Reisekostenabrechnung einfach gemacht

Reisen kann so schön sein. Wir setzen uns morgens voller Elan ins Auto, in den Zug oder in den Flieger (wenn man nicht gerade unter Flugangst leidet) und kommen entspannt, natürlich ohne nervige Staus oder Zugverspätungen bei den Kunden an, gehen locker und erfolgreich durch den Arbeitstag, übernachten in einem schönen Businesshotel und reisen dann völlig zufrieden wieder nach Hause.

Das klingt gut, so sollte es in einer idealen Welt sein, denn Reisezeit ist Arbeitszeit und die Work-Life-Balance und der Return on Investment von Geschäftsreisen sind wichtig.

Doch dann wartet da erstmal die lästige Reisekostenabrechnung!

Laut einer Umfrage, was Geschäftsreisende am meisten bei der manuellen Reisekostenabrechnung nervt, wurden am häufigsten genannt:

• Das Papierchaos. 31 % klagen über das Sammeln, Übertragen und Aufbewahren der Belege!
• Das Erstellen der Abrechnung. 23 % ärgern sich darüber, dass diese Aufgabe zu viel Zeit frisst, die man lieber für die wichtigeren Dinge nutzen würde.
• Die Komplexität des Abrechnungsprozesses. 14 % geben an, dass der Abrechnungsprozess kompliziert, umständlich und nicht nachvollziehbar ist.
• Die lange Wartezeit bis zur Rückerstattung. Bei 41 % liegt die Rückerstattungsdauer der Reisekosten bei 3-4 Wochen oder länger. Das ist viel zu lange!

Laut VDR-Geschäftsreiseanalye 2016 gab es im Jahr 2015 in deutschen Betrieben 11 Millionen „Road Warriors“. – ein Rekord. In den Krisenzeiten war durchschnittlich nur jede vierte Beschäftigte und Beschäftigter dienstlich unterwegs. Mittlerweile wird bei den größten Firmen ab 1.500 Mitarbeitenden die Reiselast auf 40 % der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verteilt. Trends der Unternehmensgestaltung wie flache Hierarchien und Projektarbeit spiegeln sich hier wider.

Im VDR-Bericht heißt es weiter, dass die Inlandshotellerie Rückenwind aus dem Mittelstand erfährt:

Ein Spitzenwert ergab sich bei dienstlichen Übernachtungen, insgesamt 67,6 Millionen. Von diesem Wachstum profitierten inländische Beherbergungsbetriebe überproportional: Die Anzahl der Inlandsübernachtungen deutscher Betriebe stieg im Jahr 2015 um 7,3% auf 49,5 Millionen. Hierzu trug besonders der Mittelstand mit bis zu 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei. Bei den Buchungskategorien werden die Karten langsam neu gemischt.

Zusätzlich zu den eindeutig belegbaren Geschäftsreisekosten fallen in allen Betrieben auch indirekte Kosten an. Gemessen an den Geschäftsreisekosten für das Jahr 2015 werden diese Kosten auf 8 % bis 10 % geschätzt. Sie entstehen bei den Prozessen von der Reiseplanung bis zur Abrechnung und der weiteren Verwaltung, zum Beispiel der Belegaufbewahrung. 53 % der befragten Betriebe konnten eine Schätzung der indirekten Kosten nicht abgeben. Zugespitzt formuliert wissen diese Betriebe nicht, wie teuer Reiseplanung und Reisekostenabrechnung wirklich für sie sind, und das obwohl die Gesamtkosten für Reisen häufig einen der größten Kostenblöcke in Unternehmen darstellen.

Geschäftsreisende ohne Smartphone? Heute kaum mehr vorstellbar. Der Bedarf nach besonderen Geschäftsreise-Apps scheint in größeren Unternehmen eher geweckt worden zu sein als bei kleineren. Firmen mit über 500 Mitarbeitern nutzen oder planen die Einführung einer „Corporate App“ zu 53 %. Weitere 36 % schließen dies zumindest für die Zukunft nicht aus. Der konkrete tägliche Nutzen ist hierbei am wichtigsten: Mobiles Einchecken, Reiseplandarstellungen, Suchen und Buchen werden als zentrale Funktionen genannt.

Was wünschen wir uns nun eigentlich wenn wir auf Reisen sind? Wir möchten uns nicht mit der lästigen Zettelwirtschaft, also den vielen Belegen und Quittungen rumplagen. Wir wollen unsere Reiseinfos jederzeit parat haben. Die Belege und Quittungen möchten wir einfach nur abfotografieren, der Reise zuordnen und dann am liebsten wegwerfen. Fort mit dem unnötigen Ballast, wir wollen mehr Zeit, um uns auf neue Sachen konzentrieren zu können.