Mit HR-Cloud-Software in die digitale Zukunft

Umzug – dieses Wort löst bei mir eigentlich nur ein einziges Gefühl aus: Stress! Ausmisten, Kisten packen, schleppen, wieder auspacken. Organisieren, koordinieren und eventuell auch mal resignieren oder kapitulieren. Und irgendwann, in ferner Zukunft, steht man da, in seinen neuen 4 Wänden, glücklich, dass alles geschafft ist. Auch in den Personalabteilungen steht derzeit ein Umzug an: der Umzug in die Cloud.

Das Thema Cloud – es schwebt sprichwörtlich wie eine (dunkle?) Wolke über den Personalabteilungen. Gibt es überhaupt noch jemanden, der sich bislang noch gar nicht mit dem Thema beschäftigt hat? Klar ist, Personalabteilungen müssen in Zukunft in die Cloud umziehen, wenn sie eine moderne und gewartete Softwarelösung einsetzen möchten. Nahezu alle IT-Anbietenden haben sich die Cloud-Strategie auf die Fahne geschrieben. Wenn Sie nun überlegen in die Cloud umzuziehen, gilt es einiges zu bedenken und zu beachten. Ganz wie bei einem normalen Umzug in ein neues Haus oder eine neue Wohnung.

Bevor an den eigentlichen Umzug gedacht werden kann, muss eine neue Bleibe gefunden werden. Für den erfolgreichen Ausgang dieser Suche sollten Rahmenbedingungen definiert werden – Haus oder Wohnung? Selbst bauen oder zur Miete wohnen? Welche Ausstattung und Größe? Welche Preiskategorie? Ähnlich verhält es sich mit der Suche nach einer Cloud-Lösung. Welche Herausforderungen soll die Software meistern? Welche Funktionalitäten sind Muss- bzw. Kann-Kriterien? Welchen Umfang benötigen Sie und natürlich: Was ist die beste Kosten-Nutzen-Strategie?

Eine Entscheidung nimmt Ihnen eine HR-Software aus der Cloud bereits im Vorhinein ab: Die Frage, ob es ein selbst entworfenes Eigenheim oder ein bereits bestehendes Mietobjekt sein soll. Mit einer Cloud-Lösung mieten Sie sich immer eine Software, die in gewissen Maßen vorgibt, wie das spätere System aussieht. Die Grundmauern und das Dach sind also bereits vorhanden. Sie können letztendlich aber selbst entscheiden, welche Farbe Ihre Wände haben sollen und wer welches Zimmer bekommt. Eine Versetzung von Grundmauern ist in einem Mietobjekt und in der Cloud-Software nicht möglich. Außerdem müssen Sie, wie in einem Mietobjekt üblich, eine regelmäßige Abgabe an die Vermietenden leisten, die Miete. Hier unterscheidet sich eine Cloud-Softwarelösung nicht von der klassischen Mietwohnung.

Sicherlich weiß jeder, der schon mal in einem bereits erbauten Objekt zur Miete gewohnt hat, dass es nie zu hundert Prozent den eigenen Erwartungen entspricht. Man wünscht sich die Küche größer und offener oder einen Fußboden mit Parkett statt Teppich. Aber diese Änderungen lassen sich meist nicht (mehr) realisieren. Ähnlich verhält es sich mit einer Cloud-Lösung. Man erschafft kein kundeneigenes System von Grund auf und kann daher nicht eigenmächtig seinen Inhalt festlegen. Es gibt gewisse Gegebenheiten, denen man sich anpasst. Das heißt nicht, dass alles im Standard bleibt. Meistens gibt es gute Möglichkeiten, um Systeme an bestehende Prozesse und unternehmensinterne Vorgaben anzupassen. Trotzdem sollte man sich zu Beginn eines Projektes im Klaren sein, dass es gewisse Limitationen im System gibt.

Einen wesentlichen Vorteil, den ein Mietobjekt hat, ist die Zuständigkeit Dritter, wenn es um die Instandhaltung und Renovierung geht. In Mietwohnungen müssen Vermietende für diese aufkommen, bei einem System sind es Softwareanbietende, die sicherstellen, dass das System immer auf dem neusten Stand ist. Und das ist in der heutigen, schnelllebigen HR-Welt besonders relevant. Nehmen wir als Beispiel die EU Datenschutz Grundverordnung. Alle Systeme müssen geprüft werden, ob sie den aktuellen Stand der DSGVO enthalten und gegebenenfalls angepasst werden. Wenn Sie Ihr System eigenständig up to date halten müssen, ist das ein größerer Aufwand. Mieten Sie hingegen eine HR-Software, ist es Aufgabe der Anbietenden, eine solche Regelung umzusetzen und das System entsprechend aktuell zu halten.

Die grundlegenden Entscheidungen und Vorkehrungen wurden getroffen, nun steht der Umzug an. Um diesen reibungslos abzuwickeln, macht es Sinn mit Checklisten zu arbeiten. Für den Wohnungsumzug sind Themen wie die Anmeldung von Strom und Wasser relevant oder die Beauftragung der Möbelpackenden. Für den Umzug in eine neue Cloud-Umgebung könnte die Checkliste wie folgt aussehen:

• Das System mit seinen Prozessen ist getestet und abgenommen,
• alle relevanten Daten sind in das neue System eingespielt,
• die Datenschutzrichtlinien sind eingehalten,
• Rollen und Berechtigungen im Cloud-Umfeld sind an entsprechende Personen verteilt,
• eventuell benötigte Schnittstellen zu anderen Systemen sind eingerichtet und geprüft,
• alle Nutzende des Systems haben ein Training absolviert und wissen, wie mit dem System gearbeitet wird,
• Ansprechpersonen (interne + ggf. externe Beratende) sind definiert und kommuniziert,
• der Go-live-Termin steht fest und bestimmt somit den restlichen Zeitplan,
• Sekt und Orangensaft sind für das gemeinsame Feiern des Ziels kaltgestellt.

Wenn Sie die Punkte der Checkliste als erledigt ankreuzen können, steht einem unbeschwerten Einleben in der neuen Umgebung nichts mehr im Weg. Und es ist wirklich so einfach: Sie loggen sich ein und es läuft. Sicherlich werden Sie im Laufe der Zeit kleinere Änderungen vornehmen oder den Prozess im System geringfügig anpassen wollen. Solche Details fallen häufig erst beim „Bewohnen“ der neuen Umgebung auf. Macht nichts, wie alles Neue muss es sich erst einlaufen. Und generell gilt: Man ist nie fertig – und mit jeder Umgestaltung wird es noch schöner.

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