Intelligent Services: KI ist im HR angekommen

Was haben HR und ein Domino-Spiel gemeinsam? Sie wissen schon, dieses Spiel, in dem man 4 Runden lang schwarze Steine mit entsprechenden Zahlenwerten aneinanderreiht? Richtig! Beides kann ganz schön langweilig sein. Domino mag in den ersten Runden noch ganz spannend sein, wird dann aber doch relativ schnell öde. Und auch die HR-Arbeit hat zwischendurch ebenfalls ganz schöne Durststrecken. Welche ich damit meine? Die administrativen Tätigkeiten. Stammdatenpflege, langwierige und ineffiziente Kandidatinnen- und Kandidatensuche sowie aufwendige Dinge wie Onboarding und die Arbeitsmittelbeschaffung für neue Mitarbeitende.

Diese administrative HR-Arbeit muss intelligent gemanagt und erledigt werden. Bereits 2015 hat SAP SuccessFactors mit den Intelligent Services eine Lösung geschaffen, die einzelne Arbeitsschritte in End-To-End-Prozessabläufe zusammenfasst. Wie sieht diese Lösung aus? Im Intelligent Services Center im Admin-Bereich Ihres SAP SuccessFactors Systems wird ein auslösendes Ereignis definiert. Tritt dieses Ereignis in der Realität ein, werden dadurch weitere (vom Unternehmen definierte) Ereignisse angestoßen. Dabei handelt es sich z.B. um Aufgaben oder Benachrichtigungen. Diese können sich grundsätzlich auf alle eingesetzten Module von SAP SuccessFactors beziehen oder sogar an externe Systeme weitergegeben werden. Im Grunde ist es eine Verknüpfung von Regeln, die beispielsweise besagen: „Wenn Ereignis X eintrifft, dann löse A, B und C aus und benachrichtige D.“ Zu theoretisch?

Lassen Sie uns mal ein Beispiel aus der Praxis anschauen. Das auslösende Ereignis ist die Versetzung einer Mitarbeiterin von Großbritannien nach Deutschland. Dieses Ereignis wird vermutlich zwei Aufgaben nach sich ziehen: im Recruiting eine neue Stellenanforderung für Großbritannien und in der Entgeltabrechnung eine Gehaltsanpassung dieser Mitarbeiterin. Zusätzlich kann es sein, dass eine, in Deutschland ansässige, Relocation-Firma, mit welcher Ihr Unternehmen einen Servicevertrag hat, benachrichtigt wird, um für diese Mitarbeiterin eine neue Wohnung zu suchen und ihren Umzug zu organisieren.

Sie sehen also dass schon allein die simple Versetzung einer Arbeitskraft ganz schön viele Aufgaben nach sich zieht. Ziel der Intelligent Services ist es, solch komplexe Prozesse mit verschiedensten Aufgaben und Schritten automatisiert auszulösen und Verantwortliche zu informieren – ohne, dass dies von Mitarbeitenden der Personalabteilung, des Shared Service Centers oder einer externen Firma (da outgesourct) durchdacht und angestoßen werden muss. Die Vorteile liegen auf der Hand:

• schlank,
• schnell (24/7),
• weniger manuell,
• daher kostengünstiger
• und verlässlicher (menschliche Fehler und Unachtsamkeiten werden vermieden)

Dabei sind die Intelligent Services nicht nur der Auslöser, sondern können auch intelligent vorhersagen, was aufgrund dieses Ereignisses als nächstes als wahrscheinlich erscheint.

Die Intelligent Services sind eine logische Weiterentwicklung aus den Self-Services, die bisher Führungskräften und Mitarbeitenden angeboten wurden. Während diese aber meist eindimensional auf einen Bereich bzw. ein Modul und eine Aufgabe ausgerichtet sind, lösen die Intelligent Services eine ganze Reihe weiterer HR-Aufgaben aus – auch solche, die bisher außerhalb des HR-Systems liegen oder von einer weniger erfahrenen Führungskraft nicht bedacht wurden. Je weniger Rücksprache die Mitarbeitenden mit der HR-Abteilung halten müssen, umso mehr Zeit bleibt ihnen für die strategische, wichtige (und vor allem nicht langweilige) Personalarbeit.

Aktuell eignet sich dieser Service nur für Aufgaben und Prozesse, welche keine individuelle Einschätzung verlangen. Eine saubere „Wenn, dann“-Verknüpfung muss gegeben sein, um einen Gesamtprozess derart zu automatisieren und vorzugeben – dann spielen die Intelligent Services ihre Stärke aus. So bleibt Ihnen als HR-Verantwortliche oder -Verantwortlicher mehr Zeit für die wichtigen Dinge, wie z.B. neue, kluge Köpfe zu finden oder bestehendes Personal adäquat weiterzuentwickeln. So leisten Sie Ihren strategischen Beitrag zum Erfolg des Unternehmens.

Machen Sie sich aber bewusst, dass die Intelligent Services nur der Anfang von etwas viel Größerem sind. Aber das brauche ich Ihnen nicht zu sagen. Eine gewaltige Geschäftstransformation ist im Gange. Die Schlagworte lauten Künstliche Intelligenz und Maschinelles Lernen. Die Automatisierung von Prozessen, wie es Intelligent Services kann, ist ein Schritt in die Zukunft. Aber ganz ehrlich: es ist nur ein kleiner Schritt. Wir sehen einer Zukunft entgehen, die eine sekundengenaue Analyse von (HR-)Daten, die prädiktive Vorhersage und daraus abgeleitete Empfehlungen und Handlungsaufforderungen mit sich bringt. Auf gut Deutsch: Diese neue Technologie wird mindestens so intelligent wie ein Mensch, aber höchstwahrscheinlich leistungsfähiger arbeiten und genau wie der Mensch bald eigene Ideen generieren – ein Novum!

Sobald sich die Künstliche Intelligenz mit dem jede Nanosekunde anwachsenden Wissen in der HR-Welt ausbreitet – und die Intelligent Services sind hier wie gesagt nur der erste Schritt – wird diese Geschäftstransformation eingetroffen sein. Die Frage ist nicht ob, sondern wann. In Anbetracht der fast unfassbaren Schnelligkeit technologischer Entwicklung stehen wir kurz davor. Dann spielen wir eine andere Art von Domino. Wir stellen die Steinchen nebeneinander, stoßen sie an und schauen einer wahnsinnig schnellen Kettenreaktion zu. Es wird schneller und weitaus weniger langweilig.

Sind Sie bereit?