Mit Social Collaboration Tools zu mehr Effizienz

Liebe Unternehmen, Sie wären erstaunt, wie viel Expertenwissen sich in Ihrer Firma bündelt, von dem Sie gar nichts wissen. Denn sind wir mal ehrlich, Mitarbeitende haben bei Fragen ihre üblichen Ansprechpersonen. Meist in ihrem engeren Arbeitsumfeld bzw. am selben Standort. Vernetztes Arbeiten über das gesamte Unternehmen hinweg betreiben die wenigsten. Dabei steckt gerade in dieser Kollaboration über Abteilungs- und Standortgrenzen hinaus ein enormes Potenzial für den Erfolg Ihres Unternehmens.

Das Schlüsselwort in diesem Zusammenhang ist Digitalisierung. Gut, das hat man jetzt schon tausendfach gehört. Trotzdem wissen viele Unternehmen nicht genau, was sich dahinter verbirgt und wie sie die Digitalisierung als Wettbewerbsvorteil für sich nutzen können. So zeigt eine aktuelle Studie der Unternehmensberatung McKinsey* einen enormen Nachholbedarf bei deutschen Unternehmen. Laut dieser Untersuchung werden in Deutschland lediglich 10 Prozent des Potenzials genutzt, das die Digitalisierung und damit das vernetzte Arbeiten mit sich bringen.

Das Fatale dabei: Eine von der EMPLEOX GmbH durchgeführte Studie zeigt, dass ein Großteil der Unternehmen denkt, sie seien in digitaler Hinsicht fortgeschritten. Der Praxistest zeigt jedoch ein anderes Bild. Um den Digitalisierungsgrad unabhängig von eingesetzten IT-Lösungen und dem technischen Know-how der befragten Personen zu messen, wurden typische Arbeitsszenarien ausgewählt, welche in Zusammenhang mit dem zu untersuchenden Thema stehen.

Für jedes Arbeitsszenario wurden anschließend vier Kategorien festgelegt, welche den Grad der Digitalisierung widerspiegeln. Kategorie eins beschreibt dabei komplett analoge Arbeitsmethoden, Kategorie zwei digital unterstützte, Kategorie drei überwiegend digitale und Kategorie vier digital fortgeschrittene Arbeitsmethoden. Das Ergebnis der Umfrage zeigt, dass der durchschnittliche Digitalisierungsgrad unter zwei liegt. Somit kann die Mehrheit der befragten Teilnehmenden als digitale Einsteiger identifiziert werden. Es besteht in diesem Punkt also durchaus Verbesserungspotenzial für die meisten Unternehmen. 

Wenigstens sind sich die meisten Unternehmen darüber im Klaren, so die Untersuchung, dass die Thematik der sozialen Vernetzung und Kollaboration in den nächsten Jahren immer mehr an Bedeutung gewinnen und zu einem erfolgsentscheidenden Faktor wird.

Doch was verbirgt sich nun hinter einer HR-Software zur sozialen Vernetzung und standortübergreifenden Kollaboration zwischen Unternehmen? Es gibt eine Vielzahl an technischen Möglichkeiten. Einige davon finden im privaten Bereich bereits großen Zuspruch. So sollten sich Unternehmen dringend überlegen, Wikis, Dokumenten-Sharing-Tools oder soziale Netzwerke für sich zu nutzen. So kann schnell und einfach kommuniziert, Wissen und Informationen ausgetauscht oder an einem Dokument gemeinsam gearbeitet werden.

Die Unternehmen der EMPLEOX-Studie, welche bereits digital fortgeschritten arbeiten, wurden gefragt, welchen konkreten Mehrwert eine Social Collaboration Software für sie bietet. Das Ergebnis war folgendes Ranking:

1. Wissensaustausch fördern
2. Informationen strukturiert verfügbar machen, dadurch verbesserter Zugriff auf Wissen
3. Verbesserte Kommunikation
4. Effektiveres Arbeiten, Geschäftsprozesse optimieren

All diese Punkte sind wichtig, damit Ihr Unternehmen im Wettbewerb bestehen kann. Gerade in der heutigen schnelllebigen Welt sind zügiger Austausch und schnelle Reaktionszeiten entscheidend, um Veränderungen standzuhalten. Verharren Unternehmen in den bisher sehr eingeschränkten Denk- und Vorgehensweisen, verlieren Sie die Möglichkeit zur Weiterentwicklung und Innovation.

Durch die fortschreitende Digitalisierung stehen neue Arbeitsmethoden und -mittel zur Verfügung. Begrifflichkeiten wie Smart Working oder Arbeitswelt 4.0 zieren die Überschriften von HR-Fachmagazinen, zahlreichen Vorträgen und Publikationen. Befassen sich Unternehmen nicht mit dem Wandel und den daraus entstehenden Veränderungen, haben sie am schnelllebigen Markt auf lange Sicht kaum Überlebenschancen.

*Vgl. McKinsey (Hrsg.), 2016: Digital Europe: pushing the frontier, capturing the benefits, online im Internet, https://www.mckinsey.de/files/mgi-digital-europe-june-2016.pdf