Effizientes Terminmanagement einfach umgesetzt

Kennen Sie das? Sie müssen jeden Tag eine Menge Aufgaben und Termine im Blick behalten, die oft mit Ihren persönlichen Zielen gar nichts zu tun haben.

Meldetermine an Behörden, Gesprächstermine mit Mitarbeitenden, Abrechnungstermine, Zeiträume für Beschäftigungsverbote, Mutterschutz, auch der Ablauf von Probezeiten und so weiter. Spannend wird es, wenn Sie im Team arbeiten und Infos wegen Krankheit oder Urlaub zuverlässig weitergeben müssen.

Dabei ist es eigentlich ganz einfach, Struktur in Ihr Terminmanagement zu bekommen. Wir zeigen Ihnen in 5 Schritten wie es geht:

Verschaffen Sie sich als Erstes einen Überblick über alle regelmäßig und unregelmäßig anfallenden Termine und Meldefristen. Legen Sie dazu einfach eine Liste an. Schreiben Sie einfach mal auf, woran Sie in der tagtäglichen Personalarbeit oder zu besonderen Terminen denken müssen und bei welchen Terminen besonders die Fristen zu beachten sind.

Wenn Sie alle Termine und Meldefristen notiert haben, sollten Sie diese in verschiedene Kategorien unterteilen.

Hier ein paar Ideen für Kategorien:

• Gesprächstermine mit Mitarbeitenden oder Teamverantwortlichen
• Abrechnungstermine
• Meldefristen bei Behörden
• Krankmeldungstermine der Mitarbeitenden und BEM-Verfahren

Anschließend können Sie die Zuständigkeiten für die Terminarten innerhalb Ihrer Organisation oder Abteilung bestimmen und notieren. Damit wird klar, wer welche Termine wahrnimmt und nach bearbeitet.

Sobald Ihre Aufgaben mehr werden und Ihr Team wächst führt kein Weg mehr an der digitalen Terminverwaltung vorbei. Outlook zählt zu den beliebtesten Tools um Termine im Team zu verwalten. Das bekannteste Postfach für den Versand von geschäftlichen Emails bietet mit seinen Funktionen „Aufgaben“ oder auch dem „Kalender“ genügend Möglichkeiten, um private und geschäftliche Termine und To-Do-Listen zu managen.

Achten Sie bei der Einrichtung Ihres Termin-Management-Systems darauf, dass Ihre Teamkolleginnen und Teamkollegen Sie vertreten können und alle notwendigen Informationen dafür haben. Sprechen Sie daher Urlaubs- und Krankheitsvertretung nicht nur mündlich ab, sondern hinterlegen Sie diese auch schriftlich und kommunizieren Sie diese deutlich gegenüber den beteiligten Personen in der Abteilung.

Das Termin-Management in Outlook ist eine solide Basis. Der Nachteil, wenn Sie Outlook für die Verwaltung von Terminen Ihrer HR-Arbeit nutzen, ist Ihr Kalender schnell aufgebläht und unübersichtlich. Die Terminverwaltung in Outlook macht für Ihre persönlichen Ziele Sinn, aber bei Terminen, die mit Ihrer Belegschaft zu tun haben, ist das unpraktisch.

Ich empfehle Ihnen, die Nachverfolgung von Fristen nicht in Outlook zu organisieren. Ihr Kalender wird sehr schnell aufgebläht und unübersichtlich. Zudem müssten Sie alle Termine manuell anlegen und pflegen. Da können schnell Fehler auftreten. Sinnvoller ist die Nachverfolgung von Fristen, die mit Ihrer Belegschaft zu tun haben, mittels einer HR-Software. Beispielsweise in SAP HCM. Hier sind alle Daten bereits vorhanden. Diese müssen Sie nur noch auslesen. Auch das Rechtemanagement – also die Frage, wer welche Termine sehen darf – ist in SAP HCM bereits zentral gepflegt. Dafür gibt es ein nützliches Add-On: Den TIM – Termin-Informations-Manager.