Herausforderungen bei komplexen IT-Projekten

Rudolf Pritzkau: Wenn wir ein neues HR-IT-System einführen, dann bedarf es meistens einer Migration und sehr häufig erleben wir das, dass die zentrale Wahrheit der Daten nicht verfügbar ist. Wir haben sehr oft Datenhaltungen und die müssen jetzt alle gemeinschaftlich harmonisiert ins neue System reinkommen. Und das ist oftmals auch eine Schwierigkeit, die wir feststellen. 

Wenn man große Prozesse hat, die dann von verschiedenen Systemen abgebildet werden und dann noch über viele Fachbereiche hinweg sind und obendrauf noch voneinander abhängig, dann hast du im Prinzip alle Voraussetzungen für ein komplexes IT-Projekt. Und dann führst du halt nicht einfach mal so eine Software ein, sondern wir müssen in die Wurzeln von allen Themen reinkommen und das ist eine gute Herausforderung.  

Ein ganz klassisches Beispiel ist: User Lifecycle Management. Wir wissen, ein Azubi oder eine Azubine fängt im Unternehmen an, durchläuft alle Abteilungen und am Ende dieser Auszubildenden-Zeit kommt sie in eine Abteilung rein und hat dummerweise aber über die Jahre hinweg alle Berechtigungen mitbekommen und keiner, der sich jetzt drum kümmert, dass diese Berechtigungen auch wieder wegkommen. Das ist so ein typischer Prozess, den man sich erst mal bewusst machen muss und sich von vornherein klar machen muss, wie sieht es denn in meiner HR-IT-Landschaft aus? 

Wir erleben sehr häufig HR-IT-Systemlandschaften, die über die Jahre hinweg immer peu a peu gewachsen sind. Und diese Systeme sind nie wirklich miteinander harmonisiert worden, sondern man hat einfach ein Recruiting-System dazugenommen. Dann hat man noch einen Zeugnisgenerator entwickelt und dann wächst diese ganze Landschaft größer und größer. Und irgendwann mal müssen wir das in ein neues Projekt zusammenführen und dementsprechend fehlt da schon eine Grundharmonisierung über die komplexen Prozesse und die Tools, die man da im Einsatz hat. 

Die meisten Projekte haben den Charakter, dass viele Projektteilnehmer nur in ihrer Welt sich auskennen und hierbei sich auch nur in diesen Prozessen bewegen wollen. Und die wirkliche Komplexität dahinter ist, diesen Prozess allerdings End-to-End zu betrachten und das von vornherein harmonisiert dann aufzuziehen.

Eine weitere größere Herausforderung, ist, dass es in globalen, hauptsächlich in globalen Projekten ja so aussieht: Es ist schwierig, eine Rolle zu greifen, die eben dann entscheidet, dass der Prozess jetzt links 'rum oder rechts 'rum läuft, dass die Systeme, die wir jetzt dazu holen, passen oder eben nicht passen und wer führt und wer geht da im Prinzip mit den Daten nun mit? Und da ist diese Unterscheidung zwischen IT und HR oftmals nicht klar in Projekten und so ein wirklich global HR IT Entscheidungsorgan, das ist oftmals gar nicht da.

Eine gute Empfehlung, die ich da mitgebe, die man auch schon lange vor dem Projekt starten könnte, wäre wirklich die Harmonisierung der einzelnen Systeme und der Prozesse, sich über einen Ist-Zustand mal bewusst zu machen. Wie arbeitet mein HR denn eigentlich heute? Haben wir denn da schon klare Prozesse, oder wissen wir denn auch wirklich, wo denn Daten überall gehalten werden?  Das macht mir nämlich dann die Migration sehr viel einfacher. Und umso einfacher lässt sich dann auch so ein riesengroßes Transformationsprojekt bewältigen.