Lohnt sich HR-Outsourcing? Wenn ja, für wen? Und wie geht man vor?

Es gibt viele Gründe, warum Unternehmen darüber nachdenken, bestimmte HR-Aufgaben ganz oder teilweise auszulagern. Wir wollten mehr darüber erfahren und haben den Geschäftsführer der Empleox BPO GmbH, Nikolai Hartmann, zum Gespräch gebeten.

Nikolai Hartmann: Einen typischen Alltag habe ich in der Form nicht, dafür ist meine Funktion und mein Aufgabenbereich zu breit gefächert, als dass man hier eine Regelmäßigkeit hineinbringen könnte. Aufgrund unserer Firmengröße bin ich in viele Teilbereiche involviert: Neben administrativen Tätigkeiten stehe ich auch mit Interessierten und Bestandskunden im Austausch und bin natürlich für personelle Belange verfügbar.

Ich würde gerne vorab kurz etwas zu dem Punkt der Kostenreduktion sagen: HR-Outsourcing, so wie wir es betreiben, würde ich nicht primär als Kostenreduktion sehen. Wir bieten für unsere Kundinnen und durch unsere Fachexpertise und Beratung einen klaren Mehrwert, den man so mit internen Kräften nur sehr aufwendig bekommen könnte. In zweiter Linie übernehmen wir natürlich auch die Routineaufgaben unseres Kundenstamms, bei denen es vor allem um Effizienz geht.

Egal ob ein Unternehmen jemanden einstellt oder sich entscheidet, Prozesse auszulagern, es erwirbt damit ja bestimmte Kompetenzen, auf die es dann zurückgreifen kann. Einerseits, um die tägliche Arbeit zu erledigen. Idealerweise aber auch, um zukünftige Änderungen erfolgreich zu meistern, sowie Abläufe und Prozesse kontinuierlich weiterzuentwickeln. Wir betreuen seit 2007 mittlerweile über 70 Kundinnen und Kunden mit rund 80.000 Abrechnungen. Durch diese Arbeit haben wir eine enorme Fachexpertise aufgebaut haben. Mit dieser Erfahrung können wir Probleme frühzeitig erkennen und Herausforderungen entsprechen lösen.

Dazu gewinnen KundInnen Flexibilität. In unserem Team haben wir unterschiedliche Kompetenzen. So können wir auch kurzfristige Bedarfe und Arbeitsspitzen, die kundenseitig anfallen, abdecken.

Dazu kommt dann natürlich auch noch das minimierte Ausfallrisiko: Wir arbeiten in 3er und 4er Teams. Dadurch sind wir so abgesichert, dass wir ein Back-Up vom Back-Up haben und Kunden daher kein Ausfallrisiko mehr befürchten müssen, auch z. B. bei starken Krankheitswellen. Das mit eigenen Mitarbeitenden zu gewährleisten wäre gerade für kleinere Kunden unverhältnismäßig teuer.

Da gibt es aus meiner Sicht 3 klassische Fälle:

Eine ganz typische Ausgangslage vieler unserer Kunden ist, dass jemand in Rente oder Mutterschutz geht. Häufig ist es so, dass dann das Knowhow komplett geht und das nachzurückende Fachpersonal einfach fehlt.

Firmen, die gewachsen sind und bisher nur ein „Basis“-Abrechnungssystem hatten, fehlen plötzlich für die neue Größe Funktionalitäten, welche sie mit ihren bisherigen Prozessen nicht abdecken können. Hier können wir Routinearbeiten übernehmen, damit Kundinnen und Kunden sich auf ihre strategischen Ziele fokussieren können.

Das heißt, dass ein Teil aus einem Unternehmen herausgelöst wird. Dabei werden Serviceleistungen gekündigt, die zuvor vom Konzern geleistet wurden. Die betroffene Gesellschaft steht dann vor der Wahl, Personen einzustellen oder den Prozess komplett auszulagern. Da das Einstellen von Fachkräften heutzutage nicht mehr sofort zu bewerkstelligen ist, ist das Auslagern häufig eine schnelle und häufig auch günstige Alternative.

Sie sollten erst einmal darauf achten, was Sie genau bewirken wollen. Das heißt, welches Ziel soll konkret damit verfolgt werden? Der Kunde oder die Kundin muss wissen „Was mache ich und was davon will ich auslagern und warum?“. Bei einem langjährigen Kunden von uns war das Ziel ganz klar vorgegeben: Das Personal sollte dort von administrativen Aufgaben entlastet werden, damit sich die HR-Mitarbeitenden auf strategische Prozesse konzentrieren können.

Genau! Neben dieser Zielformulierung sollte sich das Unternehmen auch von vornherein im Klaren sein, wie man mit dem Dienstleister kommunizieren möchte. Benötige ich keinen persönlichen Kontakt und möchte meine Fragen via Ticketsystem bearbeiten lassen? Oder ist mir der direkte Austausch und der Blick über den Tellerrand wichtig? Von einem „anonymen“ Ticketaustausch halte ich nichts, wir gehen als HR-Outsourcing Partner einen anderen Weg: Wir stehen regelmäßig und gerne im Austausch mit unseren Kundinnen und Kunden und sind für Rückfragen und den fachlichen Austausch explizit da.

Der Abrechnungsprozess und dessen Folgeaktivitäten sind unser Brot und Butter Geschäft. Gleichzeitig setzen wir auch stark auf unsere Fachexpertise im Team.

Ein weiterer Vorteil liegt in unserem ganzheitlichen Serviceangebot. Neben der Fachexpertise haben wir auch die Systemexpertise. Mit unserem Applikations-Support für SAP HCM für unsere Kunden können wir ihre Systeme langfristig nicht nur auf dem aktuellen Stand halten, sondern auch für sie optimiert langfristig aufbauen.

Neben dem Hauptgeschäft mit Abrechnung & Stammdaten bieten und leisten wir jedoch vieles mehr! Zum Beispiel technische SAP HCM Expertise, Outputmanagement der Entgeltnachweise, Prozessberatung, Reporting, Personalbetreuung. Natürlich auch gestärkt durch das Firmennetzwerk. Mit der All for One Group im Rücken können wir auch bei technisch verzwickten Fragen unseren Kundinnen und Kunden Antworten liefern.

So kann man das sehen, ja (lacht).

Definitiv!! Das hat auch viel mit unserer Unternehmenskultur zu tun, auf die wir besonders stolz sind. Alle Kolleginnen und Kollegen haben einen super Teamspirit und tauschen sich regelmäßig über ihre Fälle aus. Es ist doch so: Wir bearbeiten mittlerweile rund 80.000 Abrechnungen pro Monat. Auch bei exotischeren Sonderfällen hat irgendjemand aus dem Team bereits Erfahrung damit gesammelt, und dieses Wissen steht dann allen zur Verfügung.

Hier kann man wieder zwischen den zuvor schon erwähnten 3 typischen Ausgangssituationen unterscheiden:

Dieser Fall ist relativ einfach – wir benötigen i.d.R. 1-2 Wochen, um die Abrechnung und Folgeaktivitäten zu übernehmen. Meistens hängt hier neben der Abrechnung auch die Stammdatenerfassung dran. Durch unser strukturiertes Vorgehen haben wir auch hier dank Standardprozessen die Möglichkeit auf eine rasche Übernahme (Dauer insgesamt ca. 1 Monat).

Hier wird unsere Muttergesellschaft, die Empleox GmbH, aktiv, denn im ersten Schritt muss entschieden werden, was für eine Art SAP HCM verwendet werden soll. Die Kundin kann sich entweder für ein eigenes, komplett individuelles System entscheiden. Das kann dann durchaus auch mal mehrere Monate dauern bis alle Systeme stehen, alle Fragen geklärt und alles entsprechend eingerichtet ist. Alternativ kann die Kundin unser standardisiertes "HCM zur Miete" System nutzen. Dies geht deutlich schneller, weil das System ja grundsätzlich schon steht und nur Feinheiten angepasst werden müssen. Unser Ablauf bei der Empleox BPO GmbH ist dann wieder relativ gleich: Durch Checklisten und Prozesshandbücher, ähnlich wie in Fall 1, arbeiten wir uns schnell ein. Natürlich dauert die Einarbeitung bei neuen Systemen erfahrungsgemäß länger als bei Fall 1.

Für den Fall, dass bereits SAP im Einsatz ist, nutzen wir die Expertise unserer Mutterfirma All for One Group. Denn diese kann bewerten, ob oder wie wir das System übernehmen können. Wir arbeiten dann wie im ersten Fall, nur das wir einen Zwischenschritt haben, in welchem wir ein Teil des SAP-Systems aus dem Großsystem herausschneiden und dann bei der All for One ins Rechenzentrum zum Betrieb stellen. Gerade bei solchen Fällen hinterfragen wir auch immer die Altprozesse. Häufig sind viele etablierte Routine-Aufgaben nur im Kontext mit dem Konzern relevant und sinnvoll und können entfallen, wenn sich die Konzernstruktur auflöst."

Da kann ich jetzt nur von unserer Vorgehensweise sprechen, denn wir haben keine Rahmenbedingungen, wir passen uns flexibel den Bedingungen der Kundinnen und Kunden an. Einzige Voraussetzung: Wir benötigen einen VPN-Tunnel zum Kunden-SAP System. Das klingt banal, kann aber mitunter bei Großkonzernen schwierig werden.

Von 2 Tagen bis 1 Jahr - je nach Szenario.

Wie vorhin bereits erwähnt, muss klar sein, welches Ziel mit einer Auslagerung verfolgt werden soll. Planlos in eine Sache zu starten, wäre von Beginn an zum Scheitern verurteilt. Außerdem ist es wichtig, dass Auftraggeber ihre eigenen Prozesse so detailliert verstehen, dass sie Konzepte zu deren Lösung oder Verbesserung beurteilen können und uns als Dienstleiter einen Prozess übergeben können, der klar und gut nachvollziehbar belegt ist.

Ein weiterer Punkt ist das Nutzerakzeptanz-Thema, soll meinen, dass die involvierten Personen auch wirklich hinter einer Auslagerung stehen sollten, damit einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit nichts im Wege steht.

Wenn jemand mit dem Gedanken spielt, mit uns gemeinsam zu arbeiten, sag ich immer: Die schönste Klientel ist für uns die, die sich auf eine gleichwertige partnerschaftliche Ebene mit uns begibt. Das läuft dann immer super!

Vielen Dank für deine Zeit und das spannende Interview!