Auf einen Blick: Diese Vorteile bietet Ihnen IncaMail
Alle in SAP ERP HCM automatisch erzeugten HR-Dokumente digital und sicher versenden mit IncaMail. Dazu zählen z. B. Entgeltnachweise, Zeitnachweise, DEÜV-Bescheinigungen oder Lohnsteuernachweise und Beilagen in allen gängigen Formaten.
Bis zu 84% Kostenersparnis
Durch Reduktion von Material-, Druck-, Versand- und Personalkosten
Große Zeitersparnis
Wegfall von Drucken, Kuvertieren und Frankieren
Verschlüsselt & Passwort geschützt
Datensicherheit mit höchster Priorität
Überall verfügbar & papierlos
Hohe Zufriedenheit bei Ihren Mitarbeitern
Keine Datenspeicherung
Auf dem IncaMail-Server erfolgt keine Datenspeicherung
So funktioniert IncaMail
Verwendung bestehender E-Mail-Adressen
Der Mitarbeiter registriert sich selbst online mit seiner (privaten) E-Mail-Adresse. HR speichert diese E-Mail-Adresse in den HCM-Stammdaten. Passwort-Vergabe und -Handling erfolgt dabei durch den Mitarbeiter selbst. Auch mobil möglich, da App-Unterstützung für mobile Endgeräte.
Verschlüsselter E-Mail-Versand aus HCM
HR versendet die Nachricht per Knopfdruck. Die Nachricht wird via verschlüsselte Verbindung auf IncaMail übertragen. IncaMail sendet die E-Mail als verschlüsselte Anlage an den Empfänger (patentierte SAFE*-Technologie).
Verschlüsselte Speicherung beim Server Provider des Mitarbeiters
IncaMail selbst speichert keine E-Mails. So ist maximaler Datenschutz gewährleistet.
Empfang der E-Mail
Der Mitarbeiter öffnet die E-Mail-Nachricht sicher mit seinem Passwort. Dies gewährleistet die eindeutige Identifikation von Sender und Empfänger.
Dokumentation Versand
Der Versand mit IncaMail ist nachweisbar und der Status der E-Mail (z.B. zugestellt, geöffnet) kann jederzeit überprüft werden.
IncaMail erfüllt die gesetzlichen Rahmenbedingungen, die bei der digitalen Übermittlung von Gehaltsabrechnungen eingehalten werden müssen.
Gerd Hirth
Head of HR Payroll, Administration & Mailing Office, Alfred Kärcher GmbH & Co. KG
Weiterführende Informationen für Sie
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Umfang der Lösung
IncaMail zum Einsatz bereit!
Einrichtung der SAP-IncaMail Schnittstelle eDoc. Test des Versands von SAP generierten Dokumenten und Beilagen in einem E-Mail-Anhang pro Mitarbeiter. Mehrsprachig und international einsetzbar.
«IncaMail entlastet nicht nur die HR-Mitarbeiter, es genießt auch hohe Akzeptanz bei der Belegschaft. Auf Anhieb entschieden sich 60 Prozent der Mitarbeiter für den sicheren Empfang von elektronischen Lohndokumenten.»
Thorsten Pöschl
HR Project Lead EMEA, Axalta Coating Systems Germany GmbH & Co. KG
Technische Voraussetzungen
SOA-Manager und mind. SAP EhP5
Auf Kundenseite wird lediglich ein installierter SOA-Manager und mind. SAP®-HCM ECC 6.00, EhP5 benötigt.
Zeitaufwand
Extrem schnelle Einführung
IncaMail ist innerhalb von 2 Tagen in Ihr HR-System integriert und läuft automatisiert.
Ihr Beitrag
Interne Abstimmung und Datenpflege
Frühzeitiges Einbinden der Schlüsselstellen wie Betriebsrat und Datenschützer, um Akzeptanz zu schaffen. Pflege der (privaten) E-Mail-Adressen im Mitarbeiterstammsatz.