5 Tipps wie Sie schlechte Nachrichten souverän vermitteln

Mitarbeitende über negative Entscheidungen zu informieren gehört zu den Aufgaben einer Führungskraft. Ob es sich um ein gestopptes Projekt, eine Kündigung aus heiterem Himmel, eine abgelehnte Beförderung, ein negatives Feedback oder einfach nur um einen negativ beschiedenen Urlaubsantrag handelt - als Führungskraft liegt es in Ihrer Verantwortung, Ihre Mitarbeitenden zu informieren. Das bringt diese unter Umständen in eine Notsituation und kann mitunter auch Ihren Rückhalt im Team schädigen.

Wie in so vielen anderen Bereichen ist der richtige Ton wichtig. Um damit fertig zu werden, müssen Sie verstehen, warum es für uns so schwierig ist, schlechte Nachrichten zu verkünden. Erstens verursacht es Stress auf beiden Seiten. Und wer unter Druck steht, wird schnell emotional. Die objektiven und souveränen Argumente werden dann weggefegt. Der Mitarbeiter macht Sie vielleicht persönlich verantwortlich für sein Elend. Darüber hinaus nehmen die meisten Menschen negative Nachrichten als persönliche Kritik wahr und rechtfertigen oder verteidigen sich. Sie könnten als Führungskraft auf Dominanz setzen und jedes Gespräch über den Sachverhalt ablehnen. Damit verlieren Sie aber das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden. Wenn Sie sich stattdessen drücken, die Sache herunterspielen oder sich entschuldigen, verlieren Sie Ihre Souveränität.

Unangenehme Gespräche sollten Sie daher niemals auf Zuruf und spontan zwischen Tür und Angel führen, nur um sie so schnell wie möglich hinter sich zu bringen. Es ist auch eine Frage der Wertschätzung, dafür genügend Zeit einzuplanen. Wenn die Nachricht nur eine Person betrifft, dann sprechen Sie mit ihr unter vier Augen, nicht vor anderen Kolleginnen und Kollegen. Dies würde die Situation für die betroffene Person nur noch unangenehmer machen. Sind mehrere Personen beteiligt, ist ein kurzfristiges Teammeeting sinnvoll. Es ist wichtig, dass Sie die schlechte Nachricht so schnell wie möglich bekannt geben. Informieren Sie die Mitarbeitenden so schnell wie möglich, um zu vermeiden, dass sie von anderen Personen oder gar dem Flurfunk zu diesem Thema informiert werden. Das wäre nicht sehr professionell. Der Flurfunk kommuniziert nie in Ihrem Sinne. Sie sollten die Botschaft lieber selbst kontrollieren. Es ist auch Teil Ihrer Fürsorgepflicht, die Mitarbeitenden schnell und klar zu informieren. Schließlich müssen sie vielleicht auf Grund neuer ungünstiger Umstände bestimmte Maßnahmen ergreifen.

Versuchen Sie nicht, sich mit einer E-Mail, WhatsApp-Nachricht oder einem Telefonanruf den Weg des geringsten Widerstands zu gehen. Das wäre respektlos. Auf jeden Fall sollten Sie die schlechte Nachricht persönlich vermitteln. Wenn Sie an der Entscheidung beteiligt waren, halten Sie sich daran. Die Kunst besteht darin, den Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin so respektvoll und sanft wie möglich über die Fakten zu informieren, ohne etwas zu vernachlässigen oder auszulassen. Seien Sie völlig ehrlich und informieren Sie über alle Details, die zu der Entscheidung geführt haben.

Ihre ersten fünf Sätze sind entscheidend, daher ist es ratsam, vorher mindestens eine mentale Skizze von ihnen zu haben.

1. Im ersten Satz muss die Entscheidung so schnell und klar wie möglich mitgeteilt werden.

2. Im zweiten Satz geben Sie die Gründe für Ihre Entscheidung an.

3. Im dritten Satz sind die wesentlichen Fakten anzugeben, die zu dieser Situation geführt haben.

4. Dann drücken Sie Ihr Bedauern oder Mitgefühl aus.

5. Mit dem letzten Satz geben Sie einen Überblick über die Zukunft mit konkreten Lösungsvorschlägen oder nächsten Schritten. Aber vermeiden Sie Aufmunterungsversuche wie „Kopf hoch!“.

Sprechen Sie in Ich-Form und drücken sie sich klar und präzise aus. Keine komplizierten verschachtelten Sätze, kein "würde, hätte, könnte". Verwenden Sie keine Sprache, die die Fakten herunterspielt und versuchen Sie nicht, vage oder lustig zu sein.

Tipp: Visualisierung hilft, das Gespräch auf eine sachliche Ebene zu bringen. Oft ist es sinnvoll, die sensible Botschaft zu visualisieren. Erläutern Sie nach Möglichkeit die Rahmenbedingungen oder Fakten, die zur Entscheidung geführt haben, oder stellen Sie sie grafisch dar. Das Notizbuch, das Flipchart oder der Monitor stehen dann im Mittelpunkt des Gesprächs. Die Aufmerksamkeit bewegt sich von der direkten 1:1-Situation hin zu einer Sache - von der persönlichen Ebene zur sachlichen Ebene. Auf diese Weise können Sie auch ein negatives Gespräch auf objektive Weise führen.

Darüber hinaus wird der Blickkontakt unterbrochen, wenn beide Parteien die Notiz oder das Diagramm betrachten. Das ist wichtig, denn sonst würde unser Gegenüber die Botschaft persönlich nehmen. Coach Peter Holzer sagt in einem Focus Online Artikel dazu: „In unseren Beobachtungen zeigt sich, dass 70 bis 80 Prozent der Menschen eine heikle Botschaft viel konstruktiver aufnehmen können, wenn der Blickkontakt beim Überbringen gebrochen wird. Wird die Kritik dagegen mit Blickkontakt geäußert, fühlen sie sich dominiert. Und das führt zum Gefühl von mangelndem Respekt.“

Natürlich ist es nicht empfehlenswert während des Gesprächs an die Decke oder auf den Tisch zu starren. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, zu sprechen und Fragen zu stellen. Hören Sie genau zu und halten Sie den Augenkontakt. Eine offene Körperhaltung hilft Ihrem Gegenüber, Sie als verständnisvolle*n Gesprächspartner*in wahrzunehmen.