Bildungscontrolling erfolgreich etablieren

Wir leben in einer Wissensgesellschaft, Muskelkraft spielt nur noch in den wenigsten Jobs eine Rolle. Aber Wissen altert. Und zwar enorm schnell. Dadurch gewinnt betriebliche Weiterbildung zunehmend an Bedeutung. Im Sinne des lebenslangen Lernens sollen Mitarbeitende ihre Kenntnisse und Fähigkeiten kontinuierlich ausbauen. Nur so kann es Unternehmen gelingen, auf Umweltveränderungen oder intensiven Wettbewerb in dynamischen Umfelden zu reagieren.

Ziel dabei ist es, durch neues Wissen, durch neue Kompetenzen der Mitarbeitenden, produktiver zu werden. Doch grau ist alle Theorie. Damit diese Rechnung aufgeht, muss ein strategischer Wissenstransfer stattfinden. Es müssen die richtigen Fähigkeiten vermittelt werden. Doch während Unternehmen hohe Summen in Schulungsangebote investieren – 33,5 Milliarden Euro waren es allein im vergangenen Jahr[1] –, führt das Bildungscontrolling, dass gerade die Effektivität von Weiterbildungsmaßnahmen sicherstellen soll, ein Schattendasein. Nur jeder zweite Betrieb misst den Erfolg seiner Weiterbildungsmaßnahmen.[2]

Warum Unternehmen an vielen Stellen großen Aufwand betreiben, um etwa im Einkauf oder in der Produktion möglichst effizient zu sein, der Frage nach der Sinnhaftigkeit von Schulungen aber wenig Beachtung schenken, ist schwer nachzuvollziehen. Tatsächlich aber findet betrieblicher Wissenserwerb häufig noch nicht strategisch statt. So gehen vermittelte Inhalte am Bedarf vorbei oder lassen sich nur schwer in die Praxis übertragen. Die erhofften positiven Effekte bleiben aus. Im schlimmsten Fall werden Mitarbeiterschulungen pauschal als Zeit- und Geldverschwendung wahrgenommen statt als Wertschöpfungsfaktor. Um dieser Negativspirale zu entkommen, müssen Unternehmen ihre Weiterbildungsmaßnahmen konzeptionell angehen, an den Unternehmenszielen ausrichten und vor allem, ihre Wirksamkeit mit Bildungscontrolling konsequent messen und steuern.

Mit diesen vier Schritten etablieren Sie erfolgreiches Bildungscontrolling und sorgen dafür, dass Schulungsmaßnahmen in Zukunft effektiv wirken statt nur Kosten zu verursachen.

Dieser Prozess beginnt bereits in der Planungsphase von Qualifizierungsprojekten. Viel zu oft werden Mitarbeitende als "Incentive" auf Schulungen geschickt, weil halt bestimmte Weiterbildungstage vorgesehen sind ("Und Meier, ne Idee wo ich Sie dieses Jahr hinschicken könnte?") oder vielleicht mal, weil ihnen Grundlagen für den derzeitigen Job fehlen. Dabei sollten sich Mitarbeiterschulungen eigentlich am organisatorischen Wissensbedarf ausrichten. Am Anfang steht daher eine Bestandsaufnahme: Über welches Wissen verfügt das Unternehmen? Wer sind die entsprechenden Wissensträger? Was für Kompetenzen werden für die Unternehmensziele oder das Bestehen im Wettbewerb benötigt? Und wie lassen sich vorhandene Lücken am besten schließen? Das Ziel ist klar. Herausfinden, was das Unternehmen wirklich braucht und dann mit konkreten Schulungsmaßnahmen auf diese Unternehmensziele hinarbeiten.

Davon ausgehend, werden die Mitarbeitenden und die Weiterbildungsmaßnahmen ausgewählt – und gleichzeitig festgelegt, wie die Wirksamkeit der Maßnahme gemessen wird. Damit das gelingt, bedarf es der gemeinsamen Anstrengungen von Unternehmensführung, HR- und Fachabteilungen. Doch in jedem fünften Unternehmen scheitert strategische Weiterbildung und Bildungscontrolling bisher an fehlenden Verantwortlichkeiten.[3] Dabei sind die Abgrenzungen eigentlich klar definiert: Während die Bereichsleitenden inhaltliche Beiträge leisten und den Erfolg des Wissenstransfers verantworten, ist das Personalmanagement für die Organisation und Planung, und damit auch das Bildungscontrolling, zuständig. Die Geschäftsführung schafft schließlich die erforderlichen Rahmenbedingungen, gibt Budgets frei und fungiert als treibende Kraft der Weiterbildungsstrategie.

Für ein erfolgreiches Bildungscontrolling müssen die Verantwortlichen schon im Vorfeld die wichtigsten Leistungskennzahlen, so genannte Key Performance Indicators (KPIs) festlegen. Diese erfreuen sich bei HR-Verantwortlichen nicht immer größter Beliebtheit. Zu Unrecht, denn sie machen den Erfolg von Schulungen von Mitarbeitenden messbar und orientieren sich maßgeblich an den Geschäftszielen. Die Bandbreite ist daher so vielfältig wie die Unternehmenslandschaft selbst. Während die einen die Reaktionszeiten im Service verbessern wollen, möchten andere Effizienzgewinne erreichen. Wichtig beim Bildungscontrolling ist aber, dass es nicht nur monetäre Aspekte sind, die Auskunft über Erfolg oder Misserfolg geben. Den Kosten für Schulungen von Mitarbeitenden werden stattdessen Nutzenargumente und Wirkzusammenhänge gegenübergestellt, sodass auch Faktoren wie Mitarbeitermotivation oder Krankenstände zu Kennzahlen für den Erfolg des Wissenstransfers dienen können.

Damit sich neues Wissen sofort in der Unternehmenspraxis anwenden lässt, sollte betriebliche Weiterbildung idealerweise in den Arbeitsalltag integriert werden. Online-Schulungen und webbasierte Microlearnings machen das möglich. Sie zerlegen komplexe Sachverhalte in leicht verdauliche Lern-Nuggets und machen Wissenserwerb zeit- sowie ortsunabhängig möglich und individuell dosierbar. Das trägt nachhaltig zur Akzeptanz und Motivation der Mitarbeitenden bei. Zudem lässt sich das Gelernte sofort ausprobieren und anwenden. Bei Bedarf ist das Know-how zudem jederzeit abrufbar und fungiert als wichtige Rückversicherung bei der Wissensnutzung im konkreten Unternehmenskontext.