Sicherheit auf Geschäftsreisen für Ihre Mitarbeitenden

Hier ein Terroranschlag, dort dramatische Überschwemmungen – Meldungen über weltweite Katastrophen häufen sich in den Medien. Da fragen sich so manche Geschäftsreisende: Wie sicher ist das Reisen überhaupt noch? Sollte ich eine Geschäftsreise in ein Katastrophengebiet lieber absagen?

Zwar ist die Wahrscheinlichkeit, auf einer Geschäftsreise von einem Terroranschlag oder einer Überschwemmung betroffen zu sein, vergleichsweise gering, trotzdem sollten Unternehmen das Thema „Fürsorgepflicht“ großschreiben. Wussten Sie zum Beispiel, dass die Wahrscheinlichkeit auf einer Fernreise zu erkranken bei 18 Prozent liegt?

Gerade kürzlich hat eine repräsentative Studie von Concur ergeben, dass jede und jede Zweite glaubt, die Arbeitgebenden könnten nicht adäquat mit einer Krisensituation umgehen. Außerdem haben laut Arbeitnehmenden 45 Prozent der Großunternehmen keine klaren Prozesse für Krisenfälle definiert. Das führt wiederum dazu, dass jede und jeder zweite Geschäftsreisende nicht weiß, an wen er sich im Notfall auf Arbeitgebendenseite wenden soll. Das Ergebnis überrascht Sie?

Hier habe ich einige wichtige Ratschläge zusammengestellt, die Unternehmen dabei unterstützen, ihren Fürsorgepflichten nachzukommen und ihren Mitarbeitenden während der gesamten Reise Sicherheit zu bieten.

Nach ausreichender Information über den Umfang der gesetzlich vorgeschriebenen Fürsorgepflichten, sollten Unternehmen zunächst die Ist-Situation ihrer Geschäftsreisen analysieren:

• Wer reist viel und wie sind diese Reisenden abgesichert?
• Was sind ihre Zielgebiete?
• Finden auch Geschäftsreisen abseits großer Metropolen im Ausland statt?
• Wie können sich Ihre Reisenden im Vorfeld über folgende Risiken informieren:
  • Welche Impfungen sind nötig?
  • Welche Einreisebestimmungen sind zu beachten?
  • Wo ist das nächst gelegene Krankenhaus beziehungsweise deutsch- oder englischsprachiges Gesundheitspersonal?
  • Welche Sitten und Gebräuche sind zu beachten?
  • Wo sind deutsche Konsulate, die deutsche Botschaft?
  • Existieren Reisewarnungen seitens des Auswärtigen Amtes?

• Gibt es bereits ein Krisenmanagement-Team? Sind Mitarbeiter aus allen relevanten Abteilungen vertreten?
• Falls es kein dediziertes Team gibt – wo sind die Verantwortlichkeiten aufgehängt? Geschäftsleitung, HR, Travel, etc.

Evaluieren Sie im Anschluss die Ergebnisse und entwickeln Sie ein Konzept, bei dem das Thema Sicherheit zum festen Bestandteil Ihres Geschäftsreiseprozesses gehört:

• Stellen Sie Ihren Mitarbeitenden ein webbasiertes Informationstool zur Verfügung, damit sich alle Geschäftsreisenden im Vorfeld einer Reise über mögliche Reisewarnungen, Risiken und Gefahren ausreichend informieren können.
• Implementieren Sie gemeinsam mit Ihrem Geschäftsreisebüro und einem auf Risk Management spezialisierten Service-Anbieter eine entsprechende Lösung zur schnellen Ermittlung der weltweiten Aufenthaltsorte Ihrer Mitarbeitenden in einem Krisenfall. Hier bietet sich eine integrierte Kommunikationslösung wie Concur Locate an, die sowohl die wechselseitige Kommunikation zwischen Unternehmen und Reisenden, aber auch die Ortung von Mitarbeitenden ermöglicht.
• Entwickeln Sie klare, prägnante Mitteilungen, die Sie bei Katastrophen und Notfällen an Ihre Mitarbeitenden schicken.
• Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden über den bestehenden Versicherungsschutz und die daraus im Ernstfall resultierenden Leistungen.
• Sollte noch keinerlei Geschäftsreiseversicherungsschutz in Ihrem Unternehmen vorhanden sein, so lassen Sie Angebote erstellen, die das Reiseverhalten in Ihrem Unternehmen und die aktuelle Versicherungssituation berücksichtigen.
• Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden, unter welcher Hotline während der Reise jederzeit Hilfe abgerufen werden kann. Diese Notfallnummer sollte an 365 Tagen 24 Stunden lang erreichbar sein.
• Falls erforderlich, arbeiten Sie mit global agierenden medizinischen Dienstleistenden zusammen. Dies kann vor allem bei multinationalen Unternehmen sinnvoll sein.
• Schulen Sie Ihre reisenden Mitarbeitenden in Bezug auf ihre persönlichen Sicherheits- und Schutzmaßnahmen so gründlich wie möglich.

Sie sind neugierig geworden und wollen sofort wissen, wie gut Sie Ihrer Fürsorgepflicht bereits nachkommen? Dann machen Sie hier unseren Test und finden heraus, wie gut Ihr Risikomanagement im Fall der Fälle funktioniert.