Vom Flickenteppich zum reibungslosen IT-Prozess

Viele Unternehmen wollen ihre HR-Prozesse modernisieren und eine leistungsfähige IT-Infrastruktur aufbauen. Haben jedoch zum Teil über 10.000 verschiedene Anwendungen lizensiert – weit mehr als erforderlich. Ergo: Durch den Flickenteppich an Lösungen nehmen sich Unternehmen nicht nur die Möglichkeit, flexibel auf Veränderungen zu reagieren; das Vorgehen ist auch teuer. So liegt das Einsparpotenzial durch ungenutzte Software im EU-Schnitt bei etwa 43.000 Euro pro Jahr.

Besser eignen sich Abo-Pakete aus Software und Service. Diese bieten eine hohe Standardisierung, Schnittstellen zu gängigen Anwendungen und sind skalierbar. Anwender*innen profitieren zudem von modernen Weboberflächen und einem mobilen Zugang. Damit sparen sie sich manuelle administrative Tätigkeiten und viel Zeit – die sie stattdessen für strategische Themen nutzen können. 

Falco Behrendt und Beate Braunack von Empleox entwickelten eine dieser modernen Lösungen mit: die One HMX. Im Gespräch geben sie Einblicke in die Entwicklungsgeschichte und beschreiben Einsatzszenarien dieser Software.

Jeanette Goebes: Hallo Falco, hallo Beate – nehmt uns mal mit  – wie ist es zu der Idee von One HXM gekommen?

Falco Behrendt: Wenn Kunden das erste Mal mit SAP in Kontakt kommen, entsteht schnell der Eindruck, dass das HR-Modul nicht mehr auf dem neuesten Stand ist und Wettbewerber wesentlich flottere Oberflächen bieten. Das hat uns auf die Idee gebracht, das Beste aus beiden Welten miteinander zu verbinden: die neue Technologie, nämlich SuccessFactors, mit der alten Komponente, SAP HCM. Damit transformieren wir Themen wie Personalabrechnung, Administration, Zeitwirtschaft und Organisationsmanagement in die moderne Zeit und standardisieren gleichzeitig die komplette Prozesslandschaft. Das gab es so vorher nirgends auf dem Markt.

Beate Braunack: Letztendlich haben wir ein Produkt geschaffen, das als vordefinierte Lösung für das Personalwesen dient – alle relevanten Module aus der HR-Welt sind über die Cloud-Oberfläche zentral zugänglich. Inklusive Employee Self Services (ESS) und Manager Self Services (MSS), SuccessFactors-Szenarien und Fiori-Oberflächen.

Jeanette Goebes: Ihr seid ein interdisziplinäres Team, das standortübergreifend zusammenarbeitet. Wie habt Ihr Euch für das Entwicklungsprojekt organisiert?

Beate Braunack: Wir haben aus vielen einzelnen Teams, die jeweils eigene Module betreuen, ein One-HXM-Team gebildet und uns regelmäßig in Workshops vor Ort getroffen. Mit solchen Formaten kommen wir viel schneller und konzentrierter voran, können uns auch außerhalb des Projekts in Ruhe austauschen. Während Corona war das natürlich nicht so einfach, da lief alles über den Bildschirm ab – immer unter einem gewissen Zeitdruck. Dafür hat das Vernetzen gut funktioniert. So haben wir beispielsweise unsere interne Dokumentenstruktur und Wissensvermittlung vereinheitlicht.

Falco Behrendt: Das gefällt mir am Projekt übrigens am meisten: Über den „Tellerrand“ hinauszuschauen und von Kolleg*innen zu lernen. Personalabrechnung, Administration, Zeitwirtschaft und Organisationsmanagement werden in den neuen Technologien von SAP komplett anders gedacht und abgebildet. 

Jeanette Goebes:  Vor welchen konkreten Herausforderungen standet Ihr bei der Entwicklung? 

Falco Behrendt: Die größte Herausforderung war auf jeden Fall, die verschiedenen, von SAP bereitgestellten Technologien miteinander zu verbinden. Das ist ziemlich komplex und erfordert viel Know-how. In den vergangenen Monaten der Entwicklung lag unser Fokus darauf, die unterschiedlichen Kernkompetenzen der Berater sinnvoll zusammenzubringen. Dann zu sehen, wie sich in Gemeinschaftsleistung eine Vision in ein Produkt verwandelt, das die wesentlichen Prozesse und Funktionen abbildet, ist ein tolles Gefühl.

Hinzu kommt, dass die Produktentwicklung während einer Unternehmensfusion stattfand. Wir haben zwei Unternehmen – KWP Inside HR und Talentchamp – und zwei Teams mit unterschiedlichen Arbeitsweisen zusammengebracht. Wo die einen die agile Projektmethodik Scrum genutzt hätten, waren die anderen für das Wasserfallmodell. Am Ende hat uns die Diversität eines interdisziplinären Teams geholfen, beides in einem Produkt zu vereinen.

Jeanette Goebes: Welchen Mehrwert bietet die Lösung für Kunden?

Falco Behrendt: Die Mehrwerte entstehen vor allem durch die Standardisierung. Wir nutzen all unsere Erfahrungen und Erkenntnisse aus 30 Jahren Firmengeschichte und entwickeln aus den einzelnen Beratungskonzepten und -projekten wertvolle Best Practices. Diese fließen wiederum in ein standardisiertes und skalierbares Produkt. Hinzu kommen ein hoher Automatisierungsgrad und die modernen, einheitlichen Oberflächen.

Beate Braunack: Die Standardisierung sorgt auch dafür, dass Kunden von deutlich kürzeren Projektlaufzeiten und allumfänglichen Services profitieren. Ziel ist es, dass es für Anwender keinen Unterschied macht, in welcher Lösung sie sich gerade befinden – weil alles optimal zusammenspielt. Und dadurch, dass Mitarbeitende ihre Daten leicht selbst pflegen können, werden die Sachbearbeiter*innen entlastet.

Jeanette Goebes: Was leistet die Lösung für Entgeltabrechnung & Zeitwirtschaft?

Falco Behrendt: Im Bereich Payroll haben wir die Herausforderung, den Weg für unterschiedliche Betriebsvereinbarungen offen zu halten. Dabei müssen wir die Balance zwischen Individualisierung, einem in der Wartung günstigen Produkt und einer überschaubaren Komplexität schaffen. One HXM kann für jedes Unternehmen ein passender Lösungsansatz sein. Denn die Personalabrechnung ist hier über die modernsten Technologien von SAP wie das Payroll Control Center abgebildet. Voraussetzung ist, dass der Kunde die Bereitschaft mitbringt, über seine Unternehmensprozesse in der Personalabrechnung nachzudenken.

Ein Ergebnis dieser Überlegungen kann dann sein, Business Process Outsourcing zu nutzen und One HXM mit anderen Lösungen zu verbinden. Damit reduziert er Risikofaktoren wie Personalausfall und profitiert von Expertenwissen.

Beate Braunack: In der Zeitwirtschaft ist es ähnlich. Jedes Unternehmen hat über die Jahre eigene Regeln entwickelt. So werden etwa die gleichen Tarifverträge anders interpretiert. Außerdem spielen bei dem Thema der Betriebsrat und die Wünsche der Belegschaft eine Rolle. Die Herausforderung ist, einen Standard zu schaffen, der die größten Anforderungen abdeckt. Die Zeitwirtschaft ist ein Template innerhalb One HXM, das vordefiniert ist, zugleich aber in andere Module integrierbar und erweiterbar bleibt.

Jeanette Goebes: An welche Unternehmen richtet sich die Lösung vornehmlich?

Beate Braunack: Grundsätzlich ist das Produkt für alle interessant, die ihre Prozesse verschlanken möchten, sich im Standard bewegen und eine schicke Lösung mit modernen Oberflächen suchen. Da One HXM „gemietet“ werden kann, Kunden also keine eigene Hard- und Software kaufen müssen, ist es vor allem für Kleinunternehmen und Mittelständler gedacht. Große Unternehmen haben eher eigene Lösungen für individuelle Anforderungen.

Falco Behrendt: Im Prinzip haben wir drei Hauptzielgruppen:

• Kunden, die Personalthemen und die damit verbundene Administration und Sachbearbeitertätigkeit komplett outsourcen wollen.
• Kunden, die bisher SAP HCM nutzen, aber eine modernere Landschaft mit hohem Funktionsumfang wünschen, die sie nicht selber betreiben müssen.
• Kunden, die bisher kein SAP, sondern diverse eigenständige Lösungen im Einsatz haben – und zukünftig auf eine integrierte Plattform setzen wollen. Letzteres entspricht der State-of-the-Art-Lösung One HXM.