmen, reicht in den meisten Fällen nicht mehr aus. Deshalb werden spezifische Bedarfstreiber wie Umsatz oder Kundenfrequenz im Handel oder Auftragsvolumen in der Industrie immer wichtiger und sollten in der Planung proaktiv berücksichtigt werden.

Gesetze, Tarife und Betriebsvereinbarungen sowie individuelle Kriterien – zum Beispiel Leistungsprofile, Pausenzeiten oder Qualifikationen – müssen ebenso in die Disposition einfließen. Die Forderung der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach mehr Work-Life-Balance kompliziert die Personalplanung zusätzlich. Statt starrer Arbeitszeitmodelle treten flexible, an Lebensphasen angepasste Arbeitswelten in den Vordergrund. Die heute vorhandene Vielzahl an flexiblen Arbeitszeitformen macht die Personaleinsatzplanung zu einer noch größeren Herausforderung. Sind Mitarbeitende genau dann im Einsatz, wenn sie gebraucht werden, sinken der Leerlauf und auch die Überstunden. Servicequalität, Kundenzufriedenheit und damit auch der Umsatz steigen in gleichem Maße an.

Einige Kennzahlen dazu: 80 Prozent weniger unproduktive Arbeitszeit, 75 Prozent weniger Überstunden innerhalb eines Jahres oder 50 Prozent schnellere Auslieferungszeiten – diese Ergebnisse zeigen das Potenzial, das im bedarfsoptimierten Personaleinsatz steckt.

Eine der marktführenden, weil leistungsstärksten Lösungen für Personaleinsatzplanung kommt vom Münchener Softwareunternehmen ATOSS. Diese wurde entsprechend dem obigen Orchesterbeispiel entwickelt, also für das Zusammenspiel mit anderen HR-Lösungen wie etwa SAP HCM oder SAP SuccessFactors. Hierfür gibt es natürlich auch einen Dirigenten bzw. eine Schnittstelle, die von den HR- und IT-ExpertInnen von EMPLEOX entwickelt wurde und auf den Namen ATOSS Connector hört. Diese ermöglicht AnwenderInnen von SAP HCM Zeitwirtschaft die volle Funktionalität einer bedarfsoptimierten Personaleinsatzplanung. Das Gleiche gilt übrigens auch für Benutzer und Benutzerinnen von SAP SuccessFactors Employee Central.

Federal-Mogul ist ein weltweit tätiger Automobilzulieferer. Zwei deutsche Standorte der Division Federal-Mogul Powertrain haben sich für ATOSS Workforce Management aus der Cloud entschieden, um ihre Personal- und Planungsprozesse zu optimieren und so die Produktivität langfristig zu sichern. Das Werk Nürnberg, Kompetenzzentrum und Produktionsstätte für Motorenkolben, sowie das Werk Wiesbaden, Kompetenzzentrum und Produktionsstätte von Gleitlagern, Buchsen und Anlaufscheiben, planen und steuern so ihre mehr als 2.000 Mitarbeitenden.

Über den ATOSS Connector für SAP HCM wird die Personaleinsatzplanung mit der Zeitwirtschaft im unternehmensweiten SAP ERP HCM verbunden – ohne systemtechnische Kompromisse. Statt dezentraler Daten, aufwändiger manueller Prozesse und Tabellen-Planungen können regelbasierte Dienstpläne auf Knopfdruck erstellt werden – unter Berücksichtigung von Gesetzen, Tarifen, Qualifikationen und Zeitdaten.

Für die arbeitsplatzorientierte Disposition können die PlanerInnen die Mitarbeitenden per Drag & Drop direkt den Maschinen zuweisen. Eine Qualifikationsmatrix gibt ihnen dabei jederzeit einen Überblick über die erforderlichen Qualifikationen und deren Status. So können Mitarbeitende automatisch verschiedenen Maschinen zugeordnet werden, wenn mehrere Qualifikationen in bestimmten Zeitblöcken erforderlich sind. Haben wiederum Qualifikationen ein Ablaufdatum, wie etwa bei Gesundheitsprüfungen oder manchen Sicherheitszertifikaten, warnt das Aufgabenmanagement proaktiv und erinnert an die Erneuerung. Die Software unterstützt darüber hinaus auch die Fristenüberwachung des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes und die Kontrolle der Urlaubskonten. Überschreitet das Urlaubssaldo an einem Stichtag einen definierten Schwellenwert, wird automatisch eine Warnung ausgegeben.

Aufgrund sehr positiver Rückmeldungen sowohl von Management als auch Mitarbeitenden wird die neue Lösung auch auf ein weiteres Werk mit rund 600 Beschäftigten ausgerollt. Ebenfalls geplant ist die Einführung von ATOSS Kapazitätsplanung, mit der die langfristige Planungsqualität erhöht werden soll. So kann für das Werk in Nürnberg eine höhere Flexibilität für volatile Auftragslagen erreicht werden, indem bereichsübergreifend ein interner Springerpool zum Einsatz kommt.

Die international tätige Plansee-Gruppe ist auf die metallurgische Behandlung von Molybdän- und Wolframpulvern, zwei hochschmelzenden Metallen, spezialisiert. Das 1921 gegründete Unternehmen in Privatbesitz bietet Lösungen für alle Fälle, in denen außergewöhnlich widerstandsfähige Materialien und Werkzeuge bis an die Grenzen des technisch Machbaren benötigt werden. Der weltweite Innovations- und Technologieführer ist mit 50 Produktionsstätten und fast 14.000 Mitarbeitenden auf vier Kontinenten vertreten. Für den größten Produktionsstandort in Reutte, Österreich, setzt das Unternehmen auf die ATOSS Fertigungslösung. Auch hier kommt wieder der ATOSS Connector für SAP HCM zum Einsatz.

Die Daten der Zeitwirtschaft werden in die Personaleinsatzplanung integriert und durch das Qualifikationsmanagement ergänzt. Nach einem Pilotprojekt mit rund 350 Mitarbeitenden wird der Einsatz der 1.800 ProduktionsmitarbeiterInnen in Reutte und von rund 300 saisonalen Auszubildenden zukünftig mit der ATOSS Personaleinsatzplanung programmiert.

Das Kapazitätsplanungsmodul soll eine zuverlässige langfristige Planung und noch präzisere Lieferzusagen gewährleisten. Das System soll auch in der Lage sein, die sogenannten "Geisterschichten" zu steuern, in denen die Maschinen für den unabhängigen Betrieb an Wochenenden vorbereitet werden. Neben den gesetzlichen Anforderungen werden bei der Disposition alle notwendigen Qualifikationen für die verschiedenen Maschinen berücksichtigt. Etwa für Bedienung, Rüstung oder Einweisung anderer Mitarbeitenden. Eine transparente Qualifizierungsmatrix stellt sicher, dass jede Stelle mit entsprechend geschulten Mitarbeitenden besetzt wird – einschließlich Zusatzqualifikationen wie Gabelstaplerfahrer, Brandschutzbeauftragte oder Ersthelfer.

Die Plansee Group setzt konsequent auf agile Prozesse, hohe Flexibilität und eine optimierte Schichtplanung. National und international. Die Einführung von ATOSS Workforce Management in der Schweiz, Japan, den USA, Frankreich, Korea, China und Indien ist angedacht.

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Weitere Informationen zur ATOSS Software AG finden Sie im ATOSS Work Blog oder auf der Homepage www.atoss.com.