Mit diesen 4 Recruiting-Kennzahlen machen Sie einen Unterschied

Das Recruiting von neuem Personal verursacht enorme Kosten. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre Personalbeschaffungsaktivitäten auswerten und messbar machen. Das ist nicht unbedingt etwas Neues für Sie. Doch welche KPIs sind das? Welche sind die richtigen, die wirklich helfen, Ihre Personalbeschaffung strategisch sinnvoll auszurichten?

Wir sehen in der Praxis immer wieder, dass Unternehmen Kennzahlen auswerten mit der Begründung: "Weil alle das machen". Doch das alleine ist nicht genug. Besonders das Schlussfolgern der richtigen Recruiting-Maßnahmen aus diesen Kennzahlen wird im hart umkämpften Arbeitsmarkt immer wichtiger und kann letztendlich einen wichtigen Wettbewerbsvorteil bringen.

Hier sind die vier wichtigsten Kennzahlen im Recruiting, die Sie ab jetzt auswerten und für Ihre Erfolgsmessung nutzen sollten:

Empfehlungen von Mitarbeitenden sind eines der wichtigsten Instrumente in der Personalbeschaffung. Sie haben einen hohen Return of Investment, da der Aufwand für Recruiterinnen und Recruiter relativ gering ist und die Bewerbungen oft sehr passend sind. Doch die einfache Einführung eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms ist oft nicht ausreichend. Man muss das Programm richtig umsetzen, damit es bei der Rekrutierung neuer Mitarbeitenden effizient unterstützt.

Um über die Qualität eines Empfehlungsprogramms Auskunft zu bekommen, brauchen Sie Kennzahlen zur Erfolgsmessung. Die Anzahl der Empfehlungen ist Schritt 1; noch aussagekräftiger ist die Quote, wie viele Talente durch diese Empfehlungen eingestellt wurden. Das Tüpfelchen auf dem i aber ist die Messung, wie viele dieser Kandidatinnen und Kandidaten langfristig hohe Leistung erbringen (z. B. über die Verlinkung zur Leistungsbeurteilung ). Nur mit dieser Recruiting-Kennzahl können Sie reagieren und das Mitarbeiterempfehlungsprogramm entsprechend anpassen.

• Bleibt die Anzahl der Empfehlungen vergleichsweise gering, kann es daran liegen, dass das Programm unbekannt oder die Mitarbeitenden nicht ausreichend über die derzeit ausgeschriebenen Stellen informiert sind. Sie sollten die Stellenanzeigen also auch intern teilen.
• Sind es dagegen viele Empfehlungen, aber vergleichsweise wenige Einstellungen, können Sie davon ausgehen, dass die Qualität der vorgeschlagenen Bewerberinnen und Bewerber eher gering ist. Das kann sich natürlich auch erst mit der Erhebung von Qualitätsdaten nach einiger Zeit zeigen.
• Diese Zahlen können darauf hindeuten, dass mit dem Empfehlungsprogramm entweder falsche Anreize ausgelöst werden (Empfehlungen werden aufgrund der Prämie und nicht aufgrund einer inneren Überzeugung ausgesprochen) oder nicht die richtige Zielgruppe der aktuellen Mitarbeitenden die Empfehlungen abgibt. Da sich Menschen mit Personen umgeben, die ihnen selbst ähnlich sind, fallen meist auch die Empfehlungen ähnlich aus. Dann sollten Sie gezielt Mitarbeitende ansprechen, von denen Sie denken, dass sie die richtigen Leute für Ihre Stellenbesetzung kennen könnten.

Den sogenannten Bewerbungstrichter sollte jedes Unternehmen für die Erfolgsmessung verwenden. Auch Sie. Darunter versteht man eine Betrachtung bestimmter Zahlen über den gesamten Bewerbungsprozess hinweg:

• Klicks auf Stellenanzeigen:
  Diese Zahl sagt einiges über das Employer Branding und die damit zusammenhängenden Personalmarketing-Maßnahmen aus. Ist die Klickzahl hoch, sind die Stellenanzeigen an prominenten Orten platziert, sodass sie viele Menschen zu Gesicht bekommen. Außerdem ist der Titel der Stellenanzeige aussagekräftig und attraktiv, Bewerberinnen und Bewerber möchten also mehr über die Stelle erfahren. Teilweise gibt diese Zahl auch Auskunft über die Bekanntheit und Attraktivität Ihres Unternehmens. Kennen die Talente das Unternehmen und halten sie es für einen guten Arbeitgeber?
  Sollte diese Klickzahl aber gering sein, trifft wahrscheinlich vieles davon nicht zu und Sie sollten dringend die Personalmarketing-Maßnahmen überdenken. Oder Sie prüfen ganz profan, ob der Titel Ihrer Stellenanzeigen aussagekräftig ist. Also kein Fachchinesisch, kein Denglisch, keine Fantasiebegriffe und internen Bezeichnungen, die außerhalb Ihres Unternehmens keiner versteht. Interessierte sollten bereits am Titel erkennen, um welche Tätigkeit es sich bei der Stelle grob handelt.
• Bewerbungsstarts auf Stellenanzeige:
  Eine hohe Anzahl an Bewerberinnen und Bewerbern hat sich Ihre Stelle angesehen, doch es starten nur wenige Interessierte tatsächlich eine Bewerbung? Das kann verschiedene Gründe haben. Beispielsweise passen Art der Beschäftigung (Voll- oder Teilzeit) oder Ort der Beschäftigung nicht. Um den Kandidatinnen und Kandidaten die Stellensuche so einfach wie möglich zu machen, ist es empfehlenswert, solch wichtige Informationen ersichtlich zu machen, ohne dass sie die Anzeige öffnen müssen. Die wenigen Bewerbungsstarts können allerdings auch in der Stellenausschreibung selbst begründet sein. Sind Aufgaben nicht ausreichend beschrieben oder werden eine Vielzahl von Qualifikationen erwartet, kann das abschreckend wirken. Es ist daher wichtig, auf eine attraktive, klare und prägnante Beschreibung der Stelle zu achten. Nennen Sie besondere Benefits (Firmenwagen, vermögenswirksame Leistungen, Work-Life-Balance-Programme etc.) und beschreiben Sie positiv die Herausforderungen des Jobs.
• Davon abgeschlossene Bewerbungen:
  Das ist eine der spannendsten Kennzahlen im Recruiting. Kommen von den gestarteten Bewerbungen tatsächlich nur die Hälfte als abgeschlossene Bewerbungen in Ihrem Unternehmen an? Das deutet auf einen zu komplizierten und zu langwierigen Bewerbungsprozess hin, der viele Talente dazu bewegt, ihre Bewerbung abzubrechen. Das ist besonders schade für Ihr Unternehmen, da Kandidatinnen und Kandidaten, die sich bewerben, prinzipiell Interesse an der Stelle haben, dann aber an den Hürden der Bewerbung scheitern. Extrem lange Formulare, die ausgefüllt werden sollen, sind nicht mehr zeitgemäß. Vielmehr verlangen immer mehr Bewerberinnen und Bewerber schnelle und einfach Bewerbungsprozesse. Sie möchten nicht ihren gesamten Lebenslauf nochmal in ein Formular tippen oder mehrfach versuchen müssen ihre Anhänge hochzuladen, da die Uploadgröße nicht ausreicht. Das führt zu Frustration und somit zu einer hohen Abbruchquote der Bewerbung. Sie sollten an der Candidate Experience arbeiten. Und z.B. mobiles Recruiting mithilfe von Quick Apply zur Verfügung stellen.
• Anzahl der Intervieweinladungen für eine Stelle:
  Wenn Sie als Personalverantwortliche oder -verantwortlicher eine relativ hohe Anzahl an Bewerbungen bekommen, aber Schwierigkeiten haben, aus dieser Anzahl eine Handvoll Kandidatinnen und Kandidaten zum Interview einzuladen, gibt es offenbar ein Problem mit der Qualität der Bewerbungen. Die Stellenausschreibung spricht also entweder die falsche Zielgruppe an oder das Unternehmen und/oder die ausgeschriebene Stelle erscheint nicht attraktiv genug. Dann sollten Sie dringend am Personalmarketing arbeiten. Natürlich kann eine zu kleine Anzahl an Interviews auch mit einer geringen Bewerberquantität zusammenhängen. Dann gilt es ebenfalls das Employer Branding neu aufzusetzen, um bekannter zu werden und einen breiteren Kandidatenmarkt zu erschließen. Oder Sie prüfen sich nochmals selbst: Sind Sie zu kritisch? Erwarten Sie die eierlegende Wollmilchsau? Gegebenenfalls sollten Sie mehr Wert auf Lernfähigkeit und Potenzial Ihrer BewerberInnen legen, als nur auf bereits vorhandene Skills zu setzen.

• Einstellungen:
  In der Regel wird ein Talent auf eine Vakanz eingestellt. Interessant auszuwerten ist, wie viele Klicks, Bewerbungen und Interviews nötig waren, um dieses Talent zu finden. Werden beispielsweise sehr viele Interviews benötigt, um eine passende Kandidatin zu finden, ist die Vorauswahl qualitativ nicht besonders wertvoll. Viele Kandidatinnen und Kandidaten werden eingeladen, es stellt sich aber erst im Gespräch heraus, dass sie nicht passen. In diesem Fall sollten Sie die Kriterien überdenken, nach denen Sie die Personalauswahl für ein Interview vornehmen.

>>Tipp aus der Redaktion<<

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Eine Zahl, die in Unternehmen häufig nicht ausgewertet wird, ist die Zeit, die ein Talent auf eine Rückmeldung vom Unternehmen warten muss, unabhängig vom Status der Bewerbung, in dem er/sie sich gerade befindet.

Oft wird ausschließlich ausgewertet, wie lange ein Einstellungsprozess im Ganzen dauert. Das gehört definitiv zu den wichtigen Kennzahlen, trotzdem ist die Zeit bis zur Rückmeldung ein Indikator, den Sie separat auswerten sollten.

Wenn Sie sich die Einträge auf Bewertungsplattformen wie kununu.de ansehen, werden Sie bei den Beschwerden von BewerberInnen häufig auf das Thema der fehlenden oder verspäteten Rückmeldung seitens des Unternehmens stoßen. Es liegen also Probleme in der Kommunikation vor.

Mangelhafte Kommunikation im Recruiting verschlechtert die Candidate Experience (die Erfahrung eines/einer Bewerbers*in mit Ihrem Unternehmen) erheblich und verursacht ein negatives Bild Ihres Unternehmens bei BewerberInnen. Da bringen alle Maßnahmen zum Employer Branding nichts, wenn Recruiterinnen und Recruiter bei der Personalbeschaffung die Kommunikation schleifen lassen. Oft liegt das einfach nur an ineffizienten Prozessen im Recruiting. Hier kann eine Software für das Bewerbermanagement wie zum Beispiel SAP SuccessFactors helfen.

Dauert ein Bewerbungsprozess länger, ist das für Kandidatinnen und Kandidaten zwar nie angenehm; informieren Sie sie allerdings zeitnah und regelmäßig über den Stand der Bewerbung und das weitere Vorgehen, hat das weniger negativen Einfluss auf die Außendarstellung des Unternehmens.

Wenn Sie feststellen, dass Bewerbende wochenlang auf eine Antwort oder eine Info über das weitere Vorgehen warten, sollten Sie schnellstmöglich die Ursachen ermitteln und diese beheben. Mögliche Gründe können ein unübersichtliches Bewerbermanagement-System sein, in dem die Recruiterinnen und Recruiter den Überblick verlieren, oder aber fehlende Kooperation mit den Fachbereichen, möglicherweise auch eine Unterbesetzung der Personalabteilung. Egal, welches Problem letztendlich die fehlende zeitnahe Rückmeldung verursacht: Arbeiten Sie möglichst zügig an einer Lösung, anderenfalls verlieren Sie potenzielle BewerberInnen. Auf dem umkämpften Fach- und Führungskräftemarkt ist das ein enormes Problem.

Häufig werten Unternehmen die Kosten ihres Bewerbungsprozesses aus. Das ist auch richtig, schließlich muss man die Ausgaben im Blick behalten, gerade bei einem Kostentreiber wie dem Recruiting. Oft wird dabei allerdings das Controlling der Qualität vernachlässigt. Wie gut sind die Bewerberinnen und Bewerber, die mit diesem Prozess rekrutiert wurden, auch auf längere Zeit gesehen?

Tatsächlich ist diese Zahl noch wichtiger als die Kosten der Rekrutierung. Schließlich ist es das hauptsächliche Ziel eines Unternehmens, qualitativ hochwertige Mitarbeitende zu finden und einzustellen und nicht, Kandidatinnen und Kandidaten möglichst günstig zu finden. Gerade auf lange Sicht spart das Ihrem Unternehmen Kosten. Wird gleich die richtige Kandidatin eingestellt, muss nicht zweimal rekrutiert und eingearbeitet werden. Das Controlling von Qualitätsmerkmalen ist natürlich deutlich schwieriger und aufwendiger als das reine Auswerten von Zahlen. Die Merkmale, nach denen Sie die Qualität Ihrer Einstellungen messen, können vielfältig und sehr unterschiedlich sein. Deshalb sollten Sie sich dafür Zeit nehmen und genau prüfen, welche Kriterien für das Personalcontrolling Sinn machen.

Sie könnten zum Beispiel anhand von Leistungsbewertungen durch die Führungskraft Rückschlüsse auf Können und Kompetenz des eingestellten Talents ziehen. Aber nicht nur die Führungskräfte sollten an diesem Vorgang beteiligt werden: Auch Kolleginnen und Kollegen der betroffenen Abteilung und aus Abteilungen mit Schnittstellen zum neuen Talent könnten befragt werden. Außerdem lässt sich die Qualität eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin an seinem Vorankommen und Karriereweg im Unternehmen festmachen.

Diese 4 Kennzahlen sind nach unserer Erfahrung die wertvollsten. Zum einen, weil Sie sie - mit Ausnahme der Qualitätskennzahl - leicht erheben können, zum anderen, weil Sie daraus konkrete Handlungen ableiten und so Ihr Recruiting verbessern können.

Sie sehen, KPIs müssen keine Angst machen. Im Gegenteil. Sinnvoll eingesetzt, bringen sie Ihre HR-Arbeit voran.